Vendor Set Up
Business Affairs Accounts Payable Vendor Coordinatorは、ベンダーセットアップとメンテナンスを担当します。 新しいベンダーをBannerで設定するには、現在のUO Substitute W-9 form (US entities) または Original W-8 form (foreign individual and entities)、および補助書類をすべてのベンダーのリクエストに添付する必要があります。 ベンダーのセットアップには使用できませんので、コンピュータに保存されている古いバージョンは削除してください。 ただし、払い戻しのための30日間の一時的なセットアップだけは例外となります。
UO Substitute W-9 formまたはオリジナルのW-8 form（最新版）は、すべてのベンダーのリクエストに添付する必要があります。
- 請求書
- 登録料
- 購読料
- 旅費精算
- 参加者サポート料
- アンケート料
- 科目料
- チップ
- ホテル
- パーソナルサービス契約（PSC）
- その他のすべての種類の支払い（払い戻しは項目8参照）
に関するすべての業者からの依頼に添付する必要があります。
UO代用W-…9, W-8フォーム、およびFAXカバーシートは、以下で入手できます。
Business Affairs Forms (See Central Accounts Payable and Invoice Payments)
注意：すべてのベンダーのセットアップ、アクティベーション、住所変更依頼に24～48時間かかります。 特に海外のベンダーのセットアップやアクティベーションを依頼する場合は、それ以上の時間がかかることがあります。 W-9フォームと異なり、W-8フォームは特定の期間しか有効ではありません。 W-9フォームと異なり、W-8フォームは特定の期間しか有効ではありません。
W-9
University of Oregonは、ベンダーに支払いを行う前に、UO Substitute W-9 (most current version)を提出することを要求しています。
The University is required to report to the State of Oregon regarding our annual expenditures with minority, women owned, and emerging small businesses (MWESB) as well as veteran owned and service disabled veterans (SDV). 州認定のMWESBステータスに関する情報は、同州のウェブサイトをご覧ください。 また、Minority and Women Business Enterprise Certification(M/WSB)については、(503) 986-0075までお問い合わせください。 退役軍人または州認定のSDVステータスに関する情報は、以下をご参照ください。 Service Disabled Veteran Certification (SDV)をご覧ください。 また、State of Oregon Certification Office for Business Inclusion and Diversity/COBIDをご覧ください。
UO Substitute W-9 formに記録されている情報は、通常IRS W-9 formに記載されているものと同様かもしれませんが、UOは州から、IRS W-9 formにはない追加情報をベンダーから収集するように要請されています。 このため、ベンダーにUO Substitute W-9フォームの記入を依頼することにより、MWESB、退役軍人所有、SDVのステータスを当社に通知する機会を提供するあらゆる努力をしない限り、IRS W-9フォームをUO Substitute W-9の代わりとして提出することはできない。 ベンダーがUOにこれらのステータスを提供することは、ベンダーにとって有利になります。
個人がUO Substitute W-9を記入する場合、税務申告のために自宅の住所を記入しなければならない。 個人が住所欄にオフィスや職場の住所を記載するべきではありません。
部門は、ベンダーのためにフォームに記入することはできません。 業者は、IRSのTINマッチング・プログラムを使用して確認される法的名称と納税者番号を提供する必要があります。 記入されたUO Substitute W-9 (最新版) フォームは、依頼した部署に返却する必要があります。
W-8
オレゴン大学は、支払いの種類にかかわらず、すべての外国人個人および外国企業に対してW-8フォームを要求しています。 W-8フォームには5種類あります（最新版）。 外国人個人はIRS W-8BENを選択することが多いようです。 外国人個人は、IRS W-BEN-Eを選択することが多いでしょう。 どのW-8フォームが適用されるかは、外国人個人/団体のみが決定できます。
