Executive SecretaryとAdministrative Assistantは、どちらも1人か2人の役員または管理者のために高度な事務サポートを提供します。
Executive Secretary and Administrative Assistant Responsibilities
基本的なオフィス機能に加え、エグゼクティブ・セクレタリーやアドミニストレーティブ・アシスタントは、レポートの作成や準備、ミーティングの企画とスケジュール管理、受信メッセージの重要性の確認、役員会議の議題の準備、出張手配、会議録作成、調査、通信文書の作成、ジュニアレベルのオフィススタッフの監督とトレーニングも担当する。 これらの職務は、異なるレベルの経験を必要とし、類似した職種のいずれかを持っている場合があります。
- エントリーレベルlevel Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
役割の違い
Executive Secretary と Administrative Assistant はかなり重複した役割を持っている。 また、その役割の違いは組織によって異なります。 ほとんどの場合、役員秘書は、会議のスケジュール、旅行の計画、書面による通信の処理、さらには簿記など、管理職や幹部の特定の、小さなグループにサービスを提供する、より多くの管理業務に焦点を当てています。
一方、管理アシスタントは、ビジネス運用タスクに焦点を当てて、いくつかの容量でオフィスリーダーの役割の多くを取ることができ、会議や会議の議題を作成し、予算管理、およびベンダー請求書を処理します。 管理アシスタントは、ビジネスoperations.Itの管理が重要であるいくつかのケースでは、より専門的な教育を持っている必要があるかもしれません
Core Job Skills
Both Executive Secretary and administrative assistant has a core set of job skills essential to their respective roles.Of The Executive Secretaryは、それぞれの役割に不可欠なジョブスキルのコアセットを持っています。 これらは、優れた組織力、優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力だけでなく、細部への強いこだわりとプロ意識を持っています。 また、Microsoft Office 365に含まれるWord、Excel、PowerPointなどのソフトウェアや、QuickBooksなどの簿記ツールの技術的な熟練度を有している必要があります。
小規模オフィス、中規模オフィス、大規模オフィスでの職務
小規模オフィスでは、役員秘書または管理アシスタントの責務は、通常、さまざまなオフィススタッフによって遂行される。 一部の仕事は、会社の幹部自身が行う場合もあり、管理アシスタントや役員秘書の役割は、小さな組織で必要に応じてより多様な責任を包含することがあります。
会社の規模が大きくなるにつれ、さまざまな仕事をこなすことができる高度な組織的人材の必要性が高まります。 これは、実施されているビジネスのための高レベルの機密性と整合性を必要とする企業を実行している中規模オフィスの幹部のために特に当てはまります。
それは、いくつかのエグゼクティブ秘書や管理アシスタントを持つ大規模なオフィスのために一般的です。 この会社の規模では、通常、会社の幹部にサービスを提供するスタッフを調整するために、オフィス・マネージャーを持つことが必要である。 場合によっては、管理アシスタントは、会議の手配、スケジュール、およびその他の重要な組織的タスクを支援するために、出張にエグゼクティブに同行します。