Bedrageri i erhvervslivet kan koste en virksomhed op til 500.000 dollars alene i kapital. Dette tager dog ikke højde for de andre vigtige ressourcer, der går tabt, såsom tid, produktivitet, omdømme og loyalitet.
Når nogen infiltrerer virksomhedens aktiviteter, kan de få adgang til overskud samt følsomme oplysninger, intellektuel ejendom og dokumenter. Kompromitterede fakturaer, lønninger, kreditoplysninger, aktiver og identitet kan sætte en virksomheds fremtid på spil. Etablerede partnerskaber kan blive opsagt, kundebindingen kan falde, og beskæftigelsen kan falde på grund af brudt tillid og frygt for afsløring.
Når virksomheder bliver ofre for bedrageri, kan de måske ikke genvinde hele den tabte kapital eller få erstatning for skaderne. Derfor skal organisationer anvende forebyggende foranstaltninger for at reducere risikoen for svigagtige hændelser.
Med automatiserede værktøjer, såsom software til prædiktiv analyse, bliver organisationer advaret, når der registreres usædvanlige værdier eller aktiviteter. Dette giver ledelsen mulighed for straks at tage fat på problemerne og sikre systemerne for at sikre, at kapital og følsomme data er beskyttet.
For at begynde med bør virksomheder forstå de forskellige typer af svig, som de kan blive udsat for, så de kan forberede sig tilstrækkeligt og beskytte deres aktiviteter.
5 hovedtyper af virksomhedssvindel
Svindel kan opstå fra interne kilder, f.eks. medarbejdere, eller eksterne personer, f.eks. kunder eller hackere. Men uanset gerningsmanden skal virksomheder forstå de forskellige trusler, som de kan støde på, og hvordan det kan påvirke deres organisation.
Falmindelige typer af svig, der forekommer i virksomheder, omfatter
1. Identitetstyveri
Identitetstyveri kan potentielt koste en virksomhed tusindvis af dollars for at genvinde adgangen til deres identitet og alle kreditlinjer. Tyvene kan få fat i regnskaber, selvangivelser og bankdokumenter, hvilket bringer både virksomhedens identitet og økonomi i fare.
Hvorvidt virksomhedsoplysningerne er gemt som fysisk dokumentation eller på en virtuel database, skal virksomheder sikre, at deres regnskaber er sikre. Digitale optegnelser bør være beskyttet af en firewall og kun være tilgængelige for autoriserede brugere med faste brugernavne og adgangskoder. På samme måde bør fysiske papirer forblive under lås og slåge og kun hentes af verificerede medarbejdere.
Identitetstyveri kan også ske, hvis en check bliver forlagt og havner i de forkerte hænder. Med konto og routingnummer kan en svindler potentielt hæve penge. Derfor bør virksomheder overveje at etablere et separat lønsystem og anvende elektroniske pengeoverførsler (EFT).
2. Lønsumsbedrageri
Ifølge Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) er det dobbelt så sandsynligt, at lønsumsbedrageri sker i en lille virksomhed som i en stor virksomhed. Regnskabssvindel kan forekomme på flere forskellige måder, herunder-
- Opblæste timer – Den mest almindelige lønsedlesvindel forekommer, når medarbejderne blæser deres registrerede timer en smule op. Ved inkrementel inflation får medarbejderne små lønforhøjelser i håb om at blive overset og undgå systemadvarsler. Dette kan ske, når en medarbejder stadig er stemplet ind, mens han eller hun undlader at arbejde, indtaster ekstra timer manuelt eller stempler som kammerat.
- Ikke tilbagebetaling af forskud – I sjældne tilfælde kan en medarbejder bede sin chef om et forskud. De fleste lønregistre tager dog ikke højde for disse scenarier, hvilket gør det let at glemme. Dette giver uvillige medarbejdere mulighed for at modtage ekstra løn uden at have til hensigt at betale forskuddet tilbage.