W-8 フォームの原本は、ベンダーのセットアップのリクエスト時に [email protected] に送られる必要があります。 W-8の原本は、インクで署名したものをキャンパスメール、または添付書類とともにAPに送付するか、スキャンしたW-8の原本を添付書類とともにEメールで送付してください。 電子署名された書類は受け付けられません。 注：W-8は電子メールでも受け付けますが、業者からのW-8を画像で送る場合は、業者からのメールにW-8を添付してAccounts Payableに転送する必要があります。 (
Accounts Payableに提出されたベンダー設定またはアクティベーションのためのすべてのW-8フォームは、BAOオフィスでUO Tax AnalystのJoy Germackが、海外ベンダーまたは個人をBanner上でアクティベーションする前にAccounts Payableで確認します。 外国のベンダーがセットアップされると、そのアドレスは1年間有効です。 翌年以降の支払いについては、支払いの種類、外国企業の住所、既存の W-8 フォームの有効性が審査されます。 必要な情報または書類がすべて受理されると、そのアドレスはさらに1年間有効になります。 提供されるすべての米国の納税者番号情報は、IRSの記録と一致しなければなりません。 ベンダーの検索
ベンダーの検索を行う際に使用するヒントのリストは以下のとおりです。
BANNER で徹底的にベンダーを検索してください。 たとえば、McDonald または Mc Donald または Mc donald、IKON または Ikon など、いくつかの綴りを試してみてください。 BANNER は大文字と小文字を区別します。 また、多くのベンダーが「Doing Business As」（DBA）名を使用していることに注意する必要があります。 その場合、ビジネスネームの前に正式名称が表示されます。 例えば、”John Doe dba/Creative Vendors “のような感じです。 請求書には「Creative Vendors」としか書かれていない場合があります。 このベンダーを見つける唯一の方法は、名前の前と最後にパーセント記号を使用することです。 例えば、%Creative Ven%。 この方法で検索すると少し時間がかかりますが、ほとんどのベンダーを見つけることができます。
完全に検索してもベンダーが見つからない場合は、新しいベンダーのリクエストを送信する必要があります。 新規ベンダーのリクエスト
V00_ _ _ _番号で始まる休止中のベンダーのアクティベーションと同様に、新規ベンダーのセットアップには、UO Substitute W-9 （最新版）とサポートドキュメントが必要です。 UO Substitute W-9のみ、またはインボイスのみをお送りいただいても、リクエストを処理することはできません。 両方の書類を同時にAPに送付する必要があります。
企業に発注する場合（Bannerでオンライン発注）、APに送る必要があります：
1). UO Substitute W-9またはW-8フォーム（最新版）
注：W-8の詳細については、上記のW-8のトピックを参照してください。 中央支払勘定は、ベンダーのセットアップを進め、支払いを発行するために、実際のベンダーからW-8を受領したことを証明する必要があります。）
と
2). 見積書、概算書、ウェブページ、Eメール、FAXカバーレター、名刺など、ベンダーの事業内容や住所が記載されているものの写し。 リクエストの際に、Purchase Orderのために新しいベンダーを設定する必要があることをお知らせいただければ、VO（Vendor Order）アドレスでベンダーを追加します。 (
NEW: もしあなたがある団体とサービスの発注をしようとしている場合（このフォームは、講演またはサービスを行うための謝礼契約フォームに代わるものです）、AP:
1) に送信する必要があります。 UO Substitute W-9 またはW-8フォーム（最新版）
注：W-8の詳細については、上記のW-8トピックを参照してください。 中央支払勘定は、ベンダーのセットアップを進め、支払いを発行するために、実際のベンダーからW-8を受領したことを証明する必要があります。）
と
2). 完全に記入されたPO for Servicesフォームのコピー。 他のPersonal Service ContractやCustom Contract for Servicesフォームと同様に、VP (Vendor Payment)アドレスでベンダーを追加します。
ベンダーまたは非雇用者/学生に対して支払いを行う場合は、APにお送りください：
1). UO Substitute W-9 or an original W-8 form (most current version).
AND
2) Invoice, Registration form, subscription renewal, hotel reservation, front page and/or signature page of a PSC or Contract, Accounts Payable Activation Request form or other supporting documentation, so we can add a VP address to Banner.
