コミュニケーション不足はビジネスを台無しにする
リーダーがチームのパフォーマンスを把握していない場合 (そしてチームのメンバーがリーダーの要望を把握していない場合)、コミュニケーションが妨げられ、イニシアティブは失敗し、簡単に得られるはずだったお金を失ってしまいます。
ビジネスレポートは、ビジネスリーダーにとって重要なコミュニケーションツールであり、重要なビジネス目標に向けた進捗状況を把握し、必要に応じて軌道修正を行うために必要な洞察を与えてくれます。
ここでは、ビジネスレポートの説明、ビジネスレポートの例、ビジネスレポートの書き方のコツについて説明します。
ビジネスレポートとは
ビジネスレポートは、特定のビジネス目的のために使用する正式な文書情報の一部です。
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ビジネスレポートの難しい点の1つは、組織によって大きく異なる可能性があることです。 例えば、会計士や税理士の事務所にとって重要なデータが、電子機器やソフトウェアの販売を専門とする企業にとっては、たとえ納税時に同じ文書の多くを使用したとしても、それほど関連性がない場合があります！
Types of Business Reports
There may use a organization that be many kinds of business reports.
Formal Business Reports
These reports generally conform to some established process, and they may be required for compliance with certain regulatory requirements.ビジネス レポートの一般的な種類には、以下のものがあります。 多くの正式なレポートは、コンプライアンスのために義務付けられている場合、標準化されたフォームに記入する必要があります。
These reports are often distinguished from their intent, structure, and length by informal business reports. 以下に挙げる特定の報告書の多くは、正式な報告書とみなされます。
ある種の規制に準拠するために特別に作成された場合、これらの報告書は「法定報告書」と呼ばれることがあります。「
Informal Business Reports
いわゆる「非公式」なビジネス レポートには、主に組織内での使用を目的とした企業内のメモや手紙のようなものがあります。
これらは特定の規制要件を満たすというよりも、利便性を目的とした厳格な内部文書なので、単純なプレーンテキスト形式である場合が多いです。 多くの場合、非公式のレポートは正式なレポートよりも短くなりますが、これは「厳密な」ルールではありません。
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しかし、一部の企業は、非公式または内部コミュニケーションであっても特定のビジネスレポート形式またはテンプレートを使用することを選択しています。
Many of the report types listed below also be categified as informal reports depending on their format.
Analytical and Research Business Reports
These reports collect set of data and then study them to create an analysis and make recommendations based on that research.このレポートは、一連のデータを収集し、それらを調査して分析を行い、その調査に基づき提言を行います。
例えば、ある企業が、製品をどこでどのように販売するか、または新しい流通センターを開設するかを決定するために、いくつかの地域やセグメントにおける顧客の人口統計データを詳細に分析したレポートを作成することがあります。
分析レポートとは異なり、これらの文書には通常、説明や推奨は含まれません。
Summaries
これはビジネスレポートの一種で、複雑なトピックやデータセットを取り上げ、できるだけ簡潔に説明することを目的としています。
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These may be occasionally used as the basis for a press release or other external-facing document.
Performance Reports
These reports collect a set of performance metrics about a department, team, or individual within the organization.
The reports are often an informal type of business report prepared by secretaries or an aid to save time when making decisions.via DSP>
These reports be used as a group in a business report.via DSPvia DSPvia DSP>
多くの場合、パフォーマンスレポートのデータは、スタッフの配置や特定のビジネスイニシアチブに関する決定を下すために使用されることがあるので、分析レポートと重なる部分があるかもしれません。
Minority and Majority Reports
ビジネス上の意思決定を行うために3人以上の委員会が結成された場合、意見が分かれることがあります。
多数派と少数派のレポートは、分かれたそれぞれの側の調査結果を照合します。
Quarterly and Annual Reports
プロセスや主要なビジネス目標への進捗状況を確認するために、一定の間隔で行われる定期的な報告書。
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組織によっては、年次報告書は個々の四半期報告書を照合したものである場合もあります。 また、長期的な取り組みや、それが会社にどのような影響を与えたかについて、より深く調べることもあります。
5 Business Report Templates and Formats
ビジネスレポートの形式は、それらを編集する会社の数と同じだけ存在します。 ビジネス・フォームの中には、標準的なフォーマットを使用しているものもありますが（特に、法律で定められた「法定ビジネス・レポート」の場合）、標準的なフォーマットがないものもあります。
ここで、ビジネスレポートのテンプレートとサンプルをいくつかご紹介します。
Employee Sales Report Template
Store Identification #:
Employee Name:
Date of Sales Review.(売上報告書を作成した日):
