Hvad er en jobanalyse?
En jobanalyse er en organiseret eller systematisk proces til indsamling af vigtige data, som en organisation kan undersøge og henvise til, når der er behov for at sammensætte, evaluere og identificere de relevante ansvarsområder, der vil være forbundet med en bestemt arbejdsstilling. Bortset fra dette ser procedurerne inden for en jobopgaveanalyse også på forholdet mellem en jobbetegnelse og specifik ansvarlighed og til det arbejdsmiljø, hvor arbejdsprocesserne vil blive udført. Ved at udføre en jobanalyse kan en virksomhed sikre sig, at jobpostens karakter og dens krav er i overensstemmelse med kvaliteterne og egenskaberne hos den medarbejder, der vil få arbejdsbetegnelsen.
Anvendelse af jobanalyse på forretningsaktiviteter
Når du allerede er i besiddelse af jobanalyserapporten, ved du så, hvordan du kan bruge de data, du har ved hånden? Du er nødt til at være strategisk, når du anvender jobanalysen og dens resultater på forskellige områder af dine aktiviteter og praksisser. Her er nogle af de aktiviteter eller programmer, hvor du kan optimere de resultater, som du vil få fra en jobanalyse:
1. Korrekt udvælgelse af medarbejdere
Det kan være en kedelig opgave at udvælge en kvalificeret medarbejder til en bestemt arbejdsstilling, især hvis du får hundredevis af ansøgningsskemaer og andre ansøgningsdokumenter. Hvis du ønsker, at din rekrutteringsudvælgelse skal være hurtig og effektiv, kan resultaterne af din jobanalyse hjælpe dig med at identificere den enhed, der er mest egnet til den åbne arbejdsstilling.
Da du allerede kender medarbejderens kvaliteter og egenskaber, der er afstemt med kravene og kravene i jobbet, kan du nemt udvælge dit potentielle arbejdskraftmedlem blandt en række ansøgere med lethed. Med alt dette skal du sørge for at udføre en jobanalyse først, før du udarbejder et ansættelsestilbud og/eller en ansættelseskontrakt for at sikre, at alle de elementer, som du vil sætte i de specificerede dokumenter, er i overensstemmelse med det, du forventer og leder efter.
Strategisk organisatorisk planlægning
Din organisatoriske planlægning kan blive mere effektiv, hvis du allerede har en specifik beskrivelse af, hvordan forskellige arbejdsstillinger kan bidrage til opnåelse af dine ønskede virksomhedssucceser. Din jobanalyse kan hjælpe personaleafdelingen med at definere din virksomheds særlige behov i forhold til den nødvendige arbejdskraft og arbejdstjenesteydelser.
Koordineringen af alle de leverancer, som du gerne vil have fra dine medarbejdere, kan gøre dig i stand til at forbinde alle aktiviteter i organisationen, der kan føre til realisering af et fælles mål. Mere så, tilgængeligheden af en gennemsigtig og objektiv jobanalyse kan give dig chancen for at lette og se på de bedste måder, hvorpå arbejdsansvar og forpligtelser kan udpeges inden for organisationens medlemmer. Gennem dette kan opgaver, der er baseret på virksomhedens design og struktur, gives til folk, der er i stand til at levere det, der er nødvendigt fra dem på en rettidig måde.
3. Effektiv uddannelse af arbejdsstyrken
I betragtning af vækst og forbedring af dine medarbejdere, er der visse menneskelige ressourceplanlægningsaktiviteter, der skal prioriteres. Med en jobanalyse ved hånden kan ledelsen støtte hr-medarbejdernes indsats i forhold til medarbejderledelse og -udvikling. Det specifikke dokument kan vise, hvor indlysende det er for medarbejderne at lære og blive fordybet i nye ting baseret på vurderingen af deres præstationer i overensstemmelse med kravene i deres arbejdsstilling.
I tillæg til det, der allerede er blevet nævnt ovenfor, kan en jobanalyse præsentere de kvalitetsstandarder, som medarbejderne skal opfylde, så deres produktivitetsniveau og samlede præstation kan matche behovene i driften og virksomheden. Med dette er resultaterne af jobanalysen meget vigtige for personaleafdelingen, da de hjælper dem med at identificere de rette træningsprogrammer og kurser, der bør gennemføres for at sikre kvaliteten af arbejdsstyrkens faktiske præstationer.
En nøjagtig jobbeskrivelse, specifikation, evaluering og kompensation
Det, du får fra en jobanalyse, kan hjælpe din organisation med at opnå arbejdsforenkling. Det betyder, at du kan studere hver enkelt jobpost i minutiøse detaljer, hvilket kan sætte dig i stand til at beskrive, hvad arbejdet indebærer. En ordentlig jobbeskrivelse og specifikation kan give dig mulighed for at påpege alle de nøglefaktorer, der kan lade dig vælge medarbejdere, som kan gøre deres del med hensyn til at materialisere jobkrav. Desuden kan resultaterne af din jobanalyse lade dig evaluere jobbet yderligere, hvilket resulterer i udviklingen af det rigtige kompensationsprogram, som en kvalificeret kandidat vil være berettiget til, hvis han eller hun bliver valgt til jobbet.