Anti, we need two pieces of documentation for any new vendor set setup.A new Vender Set up.A UO Supplementary W-9 form (最新のW-8フォーム). 新しいベンダーのセットアップのリクエストは、両方の文書がないと完了しません。 この2つの書類を一緒にAccounts Payableに送り、NEW VENDOR、あなたの名前、あなたの電話番号をメモしてください。 また、Accounts Payable (346-2393) にファックスするか、スキャンした依頼書を [email protected] にメールするか、または学内便で Business Affairs Accounts Payable.
-
部門の連絡先まで郵送してください。 問題や質問がある場合に連絡するため、お名前と電話番号が必要です。 請求書にメモのスペースがない場合を除き、FAXカバーシートは送らないでください。 また、書類に印刷されているものの上にメモを貼ったり、色紙やポストを使用しないでください（ファックスを受信したときに、読めなくなる可能性があります）。 ベンダーの電話番号と住所が読み取れるようにしてください。
-
ベンダーのリクエスト状況。 新しいベンダーは、お客様のリクエストの受領後、BANNERに設定されます。
-
UO Purchase Orders, Disbursement Request form, UO departmentsからの手書きまたはタイプされたメモ/Eメールは、ベンダーセットアップや住所変更に使用することができません。 返金時など、ごく稀なケースに限ります。 業者からの正式な書類（通常、請求書）が必要です。 オンライン注文を処理するために、ベンダーの住所を設定する必要がある場合、ベンダーの見積書、見積書、ウェブページ、電子メール、ファックス用カバーレター、名刺、またはベンダーからの何かを、現行のUO Substitute W-9 と共にAccounts Payableへファックスまたは電子メールで送ってください。
-
Subscriptions renewals（購読料の更新）：これらは、現在のUO Substitute W-9 またはオリジナルのW-8フォームが添付されていれば、新しいベンダー設定に使用することができます。 購読の更新：購読の更新には、UOの代理のW-9またはW-8フォームが必要です。 購読申込書に印刷済みの封筒が同封されている場合は、その封筒のコピーと購読申込書（連絡先が記載されています）をAccounts PayableにファックスまたはEメールで送り、Bannerに正しい支払先が追加されるようにしてください。
-
ベンダーのリクエストの送信先。 ベンダーリクエストの送付先：ベンダーリクエストは、Accounts Payableの担当者が予期せず外出する可能性があるため、Eメールで送付しないでください。 業者への発注依頼は、Eメールで行わず、Accounts PayableのEメールアドレス（[email protected]）にて、346-2393まで送信してください。 ベンダーリクエストを電子メールやファックスで送る場合、Accounts Payable の他の担当者がリクエストに対応することができます。 W-8の原本を添付したベンダーリクエストは、Business Affairs Accounts Payableに郵送するか、キャンパスメールを送ることができます。 新しいベンダーがAccounts PayableによってBannerに登録されたら、部門内に保管されているW-9またはW-8のコピーはすべて破棄してください。 ベンダーのセットアップまたはアクティベーションのために Accounts Payable に提出されたすべての W-8 フォームは、外国のベンダーまたは個人が Accounts Payable によって Banner でアクティベーションされる前に、BAO オフィスで UO Tax Analyst である Joy Germack に確認されます。
3.住所変更
ベンダーの住所変更があった場合（例えば、請求書の住所がBANNERの記載と異なる）、請求書のコピー、登録用紙、購読更新の封筒、その他住所変更を示す書類を買掛金に送付してください。 住所を確認し、口座を更新いたします。 一部の業者は、請求書の記載内容にかかわらず、すべての支払先を特定の住所にするよう要求しており、これらを変更することはできません。 そのような場合、または追加情報が必要な場合に連絡できるよう、書類に名前と連絡先を必ず記入してください。
A UO Substitute W-9 or W-8 form is not needed for address changes, only for new vendor requests.
