Josie は中規模のハイテク企業でマーケティング チームを率いています。 あるときは電子メールやインスタント メッセージのスレッドで、またあるときは会議でさりげなく言及されます。 正直なところ、本当の依頼がないこともあり、彼女は何が必要なのか、人々の心を読まなければならないと感じています。
彼女にとってこれをこなすのは大変なことで、自分自身の時間だけでなくチーム全体の時間とエネルギーも無駄にしていることがわかっています。 そこで彼女は、自分のチームに降りかかってくるプロジェクトの仕事を管理する、よりよい方法を探しているのです。
そのための最良の方法の1つは、何度も再現できる成功プロセスを作成することです。 そこで彼女は、これらの作業依頼をすべて合理化し、チームを成功に導くために使用できる、取り込みプロセスのテンプレートを作成することにしました。
なぜテンプレート化するのでしょうか。 取り込みプロセス テンプレートを作成する利点
作業取り込みプロセス フローを標準化するには、前もってある程度の作業が必要ですが、多くの利点があるため、それだけの価値は十分にあります。 以下は、ヨッシーのようなプロジェクト リーダーが、プロジェクトの取り込みプロセス テンプレートの作成を検討すべき多くの理由のほんの一例です。
一貫性が向上する。
定義されたプロセスがない場合、物事はあまりにも簡単に混乱に陥ります。 プロジェクト リクエスターは、プロジェクトの概要を説明するときに何が必要かをほとんど理解しておらず、チームは確立された方法を持ちません。
明確に定義されたプロジェクトインテークプロセスは、チームに仕事を依頼するために従わなければならない一連の手順を全員に示すことで、このような混乱を解消することができます。
その合理化されたプロセスにより、誰もが何が必要で、次に何が起こるかを容易に知ることができます。
プロジェクトに取り組む準備ができているにもかかわらず、必要な情報がすべて揃っていないことに気づくのは、よくあることです。 そして、その重要な詳細を追跡するために時間を浪費してしまいます。
これはよくあるハードルです。 300 人のエージェンシー リーダーを対象とした調査では、回答者の 27% が、クリエイティブ ブリーフが不完全であるか、一貫性がないと回答しています。
これは、プロジェクトの受け入れプロセス フローをテンプレート化することのもうひとつの利点で、特に、要求者が記入する必要があるアンケートやクリエイティブ ブリーフの場合はそうです。 このフォームには必須フィールドを設定し（Wrikeはこれを簡単に実現します！）、不必要で時間のかかるやり取りをすることなく、チームが必要な情報をすべて前もって入手できるようにする必要があります。
自動化への扉を開く。
おそらく、現在のプロジェクト管理の取り込みプロセスには、プロジェクトの設定、所有者の割り当て、期限の設定など、多くの反復的または無意味なタスクが含まれていると思われます。 テンプレート化されたプロセスがあれば、簡単に自動化できるワークフローの反復的または平凡な部分を見つけるのがはるかに容易になります。
作業管理ソフトウェアでのプロジェクト作成やタスクの割り当てなどの煩雑な作業は、適切なツールを使用すれば簡単に自動化できます。
あらゆる方向から仕事の依頼が舞い込むと、チームがいつでも取り組んでいることすべてを把握することは困難です。
しかし、すべての要求を一元化し、テンプレート化されたプロセスに従えば、現在チームが担当しているすべてのプロジェクトをしっかりと把握できるので、納期とリソースをよりよく管理でき、チームが手薄になるのを避けることができます。
時間の節約になる
これまで述べてきたメリットを振り返ると、共通のテーマに気がつくと思います。 これらは、あなたの手間を省くだけでなく、多くの時間を節約してくれます。
これは、顧客受け入れプロセスや社内プロジェクト受け入れプロセスをテンプレート化することの最大の利点の 1 つです。 それがあれば、新しいプロジェクト要求のたびに車輪を再発明する必要がなくなり、多くの時間を節約できます（言うまでもなく、大量のエネルギーを節約できます）。
6 Questions every project intake form should ask
あなたは、作業開始プロセスのテンプレートを設定することの利点を理解されましたね。 しかし、そうする前に、この質問に対する答えを把握する必要があります。 インテーク プロセスのステップは何か。
これらは、固有のチームや典型的なプロジェクトによって異なる可能性があります (プロセスの構造は人それぞれです)。
これは基本的に、あなたのチームがプロジェクトに取り組むことを要求するために、人々またはチームが記入する必要のあるアンケートまたはクリエイティブ ブリーフです。 しかし、以下に、すべてのフォームが尋ねるべき、いくつかの基本的な質問を示します。
このプロジェクトの責任者は誰ですか。
多くの場合、誰かがあなたのチームにプロジェクトを要求しますが、必ずしもその人が進捗を監督し、チームが作業に取り掛かる際に質問に回答することを意味しません。 そのため、明確さや方向性が必要なときに、適切な人物にアプローチすることができます。
Best field type to use: short answer
What type of project is this?
