Vraag jezelf voor je volgende groepsbesluitvormingsbijeenkomst af: met welke methode haal je het meeste uit de groep en houden de mensen het beste gevoel over aan de resultaten? Vragen om consensus is vaak niet genoeg!
Hoewel het belangrijk is om het soort beslissing te bepalen dat u in uw vergadering wilt nemen, moet u dit koppelen aan een geschikte methode om tot een groepsbeslissing te komen.
Get All On Board
Een algemene vorm van besluitvorming bij consensus is wanneer de meest algemeen aanvaarde mening als oplossing wordt genomen. Hoewel dit efficiënt is en vooral nuttig voor minder belangrijke beslissingen, is het belangrijk voorzichtig te zijn wanneer men uitgaat van een consensus. Tenzij er duidelijke en volledige overeenstemming is onder de deelnemers, kan iemand het gevoel krijgen dat hij niet wordt gehoord. Het gebruik van een van de methoden hier kan die mensen duidelijk maken waarom de groep tot een andere handelwijze is gekomen.
Methode 1: Stemmen
Een gemakkelijke manier om tot een groepsbeslissing te komen, die u waarschijnlijk al toepast in uw vergaderingen, is de deelnemers te laten stemmen. Dit kan betekenen dat de deelnemers hun hand opsteken en het meerderheidsstandpunt bepalen, of dat ze een score geven aan de beschikbare opties. Beide zijn effectieve strategieën, maar lopen het risico van het genereren van conformiteit onder de deelnemers als ze weten wat de rest van de groep zou willen dat ze kiezen. Het gebruik van de peilingactiviteit van MeetingSift is geweldig voor het stemmen, en omdat de stemmen anoniem zijn, kunnen deelnemers hun beste oordeel volgen en openhartig stemmen zonder rekening te hoeven houden met wat anderen van hun standpunt zouden kunnen vinden.
Methode 2: Rangschikking
Een meerderheidsstemming is een efficiënte besluitvormingsmethode voor groepen, maar het is niet zo onthullend als andere methoden van groepsbesluitvorming. Om meer te weten te komen over waar de meningen van de deelnemers liggen, kunt u een stemming zo aanpassen dat u ook kunt zien hoe de opties ten opzichte van elkaar gerangschikt zijn. Dit soort resultaten geeft meer inzicht in waar en in welke mate de voorkeuren van de groep overeenkomen, in plaats van alleen waar ze verdeeld zijn. Helaas kan het verzamelen en interpreteren van de informatie met behulp van deze techniek voor groepsbeslissingen moeilijk zijn binnen de tijdsdruk van een korte vergadering. Het is mogelijk dit te vermijden door de groepsleden te vragen de beschikbare opties vóór de vergadering te rangschikken of door de resultaten van een rangschikking na de vergadering toe te zenden. Een andere optie is echter om MeetingSift’s ranking tool te gebruiken om de groepsrangschikking in realtime te genereren en te analyseren terwijl de inzendingen worden ingevoerd. Hierdoor kan de ranglijst onmiddellijk de rest van de conversatie en de beslissingen die tijdens de vergadering worden genomen beïnvloeden. Ongeacht hoe het is geïmplementeerd, het hebben van groepsleden rangschikken opties in plaats van kiezen alleen hun favoriet kan onthullende resultaten over de onderliggende voorkeuren van de groep in de richting van de beslissing bij de hand.
Methode 3: Scoren
De mate waarin vergadergroepen moeten meningen en voorkeuren te vergelijken om tot een beslissing te komen kan vaak een meer diepgaande analyse van de opties bij de hand vereisen. Een groep die moet kiezen tussen twee reclame-opties, bijvoorbeeld, kan elke keuze op verschillende elementen beoordelen (ontwerp, doeltreffendheid, merkimago, enz.). Het evalueren van opties op meerdere kenmerken in een vergaderomgeving wordt over het algemeen overgelaten aan discussie. MeetingSift’s evaluatie functie biedt echter de mogelijkheid om elk aspect te scoren op een schaal van 1-5 en een side-by-side vergelijking te doen tussen twee opties op basis van hun belangrijkste kenmerken. Met dit soort grafiek om naar te verwijzen, is het gemakkelijk om de discussie te benaderen met een begrip van waar de groep denkt dat de zwakke punten van elke optie liggen. Welke aspecten moeten volgens de groep worden geëvalueerd? Laat ze door de groep rangschikken!
Methode 4: Meervoudige stemmen en stemrondes
Een andere manier van stemmen is het gebruik van een dotmocracy-systeem, waarbij mensen meerdere stemmen krijgen en de mogelijke beslissingen met de hoogst scorende opties doorgaan naar de volgende ronde, waarin minder opties worden gegeven. Dit groepsbesluitvormingsproces is nuttig omdat deelnemers niet beperkt zijn tot één stem. Bovendien kunnen de deelnemers, door meerdere rondes te gebruiken, beslissingen nemen met betrekking tot de nog beschikbare opties. Dit is – u raadt het al! – gemakkelijk te doen met MeetingSift omdat nieuwe stemmen ter plekke kunnen worden gegenereerd en, zodra de groep heeft gestemd of hun opties heeft gerangschikt, kunnen volgende vragen worden gebaseerd op deze resultaten.
Methode 5: Iteratieve Convergentie – Delphimethode
Ten slotte zijn er ook technieken zoals de Delphimethode, waarbij groepsleden voorspellingen of suggesties doen en in rondes anonieme feedback krijgen van de andere groepsleden. Daarna kunnen ideeën worden bijgesteld en geherstructureerd om uiteindelijk tot het beste antwoord te komen. Wij vinden dit een goed idee omdat het de mogelijkheid biedt ideeën in de loop van de tijd te wijzigen. Soms schuilt er genialiteit onder de oppervlakte van een slecht idee en kan het niet onmiddellijk uitsluiten van iets tot geweldige resultaten leiden!
Hoewel dit natuurlijk slechts enkele van de vele methoden zijn om tot een groepsbeslissing te komen, moedigen wij u aan om na te denken over de strategie die het beste is voor het type beslissing dat u wilt nemen. Vraag uzelf vóór uw volgende bijeenkomst over een groepsbeslissing af: met welke methode haalt u het meeste uit de groep en houden de mensen het beste gevoel over aan de resultaten? Alleen maar om consensus vragen is vaak niet genoeg!