If you have a address change for an employee or student completed the Accounts Payable Activation Request form and send it to our office.もし社員や学生の住所を変更する場合は、Accounts Payable Activation Form に記入しオフィスに送付してください。 95OXXXXXXまたは951XXXXXXの番号でBannerに登録されている従業員または学生については、UO Substitute W-9 Formは必要ありません（UO Banner IDにTax ID番号が添付されていない場合を除く）。 UO Substitute W-9を取得する必要がある場合は、弊社よりご連絡いたします。 注：学生または職員がDuckwebで住所を更新した場合、Bannerのデフォルト住所を更新するために、Accounts Payable Activation Requestフォームを記入する必要があります。 Personal Service Contracts (PSCs) or Contracts
PSC や Contracts を支払っていて、新しいベンダー設定や住所変更が必要な場合、以下の情報を A/P (346-2393) にファックスするか、[email protected] にメールする必要があります。 (
PSC’s
- PSCの最初のページには、法的名称、住所、全当事者の署名が記載されています。
- A UO Substitute W-9 Form, (最新版) if the vendor is a US entity.(ベンダーが米国法人の場合)。 (
- 業者が外国の個人または団体である場合は、W-8フォームの原本（最新版）を提出してください。 W-8フォームの原本をベンダーリクエストと一緒にキャンパス郵送するか、またはAccounts Payableにリクエストと一緒にフォームを届けてください。 外国企業へのサービス支払いに関する詳細は、こちらをご覧ください。
Contracts
- 契約書の最初のページ（法的名称）
- 署名ページ（通常は最後のページ）（当事者全員の住所と署名）
- 業者が米国企業の場合はUO Substitute W-9 Form, (latest version)を使用。 (
- 業者が外国の個人または法人の場合は、W-8フォームの原本（最新版）。 W-8フォームの原本をベンダーリクエストと一緒にキャンパス郵送するか、Accounts Payableにリクエストと一緒にフォームを届けてください。 外国企業へのサービス支払いに関する詳細は、こちらをご覧ください。 外国人旅行者のための支払い手続き
5. アクティベーション・リクエスト（95Xの学生および社員）
学生または社員の方。 学生または社員： 学生または社員に払い戻しをする際、バナーメッセージ「NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE」が表示されたら、Accounts Payable Activation Requestフォームを記入する必要があります。 支払口座開設依頼書には、氏名、住所、BANNER ID（95XXXXXXXまたは951XXXXX番号）、開設理由を必ず記入し、支払口座にファックスまたはEメールでお送りください。
学生または職員がDuckwebで住所を更新した場合、Bannerのデフォルト住所を更新するには支払口座開設依頼書を作成する必要があります。 また、他の目的でも有効にしておく必要がある住所があります。 学生または従業員が Duckweb の住所を変更した場合、Accounts Payable はそれを知ることができません。
NOTE: 時折、95XがAPのベンダーファイルの米国納税者番号を反映しないことがあります。 その個人が給与計算や学生記録のために他のフォームを記入していたとしても、支払勘定は、俸給や払い戻しなどの支払勘定を受け取るためにAPベンダーファイルの95Xを有効にするために、その個人からW-9またはW-8フォームを取得する必要があります。 トラベルセットアップ
出張者のためにベンダーのセットアップまたはアクティベーションが必要な場合、Accounts Payable Activation Requestフォームに記入し（自宅住所が必要）、出張者にUO Substitute W-9 （最新版）またはオリジナルW-8フォーム（最新版）に記入してもらう。 これらの書類を添付し、業者が米国法人の場合は Accounts Payable (346-2393) にファックスするか、[email protected] に電子メールを送信してください。 業者が外国の個人の場合、業者依頼書と一緒にW-8フォームの原本をキャンパス郵送するか、または依頼書と一緒にAccounts Payableに届けてください。
外国法人への旅行代金支払いに関する詳細については、以下を参照してください。 Payments to Foreign Entities.