入力フォームで最初に尋ねるべき質問の 1 つは、要求されているのがどのタイプのプロジェクトであるかということです。 たとえば、ヨッシーのマーケティング チームでは、どのような種類の仕事を依頼されているのかを知る必要があります。 ソーシャルメディアキャンペーン？ ブログ記事？ ウェビナー？ Eメールキャンペーン？ イベント？
これは、必要なコンテキストを得ることができるように、前もって知っておくべき詳細です。 しかし、この最初の質問をフィルターとして使用できれば、これらのフォームはさらに効果的です。
Wrike の動的なリクエスト フォームでは、この最初の回答に基づいて、残りのアンケートを簡単に調整することができます。 依頼者がブログ投稿が必要だと示した場合、その後の質問はそのタイプのプロジェクトにのみ関連し、無関係な質問に答える必要はありません。
使用する最適なフィールド タイプ: ドロップダウン
このプロジェクトの主な目標は何か
プロジェクトが何であるかを知るだけでなく、プロジェクトの背後にある理由を理解する必要があります。 包括的な目標は何ですか。
これは、インテークフォームを記入するときに、要求者が明確に表現できるようにすべきことです。 また、成功がどのように定義されるかについて、全員が同じページにいるように、モニタリングする主要なメトリックを示す必要があります。
すべてのプロジェクトには特定の対象者がおり、それは依頼された課題に取り組む際に念頭に置くべき重要な観点です。
受付フォーム内で、依頼者は意図する対象者が誰であるかを示す必要があります。 社内のチーム向けなのか？ 取締役会ですか？ クライアントや顧客ですか？ それらの特定のサブセットですか？
これは、一歩前進する前に知っておくべきことです。
使用する最適なフィールド タイプ：チェックボックスと短い回答
このプロジェクトの予算は？
もちろん、プロジェクトの依頼となると、お金は現実的な関心事です。
インテークフォームに記入する際、依頼者はすぐに予算の制約を示すべきで、少なくともプロジェクトが収まる必要がある範囲を示すべきです。
Best field type to use: dropdown
What’s the ideal deadline for project completion?
Chance is your team isn’t dealing with just one project at the time. さまざまな部門や顧客からの依頼の嵐を常に処理しているのです。 そして、効果的に優先順位をつけるために、各プロジェクトがいつ終了する必要があるかを知る必要があります。
依頼者は、最初のリクエストを送信するときに、プロジェクトの希望する完了日を示す必要があります。 希望日が保証されるわけではないこと、つまり、すでにどれだけの仕事があるかに左右されることを説明するとスマートです。
さらに、一般的なプロジェクトを完了するためにどれくらいの予告期間が必要なのか、フォームに直接注意書きを記載します（土壇場で大量の依頼を受けることがないようにします）。
使用する最適なフィールド タイプ: 日付
仕事依頼フォームで尋ねることができるその他の質問…
上記の質問はほぼすべてのプロジェクトおよびチームにとって重要ですが、フォームにはさらなるカスタマイズや追加の質問が必要になる可能性もあります。
- このリクエストを承認したのは誰ですか。
- 使用する最適なフィールド タイプ: 短い回答
- あるべき既存のファイルまたは資産はありますか。
- 使用する最適なフィールド タイプ: ファイルの添付
- このプロジェクトに含めるべき行動喚起は何か？
- 使用する最適なフィールド タイプ: ショートアンサー
- このプロジェクトについて他に知っておくべきことは？
- 使用する最適なフィールド タイプ: 段落
もっとインスピレーションを求めてみませんか。 10 種類のリクエスト フォームのテンプレートをご覧ください。
プロジェクト作業をテンプレート化する。 インテーク フォームを超える
完成したリクエスト フォームは、標準の作業インテーク プロセス ダイアグラムの最初のステップですが、実際には氷山の一角にすぎません。 あなたは、取り込みフォームをテンプレート化するだけでなく、プロジェクトのキックオフ プロセス全体をテンプレート化したいのです。
