Boekhoudkundige fouten en correcties

Typen fouten in de boekhouding

Boekhoudkundige fouten kunnen om een aantal redenen in de dubbele boekhouding voorkomen. Boekhoudkundige fouten zijn niet hetzelfde als fraude, fouten gebeuren onopzettelijk, terwijl fraude een opzettelijke en doelbewuste poging is om de boekingen te vervalsen.

Een boekhoudkundige fout kan ertoe leiden dat de proefbalans niet in evenwicht is, wat gemakkelijker te ontdekken is, of de fout kan zodanig zijn dat de proefbalans nog steeds in evenwicht is als gevolg van compenserende boekingen, wat moeilijker te identificeren is.

Boekhoudkundige fouten die van invloed zijn op de proefbalans

Fouten die van invloed zijn op de proefbalans zijn meestal het gevolg van een eenzijdige boeking in de boekhouding of een onjuiste optelling.

Ofschoon het mogelijk is dat een proefbalans niet in evenwicht is, wordt het verschil in de proefbalans als tijdelijke maatregel toegewezen aan een tussenrekening en wordt in een later stadium een tussenrekeningaansluiting uitgevoerd.

Voor stel bijvoorbeeld dat de proefbalans een totaal aan debetzijde van 84.600 vertoont, maar een totaal aan creditzijde van 83.400, zodat er een verschil van 1.200 overblijft, zoals hieronder is aangegeven.

Om het proefsaldo in evenwicht te brengen wordt een enkele boeking in de grootboeken geboekt op een tussenrekening.

Wanneer de boekhoudkundige fout is geïdentificeerd, wordt een correctieboeking gemaakt. Stel dat het verschil een optelfout op de huurrekening was, dan zou de corrigerende boeking er als volgt uitzien:

Fouten die niet van invloed zijn op de Proefbalans

Boekhoudkundige fouten die niet van invloed zijn op de Proefbalans, vallen in een van de volgende zes categorieën:

1. Beginselfout in de boekhouding
2. Omissie-fout in de boekhouding
3. Commissiefout
4. Compensatiefout
5. Fout bij oorspronkelijke boeking
6. Volledige terugboeking van boekingen

Fout in de boekhouding

Een fout in de boekhouding doet zich voor wanneer de boeking op de verkeerde soort rekening wordt gedaan. Als bijvoorbeeld een verkoop van 1.000 wordt gecrediteerd op de rekening voor diverse uitgaven in plaats van op de verkooprekening, zou de corrigerende boeking als volgt zijn:

Weglatingsfout in de boekhouding

Weglatingsfouten in de boekhouding doen zich voor wanneer een boeking in de boekhouding volledig is weggelaten.

Als de betaling van 2.000 aan een leverancier is weggelaten, zou de corrigerende boeking er als volgt uitzien:

Provisiefout

Een boekhoudkundige provisiefout kan zich voordoen wanneer een post op de juiste soort rekening wordt geboekt, maar op de verkeerde rekening. Als bijvoorbeeld 3.000 contant geld van klant A op de rekening van klant B wordt gecrediteerd, zou de correcte boeking zijn.

Compensatiefout

Een compensatiefout treedt op wanneer twee of meer fouten elkaar opheffen. Als bijvoorbeeld de rekening van de vaste activa onjuist is opgeteld en met 600 is ondergewaardeerd, en de huurrekening onjuist is opgeteld en met 600 is overgewaardeerd, dan zou de boeking om de fout te corrigeren er als volgt uitzien:

Fout bij oorspronkelijke boeking

Een fout bij oorspronkelijke boeking doet zich voor wanneer een onjuist bedrag op de juiste rekening wordt geboekt.

Een bijzonder voorbeeld van een fout bij oorspronkelijke boeking is een omzettingsfout waarbij de getallen niet in de juiste volgorde zijn ingevoerd. Bijvoorbeeld, als contant geld betaald aan een leverancier van 2.140 werd geboekt als 2.410 dan zou de corrigerende boeking van 270 zijn.

Een goede indicator voor een omzettingsfout is dat het verschil (in dit geval 270) deelbaar is door 9.

Volledige omkering van boekingen

Volledige omkering van boekingen doet zich voor wanneer het juiste bedrag op de juiste rekeningen wordt geboekt, maar de debet- en creditbedragen zijn omgedraaid. Bijvoorbeeld als een contante verkoop wordt gedaan voor 400 en onjuist als volgt wordt geboekt:

Ter correctie van de boekhoudkundige fout moet de oorspronkelijke boeking worden teruggedraaid en de juiste boeking worden gemaakt, Dit kan worden bereikt door de oorspronkelijke bedragen als volgt te verdubbelen:

Het soort boekhoudkundige fouten dat niet van invloed is op de proefbalans, wordt in de onderstaande tabel samengevat.

Waar mogelijk moeten alle boekhoudkundige fouten worden opgespoord en gecorrigeerd, indien de boekhoudkundige fouten van te verwaarlozen betekenis zijn voor de rekeningen, kan het saldo in laatste instantie op een tussenrekening in de balans worden opgenomen of op de volgende wijze als diverse kosten op de winst- en verliesrekening worden afgeschreven.