- Ændring af lønsatser – Selv om det er meget ualmindeligt, arbejder nogle medarbejdere sammen med lønkonsulenter, der har adgang til regnskabssystemet, for at puste timelønnen op. Dette kræver, at den autoriserede bruger ændrer lønnen midlertidigt lige før udbetalingerne frigives for at undgå at udløse systemet.
For at bekæmpe disse risici bør organisationer foretage baggrundskontrol af nye medarbejdere for at sikre, at de ikke har straffeattester eller tvivlsomme arbejdshistorier. Virksomhederne bør også foretage regelmæssige lønrevisioner for at spore alle udgående midler og timelønninger for at sikre nøjagtighed.
3. Pengesvindel
Pengesvindel kan indebære falske sedler og fysisk tyveri af kontanter fra en virksomhed.
- Falske sedler – Desværre kan falske sedler overses ved det første køb, men de bliver verificeret, når virksomheden forsøger at foretage en indbetaling. Dette efterlader virksomheden med tabte lagre og indtægter. Derfor bør virksomhederne uddanne medarbejderne i, hvordan de kan skelne ægte fra falsk valuta ved hjælp af fysiske kendetegn. Forskelle i mikrotryk, vandmærker, forhøjet tryk og farvet blæk er alle tegn på falske penge.
- Kontanttyveri – De fleste tilfælde af svindel i små virksomheder skyldes kontanttyveri begået af interne medarbejdere. Skimming, tyveri af kontanter og udbetalinger fra kasseapparater er de mest almindelige kontantbedragerier blandt ansatte og kan koste virksomheder hundredvis af dollars. For at forhindre medarbejdersvindel bør virksomheder løbende overvåge kasser og lade tilsynsførende tælle kassekladder ved afslutningen af hvert skift.
4. Retursvindel
Der findes mange typer af retursvindel, men hver enkelt kan bringe en virksomheds lagerbeholdning og økonomi i fare. Nogle kunder kan købe en vare og forsøge at returnere produktet, efter at de allerede har brugt det, for at få en tilbagebetaling. I dette tilfælde står virksomheden tilbage med en defekt vare og et indtægtstab. Andre kunder kan stjæle produkter og forsøge at returnere dem for at få pengene tilbage og hævde, at de har mistet kvitteringen for at lave en fortjeneste.
Hvorom alting er, kan virksomheder forhindre returbedrageri ved at indføre strenge politikker, der kræver fysiske eller digitale kvitteringer eller kundeloyalitetsprofiler til at bekræfte køb. Virksomhederne kan også begrænse returtiden, så forbrugerne kun kan få butikskredit eller en tilbagebetaling inden for et lille tidsrum. Disse politikker minimerer risikoen for at modtage en brugt eller stjålet vare.
5. Svindel med arbejdsskadeerstatning
De fleste stater kræver, at virksomheder køber en arbejdsskadeforsikring, hvis ansatte kommer til skade eller bliver syge på arbejdet. Nogle arbejdstagere har dog fundet måder at udnytte denne erstatning på. Medarbejdere kan indgive en ansøgning om arbejdsskadeerstatning for en skade, der er sket uden for arbejdet, eller de kan helt opdigte en sygdom.
Den eneste måde, hvorpå virksomheder kan forhindre denne form for svindel, er at føre detaljeret dokumentation om alle aktiviteter og medarbejdere. Regelmæssige rapporter, der skitserer eventuelle problemer eller ulykker under opgaverne, kan hjælpe med at skabe en tidslinje og give beviser, hvis der er mistanke om en falsk ansøgning.
Uheldigvis kan virksomhedssvindel forekomme i mange former, hvilket gør det svært at opdage, medmindre ledelsen er opmærksom på de almindelige svindelnumre. For at beskytte sig mod svigagtig aktivitet bør virksomheder implementere træningssessioner, regelmæssige revisioner og overvågningssoftware. Disse teknikker til forebyggelse af svig kan spare organisationer for kapital, kræfter og den tid, der er nødvendig for at genoprette tabte aktiver.