では、そのフォームが完成して送信されたら、プロジェクトまたはクライアント取り込みプロセスのフローチャートでは、次に何をすべきでしょうか。 ここでは、あなたとあなたのチームが取るべき次のステップを説明します。
プロジェクトとタスクの作成を自動化する。
プロジェクトは、要求された後、実際に作業が始まる前にボトルネックとなることがよくあります。
取り込みプロセスの一環として、タスクとプロジェクトの作成を自動化するための手順を踏むべきです。
Wrikeでは、プロジェクトのリクエストを、カスタマイズ可能なテンプレートから作成された完全なタスクやプロジェクトに自動的に変換することが可能です。
タスク割り当てを自動化する。
同様に、プロジェクトが動き出すには、誰が何に責任を持つのか、あなたとあなたのチーム全体が一致する必要があります。 そのため、チーム メンバーへのタスクの割り当てを自動化する必要があります。
タスクやプロジェクトの自動作成に加え、Wrikeでは、場所やプロジェクトの種類、その他の特定の要件などのカスタムフィールドの回答に基づいて、異なるタイプの仕事を自動的に割り当てることができます。
レビューのための時間を残す。
これらのタスクが作成され、割り当てが行われたら、チームメンバーが各自の貢献と要件をレビューできるよう、取り込みプロセスに十分な時間を設けましょう。
これにより、チームメンバーは、開始するために必要なものがあることを確認し、そのプロジェクト要求について明確な質問をする機会を得ることができます。
これらの質問は、あなたまたはあなたのチームのプロジェクトの責任者として行動している人に持ち込まれるべきであり、コミュニケーションは一元化され、一人の人間を通して行われることを覚えておいてください。
要求者に更新を提供する。
その後、元のプロジェクトの要求者に戻り、いくつかのことを行う。
- プロジェクト要求の受領を確認する
- チームメンバーが提起した明確な質問をする
- プロジェクト完了の推定タイムラインを提供する
これらのことは、作業管理プラットフォーム内の実際のタスクまたはプロジェクトにコメントとして行うことが最善で、すべての関連コミュニケーションと更新がその場所にとどまるようにします。
このプロセスをさらに迅速にするには、コメント テキストをどこかに保存し、今後のすべての要求更新のためのコメント テンプレートとしてすぐに使用できるようにします。
キックオフ ミーティングを行う。
特に、複雑なプロジェクトや長期にわたるプロジェクトでは、そのプロジェクトに関与するすべての人のためのキックオフ ミーティングを予定することもできます。
取り込みプロセスのテンプレートを作成し、プロジェクト作業を合理化する
あなたも Josie もすぐに理解しているように、最初のリクエストから実際に開始するまでの取り込みプロセス全体をテンプレート化すると、一貫性の向上や時間の節約など、多くの利点がもたらされます。
あなたやあなたのチームに最適なプロセスを作成する柔軟性はありますが、従うべき一般的な受け入れプロセスの構造は次のとおりです。
- 記入済みの作業依頼書を受け取る
- タスクとプロジェクトを自動的に作成する
- タスクを自動的に割り当てる
- 依頼と関連タスクを確認する
- 依頼の受領とプロジェクトのタイムラインを確認する
- キックオフミーティングを開く
あなたのチームが完了すべきすべてのプロジェクトに対してこの作業を実行します。 そうすれば、プロセス管理に費やす時間を減らし、より多くの時間を重要なことに費やすことができるようになります。 プロジェクトを成功させることに集中できるのです。
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また、完璧な仕事取り込みプロセスのテンプレート作成についてもっと知りたい方は、以下のフォローアップ記事をご覧ください。
- 就業手続きツールが備えておくべき5つの機能。 4108>
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