企業が革新的アイデアを支え、社員の多様なスキルから恩恵を受けるためには、機能横断的チームコラボレーションを必要とします。 しかし、75％以上のクロスファンクショナルチームは、説明責任がなく、ガバナンスが不明確で、プロジェクト目標もあいまいで、機能不全に陥っている。
機能横断型チームは多くの理由で失敗する可能性がありますが、同じ理由、つまり優れたコラボレーションによって成功するのです。
成功する機能横断型チームには、プロジェクト目標に沿った効果的なコラボレーション戦略が必要であり、従業員がたとえ異なる部門や領域に属していても、互いに容易に協力できるようにする必要があるのです。
クロスチーム コラボレーションとは？
クロスファンクショナル チームのコラボレーションは、企業内の異なる機能またはチーム（営業、開発、人事、マーケティング、ITなど）の従業員が、共通のプロジェクト、目標、または責任に取り組むために集まるときに起こります。
機能横断的なコラボレーションの目的は、マーケティング部門とカスタマー サポート部門が一緒になって会社のソーシャル メディア ページを管理したり、製品部門と販売チームが協力して顧客向けの新機能を立ち上げたりといった、日常的な責任から何でもありです。
機能横断的なチームによって導入された多様性によって、組織は次のことが可能になります。
- 共通の目標や解決策を達成するために、従業員が自分の行動に責任を持ちながら協力し合う文化を作る
- 同じ問題を解決するのに、関連するすべての部門が一緒に仕事をすると時間がかからないので効率が上がる
- 異なる部門間のコミュニケーションを改善する
クロスファンクションを高めるために必要な戦略
Choose the right team
クロスチーム・コラボレーションの成功は、一緒に仕事をし、他者と協力する方法を知っている正しいチームメンバーを集めるところから始まります。 チームメンバーは、自分たちの専門用語で他の部署のメンバーと簡単にコミュニケーションできる必要があります。
また、混乱を最小限に抑えてうまく機能する機械を作るために、各チームメンバーが持つべき共有スキルに焦点を当てる必要があります。 機能横断的なチームのメンバーを選ぶときは、ほとんど誰の助けも借りずに自律的に意思決定ができる、自立したセルフスターターを選ぶことから始めましょう。 また、相手の話を聞いて理解する術を心得ている社員を選ぶとよいでしょう。
リーダーを置く
異なる部門から2つ以上のチームが集まって協力する場合、最初は摩擦が生じることがあります。 最終的な判断を下すリーダーがいない場合、将来的に大きな問題につながる可能性があります。
機能横断型チームには、プロジェクトの進捗を常にフォローしながら、すべてのチームメンバーに委任し、教育し、自律性を与えることのできるリーダーが必要です。
プロジェクトの目標を合わせ、全員で共有する
チーム内で明確さや整合性が欠けていると、仕事をさまざまなタスクに分解してメンバーに割り当てようとすると、さらに問題が出てくるようになる。
各メンバーは異なる目標を念頭に置いてタスクを処理することになり、結局、チームはどこにもたどり着けなくなるのです。 まったく結果が出ないまま、壁にぶち当たることになります。
このような状況を避けるために、機能横断的なチームは、仕事を始める前に重要な目標を話し合い、それが会社全体の目標や、異なる部門によって設定された目標と一致するようにすることが重要です。
従業員は他のチームのプロジェクトや取り組みを意識すべき
無理にチームを集めるよりも、有機的にコラボレーションした方が常によい。 結局のところ、従業員がプロジェクトに取り組むことに積極的であれば、それはチームの効率、生産性、およびコラボレーションの改善に直接つながります。
しかし、有機的コラボレーションは簡単に得られるものではありません。 チーム横断的なコラボレーションの機会を偶然見つけるたびに、社員が他の部署が何に取り組んでいるのか知らなかったために、隙間から漏れてしまうことがたくさんあるのです。
これを解決する最善の方法は、チームのプロジェクトと今後の作業を定期的に会社全体で共有することです。 社員が自分の仕事をみんなと共有する専用のコミュニケーション・チャンネルを作ることもできます。
プロジェクトの明確なタイムラインを設定する
社員が自分のコアな仕事の責任を持っている場合、新しいプロジェクトを引き受けることは、非常に困難で圧倒される可能性があります。 機能横断的なプロジェクトに興味を持っている社員がいても、すぐに仕事を始められる時間や余裕がない場合もあるでしょう。 プロジェクト全体のスケジュールを考慮する前にチームメンバーを決めてしまうと、過度の遅延を招き、プロジェクトがいつまでも延期される可能性さえあります。
そのため、他の従業員に参加する気があるかどうかを尋ね始める前に、プロジェクトのタイムラインを見積もることが重要なのです。 プロジェクトのさまざまな段階を終えるのにかかる総時間を正確に見積もりましょう。
また、他のチームメンバーから必要とされる平均的な時間のコミットメントを概説する必要があります。
組織全体でより大きなコミュニケーションと管理スキルを構築する
機能横断的なチームには、まったく別のコミュニケーション、管理、およびリーダーシップのスキルが必要です。 困難な状況でも立ち上がり、多様なプロジェクトのニーズを管理し、自分の主張を効果的に伝えることができる従業員が必要です。
コラボレーションに適したツールを社員に提供する
社員がコラボレーションしやすいように、物理的に同じオフィススペースにいない場合でも、コミュニケーションを取り、密接に連携できるようなコラボレーションツールを社員に提供することです。
異なる部門の社員が異なるアプリケーションを使用して仕事を管理し、コラボレーションする場合、部門横断的なチームを作るときに大きな問題になることがあります。 新しく作られたチームのために新しいアプリケーションを選別するだけでなく、それらのアプリケーションの使用方法について従業員を訓練しなければならないのです。
組織で統一されたデジタル ワークプレイス プラットフォームを導入すれば、すべての従業員が、所属する部門に関係なく、同じプラットフォームを通じてコラボレーションやコミュニケーションを行えるようになります。
すべての部門が同じプラットフォームを通じてコラボレーションやコミュニケーションを行うことができます。また、チーム専用のメッセージボードやコミュニケーションチャネルを作成して、開始しようとしている新しいプロジェクトについて話し合うこともでき、有機的なコラボレーションを促進することができます。 それは、企業の仕事文化の一部である必要がある継続的なプロセスです。 クロスチームのコラボレーションはほぼ毎日企業で行われていますが、それをどのように実行するかで、大きな違いが生まれます。 クロスファンクショナルチームが成功すれば、組織の目標を達成することができ、最終的にはより大きな成功を収めることができるのです。