7 Critical Tips for Smooth Office Relocation

新しいオフィスへの移転は、どの企業にとってもエキサイティングなことですが、それを調整する側にとってストレスの多いプロセスである必要はありません。

E.ON が行った調査では、移転は新しいスタッフの雇用に続いて中小企業のオーナーにとって最もストレスの多いタスクだということが判明しています。 その結果、ほとんどの企業は引っ越しを遅らせ、窮屈で高価な施設に留まることを選択します。

ここでは、迅速かつ効率的な引っ越しの可能性を高めるために、オフィス移転の7つの重要なヒントを紹介します。 移転の計画を立てる際には、移転日、移転作業の時間枠を決め、その後、スケジュールを考えるようにします。 さらに、移転作業に割り当てる具体的な予算も決めておきましょう。 これは、引越し業者を雇うための費用を特定するときに便利で、不案内な決定を行うことを避けるのに役立ちます。

Communicate with your employees

Communicating with your employees is one of the important office relocation tips you need to consider.これは、従業員とのコミュニケーションは、あなたが考慮する必要があります。 移転の計画やタイムスケジュールについて、必ずスタッフに最新情報を伝えてください。 新しい住所、電話番号やファックス番号の変更
-新しい建物の規則
-新しい場所での荷造りの準備など

重要な部分がすべてカバーされ、見落としがないようにするために、引越しのチェックリストを作成するよう従業員に勧めることができます。 変化は従業員にとって不安なものですが、従業員とのコミュニケーションは彼らの士気を高めます。

Assign a project manager

Every office move requires a team effort to increase chances of success. 移転プロセスのすべての側面を促進するために、プロジェクトマネージャーを任命することも重要です。

チームリーダーは、マルチタスク能力、優れた組織能力、効果的なコミュニケーションスキル、および予算での作業経験を持っている必要があります。 また、優れたオフィス管理ツールは、移転をよりシームレスにするのに役立ちます。

データを保護する

移転の過程で、ファイルやハードウェアに何が起こるかわかりません。 サーバーやハードディスクの破損により、重要な書類を失うことになるかもしれません。 そのため、移転の際には、データをバックアップし、損失や違反から保護することが重要です。

たとえば、デジタル訪問者管理システムを使用して、訪問者やスタッフのデータを保護することができます。 一番の利点は、クラウドベースなのでシームレスに移動できることです。 このように、過去にあなたのビジネスを訪れた人に関するデータを失うことがないため、一般データ保護規則（GDPR）に準拠していることを証明できます。

オフィスの大掃除

不要なものを持ち運ばないこと。 古いファイルの削除、不要な書類のシュレッダー、古い家具の処分、不要になった機器の売却や寄付をしましょう。 ただし、寄付したものは償却に使えるので、必ず会計士に相談しましょう。

プロの引越し業者に依頼する

引越業者に依頼することは、オフィス移転をスムーズに行うために必要不可欠です。 引越し業者は、引越し作業をスムーズに行うために必要な知識、専門知識、資源を持っています。 彼らはあなたのビジネスアイテムが安全に転送されていることを確認するために、梱包と開梱サービスを提供します。 また、引越し業者は、あなたのビジネス要件を特定し、適切な引越しプランの作成を支援します。

必ず、定評のある会社、認定会社、保険会社を選んでください。

あらゆる場所で住所を更新する

取引先や顧客に、移転する時期、新しい会社の住所、通常の業務再開の時期などを知らせましょう。 名刺、ウェブサイト、レターヘッド、ソーシャルメディアサイトは必ず更新してください。 また、Googleに連絡し、移転の1ヶ月前に住所やオンラインリストを変更してもらうようにしましょう。 プロセスの計画から、顧客、ベンダー、従業員とのコミュニケーション、データのバックアップまで、オフィス移転のヒントに従えば、新しい職場にスムーズに移行することができます。

デジタル訪問者管理システムを使ったデータのバックアップについては、VisiPointにお問い合わせください。