Groepen, over het algemeen, worden geacht efficiënter te zijn in vergelijking met afzonderlijke individuen. Enkele van de voordelen die inherent zijn aan besluitvorming in groepen zijn :
1. Grotere kennisbasis : Groepen hebben de neiging een grotere kennisbasis te hebben, omdat er meer dan één persoon bij betrokken is en twee hoofden altijd beter worden geacht dan één. Alle leden van de groep hebben hun eigen specialiteiten en zij dragen veel informatie en kennis bij aan de kennisbasis van de groep. Aldus, kunnen de besluiten waar de kennis van het allergrootste belang is, slechts effectief op groepsniveau worden genomen.
2. Groter Aantal Alternatieven : Meer de hoeveelheid kennis en informatie, groter zal het aantal beschikbare alternatieven voor de oplossing van een probleem zijn. Een groter aantal alternatieven biedt meer perspectief op een probleem in vergelijking met de enge visie van een enkel perspective.
3. Effectieve uitvoering van besluiten: De uitvoering van besluiten zal effectiever zijn als de mensen die de besluiten gaan uitvoeren ook de mensen zijn die aan de besluitvorming hebben deelgenomen. Mensen zijn meer betrokken bij de uitvoering van de besluiten waaraan zij zelf hebben deelgenomen. In een dergelijk geval, zal de goedkeuring van de besluiten ook meer zijn, wat een zeer belangrijke overweging is omdat een besluit dat meer goedkeuring heeft effectiever zal zijn.
4. Eliminatie van Persoonlijke Vooroordelen: Aangezien een aantal mensen bij de besluitvorming worden betrokken, worden de vooroordelen geëlimineerd die zij als gevolg van individuele besluitvorming hebben geïntroduceerd. De besluiten worden betrouwbaarder en betrouwbaarder in vergelijking met individuele besluiten.
5. Een groter aantal leden biedt meer perspectieven op het probleem. Als zodanig, wordt de smalle visie van één enkel perspectief vermeden bij het nemen van besluiten.
6. Met groter aantal groepsleden, neemt ook de participatie toe die helpt om tot een kwaliteitsbesluit te komen.
7. Na verhoogde groepsparticipatie, is het begrip van het uiteindelijke besluit gewoonlijk hoog.
Alles is niet goed met groepsbesluitvorming. Er kleven ook de volgende nadelen aan :
1. Groepsbesluitvorming is een tijdrovend proces.
2. Beïnvloedingsgroepen manipuleren het groepsbesluit meestal in een richting van hun voorkeur en belang.
3. Soms zijn de besluiten van de groepsleden niet meer dan een compromis tussen de verschillende opties die door de groepsleden worden aangeboden.
In het licht van bovenstaande nadelen is er behoefte aan verbetering van de groepsbesluitvorming. Wat volgt is hetzelfde.
Technieken van groepsbesluitvorming
Er zijn pogingen ondernomen door de sociale wetenschappers om strategieën te ontwikkelen om groepsbesluitvorming meer en meer effectief te maken. Dergelijke technieken zijn brain-storming, nominal group technique, Delphi technique en consensus mapping. Een korte beschrijving van deze technieken volgt hieronder :
1. Brainstorming : De Brainstorming techniek werd oorspronkelijk door Alex Osborn (24 mei 1888 – 13 mei 1966) in 1938 in een Amerikaans bedrijf toegepast om creatief denken in groepen van zes tot acht personen aan te moedigen. Volgens Osborn betekent brainstorming het gebruik van de hersenen om het probleem te bestormen. Bij brainstorming moeten de deelnemers direct of van dichtbij met het probleem verbonden zijn. Het is gebaseerd op de volgende vier basisrichtlijnen :
(a) Genereer zoveel mogelijk ideeën.
(b) Wees creatief, freewheeling en fantasierijk.
(c) Bouw voort op piggyback, breid uit, of combineer eerdere ideeën.
(d) Onthoud kritiek op andermans ideeën.