Gross Sales Goal:
Gross Sales Value:
Hours Worked:
Average Value Per Hour:
この情報レポートのテンプレートは、将来の従業員パフォーマンス評価の基礎として使用することができます。
特に、その従業員によって生み出された総収益に対して、特定の期間に働いた時間を追跡することは、より多くの時間またはより少ない時間で働いている他の従業員と比較して、その従業員がどれだけ価値があるかを公正に測定するために貴重なものとなりえます。
活動レポート テンプレート
上の画像は HubSpot のデフォルト レポート テンプレートで、営業チームの個々の従業員の営業活動を紹介し、彼らがどれだけ活発に活動しているかを追跡するものです。 同様の棒グラフは、他の頻繁な活動を追跡するために使用することができます。
部門、チーム。 店舗売上報告テンプレート
| 実績 | 予想 | 差異 | ％ （単位：パーセント 差 | YTD 実績 | YTD 予想 | YTD 差 | YTD % | |
| 売上高の内訳は以下の通り。 $ | ||||||||
| 収益 | ||||||||
| Margin | ||||||||
| 件数の表示 注文数 | ||||||||
| 平均値 Order Value |
この表からデータを入力して、特定の部門の予測および実際の売上を示す線グラフに使用できる可能性があります。 チーム、場所など、時系列で
Expense Report Template
Expense Report は、ビジネスや業界によって追跡する費用が異なるため、一般的なテンプレートを作成するのは難しいかもしれません。
経費の種類を大まかに分類し、Excelファイルや経費追跡ソフトウェアでそれらを追跡すると、ビジネスの支出を種類ごとに自動的に記録することができます。
これらの経費報告書の中には、予算超過のリスクを分析するために、販売報告書からの予測収入を追加するものもあります。 調査報告書は、これらの企業がデータを収集し、会社の利益につながるような事実の解釈を提供するのに役立ちます。
調査報告書の実際の構成は、調査の種類や企業によって異なる場合がありますが、基本的なアウトラインには一般的に次の項目が含まれます。
上記で紹介したレポート テンプレートは、公式または非公式なさまざまなビジネス レポートの出発点として役立ちます。
時間を無駄にせず、成果の向上に役立つ優れたビジネスレポートを作成するために、レポートを書く際に留意すべき点をいくつか挙げてみましょう。
ほとんどのビジネスレポートの最終目標は、意見ではなく事実を明確に伝えることです。
「ひどい」「ひどい」「素晴らしい」「素晴らしい」といった説明的な形容詞を使った感情的なアピールは聞こえはいいですが、レポートに正確さを加えるものではありません。
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何らかの結論や提案を求める分析ベースのレポートを書く場合、これは直感に反しているように聞こえるかもしれません。 しかし、客観的な事実を示すための正式なレポートでは、感情的な説明よりも実際のデータに焦点を当てた非人間的なトーンを維持する方がよいでしょう。
レポートの種類ごとに一貫したレポート構造を維持する
あなたのビジネスには、それぞれのレポートについて標準的な形式がありますか？
ビジネス レポートの種類ごとに簡単なテンプレートに従うことで、組織内の読者がレポートの内容をすばやく理解しやすくなります。
校正は、どのようなプロフェッショナル・ライティングにとっても重要なステップです。 あなたが読んでいるこのブログ記事でさえ、出版される前に2人の人が校正しています！
なぜでしょうか？ なぜなら、特に締め切りが迫っていて、急いで物事を終わらせなければならないという大きなプレッシャーがあるときは、誰でもミスをするからです。
上司や長期保管用に提出する前に、ビジネス レポートに第 2（または第 3）の目を入れることで、基本的な事実や文法のミスを確実に回避することができます。
レポートの意図と読者を考える
なぜこのレポートを書くのでしょうか？ 誰に見せるためのものなのか？ これらの質問の答えを知ることは、レポートの内容をより効果的に構成するのに役立ちます。
たとえば、レポートが、特定の新製品の発売を継続するか中止するかについて、Cレベルの幹部が決断するのに役立つものである場合、市場調査の統計を強調し、予算を分析し、予測コスト vs. 予想を持たせるとよいでしょう。
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レポートの目的が単にデータポイントの収集と提示である場合、余計なテキストを最小限に抑え、シンプルで解釈しやすいデータ表やグラフに固執する方がよいでしょう。
レポートの意図と読者を知ることは、効果的なレポートを書くために非常に重要です。 また、レポートを書くために何を知る必要があるかを理解するのにも役立ちます。
Verify Your Data Points and Sources.
多くの情報レポートでは、レポートはその中にあるデータと同じくらい良いものになります。 そのため、レポートを提出する前に、レポート内のデータ ポイントを検証することが重要です。
これには、独立したソースを確認する、過去のレポートを追跡してレポート内の情報がそれらと一致しているか確認する、あるいは、レポートに記載したデータが正しく記録されているか、ソース資料と再確認する、などが含まれます。
不正確なデータポイントが誤った決定を下す可能性があるため、中のデータに基づいて推奨するよう求めるレポートを書く場合は特に重要です。 ソースやデータを選択することで、提案をより魅力的にすることはできますが、根本的な提言が効果的であるとは限りません。
議論に単に「勝つ」ことよりも、レポートが現実を正確に反映していることが重要なのです。 円グラフ、棒グラフ、および折れ線グラフはすべて、重要なデータ ポイントを視覚的に表現する効果的な方法です。
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画像やチャートなどの視覚要素をレポートに追加する場合、次のことを考慮してください：
- 画像は乱雑すぎないか？ シンプルな視覚的要素は解釈しやすいですが、複雑なもの (20行以上の折れ線グラフなど) は解析が難しくなりすぎます。
- 使用する視覚的要素の種類は、提示するデータにとって意味があるものですか。 円グラフは、いくつかの関連するデータ ポイント間の割合の関係をすばやく推定するのに優れており、棒グラフはすばやく比較するのに適しており、線グラフは、特定の時間枠でいくつかのデータ ポイントを追跡するのに便利です。 表示したいデータに対して適切なグラフィックを使用していることを確認してください。 多くの場合、レポートのフォーマットには、使用するグラフィックの特定のタイプが含まれていることがあります。 しかし、レポートによっては、レポートごとに異なる種類のデータが必要な場合があるため（調査レポートなど）、それらのデータポイントを補完するグラフィック要素をいつ、どのように選択するかを知っておくことが重要です。 これはビジネスの成長にとって重要なことです。