日本の職場の5S（2）-「整頓」
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5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、継続と説明できる、日本企業で導入されている職場の方法論であり、「整頓」「清掃」「清潔」「継続」は、「整頓」「清潔」「継続」を意味します。 5Sは日本人の基本的な「常識」に基づいているため、外国人に説明するのは難しい。 前回は、5Sの概要と「整理」の考え方をお伝えしました。 今月は「整頓」について改めて考えてみます。
整頓-(整頓)
整頓の微妙な意味について見ていきましょう。 最初の文字である「組織」または「秩序」は、5Sの最初の概念である「整理」の最初の文字と同じです。 実際、「整理整頓」のように、一般に整然とした状態を表す言葉として、この2つの言葉が一緒に使われることが多い。 しかし、その意味はまったく異なる。 整理」とは、「分ける」「捨てる（残す）」という意味です。 整頓とは、整理する、整えるという意味です。 ただ「しまう」だけでは、なぜ「しまう」のか、それは「必要なときにすぐ取り出せるようにするため」であることを見失いかねない。 整頓とは、いつ、どこで、何が必要かを判断し、効率よく仕事ができるように配置することです。 作業者が必要な道具を探し回ったり、よく使うものにアクセスするために別の場所まで歩いたりする必要はないはずです。
整頓の視覚的コミュニケーション
視覚的な識別とコミュニケーションも整頓の実施に欠かせません。 定期的に使用されるアイテムには、使用日を記録するためのラベルが貼られ、場所の優先順位を決定することがよくあります。 道具は正しいものが使われるようにラベルが貼られる。 シャドーラベリング（しまうべき場所にその物品の輪郭を描く）により、正しい場所を明確に伝える。 フロアラベリングは、機器の属する場所を明確にする。 また、人が属する場所と、安全でなく人が属さない場所を識別する。
整頓と人間
整頓というと、道具や部品、設備などのモノに適用すると思われがちだが、本来の整頓の意味は、自分の役割に応じた正しい格好も含む。 制服は一種のビジュアルコミュニケーションなのです。 日本の会社では、制服の色を見れば、誰が契約社員で、どの会社の社員なのかが一目瞭然である。 同様に、日本人が登山をする場合、技術的には普通の服装で十分な日帰り旅行であっても、登山用の装備を身につけます。
場所と時間
日本語には「場」という言葉があり、これは時間と場所の両方を表します。 日本人は、活動を適切な「場」に合わせることに敏感である。 時間（seiton）の要素のひとつは、スケジュールを合わせることである。 例えば、午後1時に緊急の会議を招集する場合、日本人は出席しなければならない人がそこにいると確信することができる。 なぜなら、日本の企業は午後12時から午後1時までの間、全員に同じ昼休みを与えるというロジスティックな努力をしているからだ。 だから、アメリカで午後1時に即席の会議を招集すると、多くの社員がビルにすらいないことに驚く。 ジョーがいないんだ。 ジョーが見当たらない。食事に出かけたのだろう」と聞くと、「アメリカ人は本気で仕事をしているのだろうか」と思ってしまう。 私からのアドバイスです。 日本人がいつ昼食をとるか調べて、同じ時間にとることです。
「正論」のもう一つの要素は、行動を適切な「場」に合わせることです。 何事にも時と場合というものがある。 会議は真剣に議論するための「場」です。 ふざけるための場ではありません。
心構え
「整頓」とは、単に現場や事務所をきれいにすることとは違う。 整頓の究極の目的は、必要なときに必要なものが準備できるようにすることである。
私が日本人からよく聞く不満は、アメリカ人が会議の準備をしていないことである。 裏付けとなるデータは、ハードコピーであれ、すぐに検索できる電子フォーマットであれ、持参すべきです。 “I’m sorry, I know that the spreadsheet is somewhere on the network… “というような立場にならないようにしましょう。 データの矛盾を先に発見し、ミーティングに行く前にチームが準備し、同意していることを確認します。
必要なものはすべて、必要なときにすぐに見つけられるように配置されています。 次回は、これらのアイテムをどのように手入れしているか、「清掃」について見ていきましょう。