8 trin til at have en imponerende jobanalyse
Er du nu interesseret i at gennemføre en jobanalyse, men er uvidende om, hvordan du kan komme op med det dokument, som du har brug for til aktiviteten? Vi har fået dig dækket med dette spørgsmål, så du bør ikke bekymre dig længere. Nedenfor er de trin, som du kan bruge og følge, hvis du ønsker at skabe en imponerende jobanalyse på egen hånd.
Stræk 1: Find en fremragende jobanalyse-skabelon, der kan fungere som din indholds- og layoutformateringsguide
Hvorvidt det er første gang, at du er blevet fordybet i udviklingen af en jobanalyse, eller du allerede er vant til at lave det specifikke dokument, vil det altid fortsat være en fordel at bruge en effektiv skabelon. Kig efter en skabelon til jobanalyse, der kan hjælpe dig med at strukturere formatet og indholdsdiskussionen for dit jobanalysedokument på den bedst mulige måde.
Stræk 2: Kend hovedformålet med at lave jobanalysen
Hvor du går videre med udarbejdelsen af jobanalysen, skal du først liste formålet med dokumentet. Hvad er dokumentet til? Hvilke områder af din virksomhed kan blive påvirket af resultaterne af jobanalysen? Du skal vide, hvordan du skal bruge jobanalysen og dens resultater i overensstemmelse hermed, så du virkelig kan mærke de positive ændringer, som den kan medføre for din virksomhed og dens interessenter.
Stræk 3: Liste over det/de job, der skal analyseres
Du skal være specifik med de jobpositioner eller -betegnelser, som du gerne vil analysere. Det er vigtigt for din jobanalyse at præsentere alle de stillingsbetegnelser, der vil blive inddraget i analyse- og/eller evalueringsprocesserne. Fokuser på én stilling ad gangen, så du kan give din udelte opmærksomhed, når du undersøger alle detaljerne i en stillings krav, specifikationer, karakter og kerne.
Stræk 4: Vær præcis med din dataindsamlingsmetode, handlingsplaner og strategier
Som vi har specificeret ovenfor, skal du altid være organiseret, når du laver en jobanalyse. Kend den metode og de værktøjer, som du vil bruge til dataindsamling. Dette kan hjælpe dig med at udføre dine interviews, undersøgelsesaktiviteter og andre programmer effektivt og fuldstændigt. Skriv alle dine call-to-actions og strategier ned, så du kan sikre dig, at du kan indarbejde dem i de specifikke områder af jobanalyseprocesserne.
Stræk 5: Identificer niveauet af involvering af din arbejdsstyrke
Forklar processen og formålet med jobanalysen til dine medarbejdere. Du skal sikre dig, at du inddrager dem, da de spiller en vigtig rolle, når det drejer sig om at give detaljerne om arbejdsstillingen og dens krav. De kan også dele deres erfaringer og de ting, som de har observeret, når de forsøger at udføre deres arbejdsfunktioner i løbet af organisationens driftstid. Kom med et klart omfang og begrænsninger for deres involvering, så du kan sætte deres forventninger til, hvordan de kan hjælpe dig med analysen.
Stræk 6: Kend grunden til, at jobbet er vigtigt i virksomhedens drift
Før en indledende diskussion om den indvirkning, som jobbet, når det er udført rigtigt, kan give til virksomheden. Sørg for, at du vil se på din organisationsstruktur, så du også kan overveje arbejdsstillingens tilpasning til alle de andre medlemmer af din virksomhed. Dette er meget vigtigt, når du skal plotte flowet af dine medarbejderes arbejdsprocesser under hensyntagen til organisationens arbejdskraft- og driftskrav.
Stræk 7: Behandl alle oplysninger fra udførelsen af jobanalysen
Du skal indsamle alle de jobanalyseoplysninger, som du har brug for for at gennemføre den proces, som du og involverede interessenter vil blive involveret i. Det er vigtigt for dig at spore de datoer, hvor du har observeret de faktiske præstationer af dine medarbejdere. Du er også nødt til at kende kravene til alle de dataindsamlingsprocedurer, som du vil gennemføre. Se på kvalitetsstandarder og -foranstaltninger, da dette kan hjælpe dig med at få en mere ligefrem analyse af bestemte arbejdsstillinger. Faktisk er denne del af aktiviteten primært fokuseret på at analysere jobbet på en meget specifik måde. I alt dette skal du sørge for at verificere alle de jobanalyseoplysninger, som du vil bruge.