Er zijn twee principes die aan brainstorming ten grondslag liggen. Het ene is het uitgestelde oordeel, waarbij alle ideeën worden aangemoedigd zonder kritiek en evaluatie. Het tweede principe is dat kwantiteit kwaliteit kweekt. Als er meer ideeën naar voren komen, vergemakkelijkt dit het ontwikkelen van de ideeën van hogere kwaliteit. Het succes van brainstorming hangt af van het vermogen en de bereidheid van elk lid om naar de gedachten van anderen te luisteren, deze gedachten te gebruiken als een stimulans om zelf nieuwe ideeën op te doen en zich vervolgens vrij te voelen om ze te uiten. Brainstormsessies duren tien minuten tot een uur en vereisen niet veel voorbereiding.
Hoewel de brainstormtechniek nuttig wordt bevonden voor alle soorten besluiten, is zij bijzonder nuttig voor eenvoudige en goed-gedefinieerde problemen. Het stimuleert de leden om nieuwe ideeën te genereren voor het oplossen van een bepaald probleem.
2. Nominal Group Technique (NGT) : Zoals eerder vermeld, zijn de twee nadelen van groepsbesluitvorming: (i) het is tijdrovend en (ii) de besluiten worden beïnvloed door de dominante leden. De nominale groepstechniek (NGT) beperkt deze problemen tot een minimum. Bij de NGT bestaat een nominale groep alleen in naam. De leden hebben minimale interactie voordat zij een besluit nemen. De NGT volgt het volgende proces:
(a) De leden worden bijeengebracht en krijgen een probleem voorgelegd.
(b) Elk lid ontwikkelt onafhankelijk oplossingen of ideeën en schrijft deze op kaarten.
(c) Elk lid presenteert zijn/haar ideeën aan de groep in een “round-robin”-procedure.
(d) Wanneer de presentatie van de ideeën door elk lid is beëindigd, wordt korte tijd uitgetrokken voor de verduidelijking van ideeën of oplossingen.
(e) De groepsleden rangschikken individueel hun voorkeuren voor de beste alternatieven door middel van een geheime stemming.
(f) Op basis van het bovenstaande wordt het groepsbesluit bekend gemaakt.
De voordelen van de NGT zijn de integratie van zowel groepscreativiteit als individuele creativiteit en de gelijke deelname van alle leden aan de groepsbesluitvorming. Het nadeel van de NGT is naar verluidt dat de leden niet de gelegenheid hebben om van kruisbestuiving van ideeën te profiteren.
3. Delphi Techniek : De naam Delphi duidt op een heiligdom waar de oude Grieken plachten te bidden om informatie over de toekomst. Bij de Delphi-techniek van besluitvorming zijn de leden verspreid over grote afstanden en hebben zij geen face-to-face interactie voor de besluitvorming. De leden worden geselecteerd omdat zij deskundig zijn of relevante informatie te delen hebben; een typische aanpak van de besluitvorming werkt als volgt:
Eerst ontwerpt een kleine groep leden een vragenlijst die in een grotere groep wordt afgenomen. De aldus verkregen resultaten worden vervolgens in een tabel opgenomen en gebruikt bij de ontwikkeling van een herziene vragenlijst. De vragenlijst wordt vervolgens door de grotere groep ingevuld. De resultaten van de eerste ronde worden teruggekoppeld naar de respondentengroep zodat zij deze kunnen gebruiken bij hun volgende antwoorden. Het proces wordt verschillende malen herhaald totdat de antwoorden naar tevredenheid convergeren of een consensus is bereikt.
De doeltreffendheid van de Delphi besluitvormingstechniek hangt af van voldoende tijd, deskundigheid van de deelnemers, communicatievaardigheid en motivatie van de leden om zich in de taak te storten. De belangrijkste voordelen van de Delphi-techniek zijn:
(a) Eliminatie van interpersoonlijke problemen tussen panelleden.
(b) Efficiënt gebruik van de tijd van de deskundigen.