Grupper anses i allmänhet vara effektivare än enskilda individer. Några av fördelarna med beslutsfattande i grupp är följande :
1. Större kunskapsbas : Grupper tenderar att ha en större kunskapsbas, eftersom de involverar fler än en person och två huvuden alltid anses vara bättre än ett. Alla medlemmar i gruppen har sina egna specialiteter och de bidrar med mycket information och kunskap till gruppens kunskapsbas. Beslut där kunskap är av största vikt kan därför endast fattas effektivt på gruppnivå.
2. Större antal alternativ: Ju mer kunskap och information, desto fler alternativ finns det för att lösa ett problem. Ett större antal alternativ ger fler perspektiv på ett problem jämfört med den snäva visionen från ett enda perspektiv.
3. Effektivt genomförande av besluten : Genomförandet av besluten blir effektivare om de personer som ska genomföra besluten är de personer som också deltagit i beslutsfattandet. Människor är mer engagerade i genomförandet av beslut som de själva har deltagit i beslutsfattandet. I ett sådant fall kommer också acceptansen av besluten att vara större, vilket är ett mycket viktigt övervägande eftersom ett beslut som är mer accepterat kommer att vara mer effektivt.
4. Eliminering av personliga fördomar: Eftersom flera personer deltar i beslutsfattandet elimineras de fördomar som de har infört på grund av det individuella beslutsfattandet. Besluten blir mer tillförlitliga och pålitliga jämfört med individuella beslut.
5. Ett större antal medlemmar ger fler perspektiv på problemet. Därmed undviks den snäva synen från ett enda perspektiv när beslut fattas.
6. Med ett större antal gruppmedlemmar ökar också deltagandet, vilket bidrar till att nå fram till ett kvalitetsbeslut.
7. Efter ett ökat deltagande i gruppen är förståelsen för det slutgiltiga beslut som man kommit fram till vanligtvis hög.
Allt är inte bra med beslutsfattande i grupp. Det lider också av följande nackdelar :
1. Beslutsfattande i grupp är en tidskrävande process.
2. Influensgrupper manipulerar vanligtvis gruppbeslutet i en riktning som passar deras tycke och intressen.
3. Ibland är de beslut som gruppmedlemmarna fattar helt enkelt en kompromiss mellan de olika alternativ som gruppmedlemmarna har erbjudit.
Med tanke på ovanstående nackdelar finns det ett behov av att förbättra gruppbeslut. Det som följer härnäst är detsamma.
Tekniker för gruppbeslutsfattande
Samhällsvetare har gjort ansträngningar för att utveckla strategier för att göra gruppbeslutsfattande mer och mer effektivt. Sådana tekniker är t.ex. brain-storming, nominell gruppteknik, Delphi-teknik och kartläggning av konsensus. En kort beskrivning av dessa följer nedan :
1. Brainstorming : Brainstormingtekniken antogs ursprungligen av Alex Osborn (24 maj 1888-13 maj 1966) 1938 i ett amerikanskt företag för att uppmuntra kreativt tänkande i grupper om sex till åtta personer. Enligt Osborn innebär brainstorming att man använder hjärnan för att ta sig an problemet. Vid brainstorming bör deltagarna ha en direkt eller nära koppling till problemet. Den bygger på följande fyra grundläggande riktlinjer :
(a) Generera så många idéer som möjligt.
(b) Var kreativ, frihjulig och fantasifull.
(c) Bygg vidare på piggyback, utvidga eller kombinera tidigare idéer.
(d) Avhåll dig från att kritisera andras idéer.
Det finns två principer som ligger till grund för brainstorming. Den ena är uppskjuten bedömning, enligt vilken alla idéer uppmuntras utan kritik och utvärdering. Den andra principen är att kvantitet föder kvalitet. När fler idéer kommer fram underlättar det att utveckla de idéer som är av högre kvalitet. Brainstormingens framgång beror på varje deltagares förmåga och vilja att lyssna på andras tankar, att använda dessa tankar som en stimulans för att väcka nya egna idéer och sedan känna sig fri att uttrycka dem. Brainstorming-sessioner varar mellan tio minuter och en timme och kräver inga större förberedelser.
Och även om brainstorming-tekniken anses vara användbar för alla typer av beslut är den särskilt användbar för enkla och väldefinierade problem. Den stimulerar medlemmarna att generera nya idéer för att lösa ett visst problem.
2. Nominal Group Technique (NGT) : Som tidigare nämnts är de två nackdelarna med beslutsfattande i grupp följande: (i) det är tidskrävande och (ii) besluten påverkas av de dominerande medlemmarna. Med hjälp av tekniken för nominella grupper (NGT) minimeras dessa problem. I NGT finns en nominell grupp bara till namnet. Medlemmarna har minimal interaktion innan de fattar ett beslut. NGT följer följande process :
(a) Medlemmarna samlas och presenteras för ett problem.
(b) Varje medlem utvecklar lösning eller idéer självständigt och skriver dem på kort.
(c) Varje medlem presenterar sina idéer för gruppen i ett rundgångsförfarande.
(d) När varje medlem har presenterat sina idéer, avsätts en kort tid för att klargöra idéer eller lösningar.
(e) Gruppmedlemmarna rangordnar individuellt sina preferenser för de bästa alternativen genom hemlig omröstning.
(f) På grundval av ovanstående tillkännages gruppens beslut.
Fördelarna med NGT är bland annat att man integrerar både gruppens kreativa och individuella kreativitet och att alla medlemmar deltar på lika villkor i gruppens beslutsfattande. Nackdelen med NGT rapporteras vara att medlemmarna inte har möjlighet att dra nytta av korsbefruktning av idéer.
3. Delphi-teknik : Namnet Delphi anger en helgedom där de gamla grekerna brukade be om information om framtiden. I Delphi-tekniken för beslutsfattande är medlemmarna utspridda över stora avstånd och har inte möjlighet att interagera ansikte mot ansikte för att fatta beslut. Medlemmarna väljs ut på grund av att de är experter eller har relevant information att dela med sig av. Ett typiskt tillvägagångssätt för beslutsfattande fungerar på följande sätt:
Först utformar en liten grupp medlemmar ett frågeformulär som administreras i en större grupp. De resultat som erhållits tabelleras sedan och används för att ta fram ett reviderat frågeformulär. Frågeformuläret fylls sedan i av den större gruppen. Resultaten från den första omgången återkopplas till den svarande gruppen för att de ska använda dessa i sina efterföljande svar. Processen upprepas flera gånger tills svaren konvergerar på ett tillfredsställande sätt eller ett samförstånd uppnås.
Delphi-teknikens effektivitet i beslutsfattandet beror på tillräckligt med tid, deltagarnas sakkunskap, kommunikationsförmåga och medlemmarnas motivation att fördjupa sig i uppgiften. De viktigaste fördelarna med Delphi-tekniken är följande :
(a) Eliminering av mellanmänskliga problem bland paneldeltagarna.
(b) Effektiv användning av experternas tid.