Strin 8: Undersøg resultaterne af jobanalysen
Har du en gennemsigtig præsentation af jobanalysens resultater. Gennemgå dokumentet ordentligt, så du kan bruge det, når du udvikler operationelle call-to-actions, især dem, der involverer de menneskelige ressourcer. Færdiggør dokumentet og opdater jobanalysen ofte, så du kan blive vejledt i overensstemmelse hermed, når du planlægger at bruge materialet med henblik på referencer.
Fordelene ved at udarbejde en omfattende jobanalyse
Hvad mener du er betydningen af en jobanalyse? I virkeligheden er 39 % af arbejdstagerne villige til at præstere bedre og blive mere produktive på arbejdet, hvis de faktisk er tilfredse (kilde: one4allrewards). At sikre, at dine medarbejdere passer til deres job, er en af de ting, du kan gøre, så du kan fremme arbejdsglæde og arbejdsglæde på arbejdspladsen. Det er her, at fordelene ved at have en jobanalyse kommer ind. Nogle af de mange identificerede fordele ved at udarbejde en omfattende jobanalyse er som følger:
Dos and Don’ts for Developing an Effective Job Analysis
Jobanalysen af din virksomhed skal være fremragende, så du kan bruge den til mange formål. Du må aldrig ofre kvaliteten af din jobanalyse, blot fordi du er presset til at levere resultater. Der er visse retningslinjer, som du kan indarbejde i processerne for udvikling af jobanalysen, så du kan få et fremragende jobanalyseoutput. Her er nogle af de ting, som du bør og ikke bør gøre, når du laver en effektiv jobanalyse:
Do’s
1. Gør din jobanalyse præsentabel og forståelig
Sørg for, at din jobanalyseformular og alle de andre dokumenter, som du vil bruge i jobanalyseprocesserne, er egnede til at blive brugt til forretningsprocesser og diskussioner. Brug et sprog, som dine medarbejdere og andre målgrupper kan forstå. Det er vigtigt, at din jobanalyse er så klar som muligt, så ingen af dine interessenter bliver forvirret eller vildledt af din præsentation.
2. Baser din jobanalyse på fakta
Brug spørgeskemaer, undersøgelser og interviewark til medarbejderne for at sikre, at dine dataindsamlingsprocesser er velregistrerede. Disse værktøjer kan også hjælpe dig med at bevise, at resultatet af din jobanalyse virkelig er et output af flere dataindsamlingsaktiviteter. Vi anbefaler stærkt, at du bruger en række jobanalyseværktøjer i stedet for at stole på ét, så du kan styrke din datapræsentation og -validering. Det vil være bedst, hvis du kan supplere de resultater, som du har indsamlet ved hjælp af ét værktøj, med de resultater, der kommer fra et andet.
3. Sørg for, at de data, som du vil indsamle og undersøge, klart kan definere præstationskravene for et specifikt job
Det er yderst vigtigt for dig at sikre, at jobanalysen er et samarbejde mellem personaleafdelingen, de tredjepartsspecialister og eksperter, som du har hyret, og medarbejderne i organisationen. Dette er for at sikre, at de resultater, som du vil få, ikke er endimensionelle. Med hjælp fra alle involverede interessenter; du kan sikre dig, at arbejdsbeskrivelsen og specifikationen af en bestemt arbejdsstilling er afklaret på baggrund af de data, der leveres en række troværdige informationskilder.
Don’ts
1. Gennemfør ikke jobanalyseaktiviteter uden et formål
Grunden til, at du skal udarbejde en jobanalyse, kan hjælpe dig med at sikre, at alle relevante oplysninger bliver undersøgt objektivt. Kend formålet med jobanalysen, så du kan være velorienteret, når du forsøger at udvikle det specifikke dokument.
2. Mist ikke dit fokus, når du forbereder, gennemfører og vurderer dine jobanalysestrategier
Hav en positiv tankegang og en organiseret tankeproces, når du planlægger at fordybe dig i de forskellige faser af jobanalysen. Du er nødt til at prioritere de ting, som du skal se på, så dine jobanalysestrategier kan udføres i overensstemmelse hermed. Husk på, at dine jobanalysestrategier skal placeres i bestemte tidsrammer, så du kan tilpasse det til målene for din organisation.
3. Brug ikke det faktiske indhold, der findes i forudformaterede jobanalyseskabeloner
Skabeloner bruges hovedsageligt med henblik på formatering. Hvis du mener, at det faktiske indhold i din valgte præformaterede skabelon er godt nok, bør du måske genoverveje det. Forskellige virksomheder har forskellige arbejdsspecifikationer og beskrivelser for visse arbejdsfunktioner, selv om titlen for en bestemt jobbetegnelse er den samme. Med dette skal du sikre dig, at du kun vil bruge en jobanalyseskabelon som en layoutguide, og at du stadig vil udføre din egen jobanalyse, så du kan sætte relevant, informativt og originalt indhold i dokumentets layout.