Um Dicionário PEP é um documento de apoio para o Plano da estrutura do projeto (PEP). Ele fornece dados de suporte sobre as tarefas do projeto no PEP. Estas informações podem ser de qualquer tipo e formato, desde informações textuais a dados numéricos até datas de marcos.
Em suma, é um banco de informações para meta dados sobre as tarefas do projeto.
Por exemplo,
| Tarefa PEPB | Dicionário PEPB |
|---|---|
| Build Fence |
|
A Estrutura de Trabalho (PEP) regista os nomes das tarefas, por exemplo, Build Fence. E a maioria dos nomes de tarefas são bastante auto-explicativos em seu trabalho a ser realizado, porém um nome de tarefa não transmite muita informação por si só. O Dicionário PEP fornece informações adicionais que não são fornecidas pelo próprio nome da tarefa.
Definição
A definição oficial do Project Management Body of Knowledge (PMBOK) de um Dicionário PEP é:
- Um documento que fornece informações detalhadas de entrega, tarefa e programação sobre cada componente do plano da estrutura do projeto.
Formato
Não há um formato prescrito para o Dicionário PEP, mas geralmente assume a forma de um documento de texto.
No entanto, uma especificação dos custos em estilo de planilha, ou entrada em um produto de software de gerenciamento de projeto é igualmente válida.
Conteúdo
O Dicionário PEP pode conter qualquer informação considerada necessária para comunicar as informações secundárias sobre o elemento PEP, como estes 12 itens:
- Código ou Identificador de Conta
O código de identificação do projeto, por exemplo, 4.5 Plant Tree, ou o código da tarefa organizacional, por exemplo 351674 Plant Tree - Descrição do trabalho
Por vezes uma boa descrição do trabalho fornece uma base sólida para a tarefa e é uma grande ferramenta de comunicação que permite comparar os resultados com as expectativas. Também pode ser comunicada a qualquer pessoa que precise saber o que precisa fazer em um determinado momento. - Pressupostos e Restrições
A maior parte das tarefas tem pressupostos e restrições onde se cruzam com outras tarefas do projeto, equipamentos, membros da equipe e linhas de propriedade. O planejamento dessas suposições e restrições dentro do PEP é uma forma fantástica de se manter em cima delas. - Organização Responsável
Todas as tarefas devem ter alguém que seja responsável por elas, seja uma pessoa ou uma unidade organizacional. - Marcos do Cronograma
As datas de início e fim das tarefas são parte integrante do cronograma do projeto, que é um componente importante do plano de gerenciamento do projeto. Essas datas de início e fim, assim como um marco interino importante podem ser registrados no Dicionário PEP. Por exemplo, a data de compra da árvore. - Atividades Programadas Associadas
De acordo com o PMBOK, o PEP é uma subdivisão do projeto orientada para entrega, ao invés de uma lista de tarefas. No entanto, as duas são frequentemente uma e a mesma coisa na prática. Em qualquer caso, as tarefas do projeto que correspondem a um elemento PEP podem ser incluídas no dicionário do PEP. - Recursos Necessários
Isto é muito útil. Se uma tarefa necessita de uma ferramenta, material ou equipamento, o dicionário PEP é um ótimo lugar para incluir essa informação. - Estimativas de custos
Cada tarefa recebe uma estimativa como parte da gestão de custos do projeto que, embora separada do PEP, pode ser incluída no dicionário PEP. Muitas vezes o tempo necessário para completar uma tarefa é uma grande consideração pelo seu custo. - Requisitos de qualidade
Agora, quase tudo tem um padrão de qualidade escrito para ela. Seja da Organização Internacional de Normalização (ISO), ou de organizações de normalização específicas de cada país, ou de organizações de normalização específicas da indústria. Se não, você pode criar seus próprios padrões de qualidade para seu projeto, mas não há desculpa para não ter padrões de qualidade escritos para nenhum elemento PEP. - Critérios de Aceitação
Este é um grande elemento PEP. Quem decide que a tarefa foi concluída de forma aceitável? Que critérios eles estão usando? Se este critério não existe, talvez valesse a pena definir no início do projeto. - Referências Técnicas
A maioria das tarefas está realizando algum tipo de função técnica. Hoje em dia quase todas as funções técnicas têm algum tipo de referências técnicas que a governam, por exemplo, diretrizes, manuais ou padrões. - Informação de acordo
Muitas tarefas são governadas por um acordo corporativo, contrato ou similares.
Em geral, o dicionário PEP deve ter informação suficiente para permitir um nível desejado de controle do projeto. Ao criar originalmente o PEP, os elementos são escolhidos com base no controle de custos, ou seja, o gerente do projeto deve assegurar que qualquer tarefa PEP não ultrapasse o orçamento ou esteja atrasada (ou qualquer outro critério de sucesso do projeto). Portanto, o dicionário PEP fornece todas as informações por trás do PEP que são necessárias para gerenciar cada tarefa.
O controle do projeto pode envolver mais do que simplesmente tempo e custo. Cada tarefa pode ter critérios de sucesso que incluem coisas como melhorar a qualidade, diminuir os fatores de sucata, melhorar a moral, diminuir o absenteísmo, obter trabalho futuro, melhorar o ambiente, aumentar a reputação, e muitas outras.
Exemplo
Vamos dizer que temos um projeto que envolve o plantio de uma árvore. A Estrutura de Partida do Trabalho é uma listagem de tarefas do projeto, como esta:
| 1 | Remover árvore existente |
| 2.1 | Buraco de escavação |
| 2.2 | Plant tree |
| 3 | Landscaping |
O Dicionário WBS contém informações secundárias sobre cada tarefa, como esta:
- Retirar a árvore existente
Um empreiteiro de remoção de árvore será chamado para remover a árvore antiga. Prevê-se que eles danificarão o gramado próximo à árvore, o que exigirá uma remodelação. Assim, espera-se que os custos fora do bolso sejam de $1.500, - Cavar buraco
Esta tarefa requer uma mini-escavadora que pode ser alugada na loja de ferragens ao fundo da rua. Será necessário fazer um curso de um dia de treinamento. - Plantar árvore
Para plantar a árvore, um ajudante deve ser empregado por razões de segurança. A árvore deve ser plantada de acordo com os estatutos da cidade. - Paisagismo
Esta tarefa requer o assentamento de terra e o plantio de várias flores, que serão compradas na estufa.
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