出張者が移動した場合、Accounts Payable Activation Requestフォームを提出し、出張者の住所とバナーのデフォルトアドレスの更新を要求するようにしてください。 コンカーで支払いを行う前に、バナーの住所とデフォルトの住所が更新されていない場合、コンカー以前の出張手続きとは異なるため、支払いが間違って行われたり、遅れたりする可能性があります。
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学生または職員であったことのない出張者には、バナー上でVで始まるベンダー番号が割り当てられます。 Concurで旅費精算を処理するためには、Bannerでベンダー番号を照会し、そのベンダー番号をConcurでTraveler IDとして使用する必要があります。 注：Accounts Payable Activation RequestフォームのNon-resident alienフィールドに、その人が非居住外国人であるか否かを忘れずに記入してください。 この欄は空白にしないでください。 非居住者である場合、Accounts Payable Activation Requestフォームの下部に記載されている適切な書類を添付する必要があります。 注：外国法人の場合、Bannerに入力する最初の住所は、本籍地でなければなりません。 2つ目の住所は、郵送先住所となります。 参照。 7.無効または終了したベンダー
ベンダーが見つかり、「Vendor is Invalid, or has not been activated by Accounts Payable」というメッセージが出た場合、このメッセージの理由を特定する必要があります。 ベンダーが無効または非アクティブである理由を見つけるために、FTIIDEN のクエリー画面に戻る必要があります。
1) 学生または従業員のバナーID（別名95XXXXXX番号）で払い戻しをしていて、買掛金管理部がバナーで彼らを有効化したことがない場合です。 バナーまたはConcur Travelフォームで払い戻しを処理するためには、これらのIDをアクティベートする必要があります。
2) 契約解除されたベンダーに支払っている場合、そのベンダーのアカウントは有効になりません。 FTIIDENに戻る必要があります。 FTIIDENでベンダー名を照会すると、このベンダーのベンダーカラムにTerminatedと表示されています。 これは、このベンダーが売却されたか、別のタックス ID 番号を持つベンダーに変更されたため、終了したことを意味します。 ベンダー名にカーソルを合わせた状態で、右上のツールメニューを選択します。 オプション」カテゴリーで「ベンダーの住所情報」を選択します。 住所欄が表示されます。 最初の支払先住所（VP1）の2行目または3行目に、「SEE V#______」というメッセージが表示されていることを確認します。 新しい番号が表示されたら、その番号を使用してください。 (ベンダーの所有者が複数回変わっている場合、現在のベンダー番号を見つけるためにこのプロセスを繰り返す必要があるかもしれません)
これは、あなたが使用すべきベンダー番号を知る唯一の方法です。 終了したベンダを請求書支払い画面に引き込むと、メッセージが表示されます。 Vendor is invalid or hasn’t been activated by the accounts payable office.
3) 6年以上支払われていない古いベンダーに支払う場合、それが非アクティブ化されている場合。 この場合、アドレスラインにはメッセージは表示されません。 FTIIDENではVカラムにTが表示されます。 これは新しいベンダーの設定と同じように扱われ、UO Substitute W-9 (最新版) またはオリジナルのW-8フォーム (最新版) をサポート書類と一緒に送る必要があります。 ベンダーは再アクティブ化されるか、新しいベンダー番号でセットアップされます。
4) バナーセッションが破損しています。 バナーを終了してから、もう一度やり直してください。 これがうまくいかない場合、コンピュータを再起動するとうまくいくはずです。 返金
返金は、元の取引で使用されたものと同じ支払方法を使用して発行されるべきです。 バナーインボイスは、現金または小切手での支払いを払い戻す場合のみ作成されます。
The University of Oregonは、払い戻しの場合を除き、すべての支払いに現行のUO Substitute W-9またはオリジナルのIRS W-8フォームを要求しています。
- 氏名 – 大学への支払いを行った人
- 住所 – 送金先
- 金額 – 返金の金額
- 理由 – 返金を行う理由.
- Requester – 氏名およびお問い合わせ先
Eメール、キャンセル通知、登録票、キャンセルした注文、キャンセルした小切手、その他返金理由を示す証拠書類を送付してください。
返金のためのベンダーアカウントは、30日間のみ有効です。
Vendor Requestsに関してさらにご質問がある場合は、Accounts Payable Vendor Coordinator（電話：6-3189、メール：[email protected].
）にご連絡ください。