部品や特性について説明する。 説明文のメインとなるのは、各部分や特性についての考察です。 記述しているものを、部分、特徴、またはその両方に分ける必要があります。 例えば、木の鉛筆は、芯、木の軸、消しゴム、金属のクリップを持っています。 例えば、鉛筆には一定の重さ、長さ、幅がある、などです。 例えば、鉛筆は重さ、長さ、幅などが決まっている。もしあなたが不動産業界の大物で、会社の資料用に空き地を説明しなければならないとしたら、おそらくその場所、面積、地形、植生、公共設備へのアクセスなどの特徴で説明することだろう。 (例の原始的な石掻き機の記述を見てください。その一部は特性によって、一部は部品によってアレンジされています!)
一旦、あなたが記述しているものを部品、特性、またはその両方に分けたら、次の仕事はそれぞれを記述することです。 機械的なものについては、その機能を説明することによって、部品を定義することから始めるのが効果的です。 その後、その部分を一般的なものから具体的なものへと、適切な記述のソースを用いて記述していきます。 機能を説明し、用語を定義し、記述しながらプロセスを少し議論することになるでしょう。 主な焦点と内容の大部分が本当に説明である限り、それは問題ではありません。
関連する操作やプロセスについての議論。 記述のある時点、多くの場合、最後に、記述している対象に関連する操作やプロセスをまとめると便利です。 例えば、シャープペンシルを説明したところで、それがどのように使用されるかを簡単に説明することができます。
Sources of Description
説明を書くときは、どのような種類の説明の詳細を提供できるかを考える必要があります。 時々、説明文はこの分野ではむしろ弱いことがあります。 以下のリストを使用して、記述の計画を立てたり、書いた記述を見直したりしてください。 あなたが提供できる説明の詳細のカテゴリを考える、またはあなたが使用していないカテゴリを識別するために、次のリストを使用してください。
| 色 高さ 幅 形 重さ 材料 質感 場所 取り付け方法 匂い |
深さ 量 パターン。 デザイン 原材料 年齢 部品 長さ 仕上げ 温度 水分量 |
記述の模式図です。
Miscellaneous Concerns
記述では、数字、略語、記号をどう扱うか、おそらく戸惑うことでしょう。 テクニカル ライティングでは、過去のライティングの授業で一生懸命学んだルールのいくつかを破っていることを思い出してください。 テクニカルライティングでは、数字にこだわり、目立たせたいことが多いのです。 つまり、数値が正確な量、測定された量、測定可能な量を示す場合、または重要な値を表す場合には、ランニングテキストで数字を使用する必要があります。 例えば、以下の文章では、数字が正確であることが重要なようです。
カップの直径は3インチです。
ポスターを壁に固定するために鋲を4つ使います。
ただし、これは無関心な値に対して数字を使うということではありません。 例えば、この文章では、レポートがいくつのセクションを持つかについて、心を揺さぶるものは何もありません。
このレポートには4つの主要なセクションがある。
詳細については、数字と単語のセクションを参照してください。
Anatomy of a descriptive paragraph. 一般的に、その部分の目的や機能についての記述で始まり、記述の詳細がそれに続く。 記述的な詳細は、色、形、幅、高さといった記述の「ソース」を利用します。 テクニカルライティングでは、略語を目にすることが多い。 説明文の中で自由に使ってください。 略語の句読点の打ち方のルールを覚えておいてください-単語の綴りの場合のみ句読点を打ちます(例えば、「in. 」)。 また、略語は、それが使われる数字と背中合わせにならないことも覚えておいてください（たとえば、「8mmテープ」または「8mmテープ」であって「8mmテープ」ではない）。 説明書や解説書の記号で最も多い問題は、インチとフィートに関係します。 もしあなたが大工の夢のプロジェクトで、あちこちにフィートやインチがあるような説明書を書いているなら、「（インチ）」や「（フィート）」という記号を使いましょう。 しかし、インチやフィートの計測値を引用するのが数回しかない場合は、代わりに単語や略語を使用します。
説明におけるグラフィックとフォーマット
ほとんどの説明では、説明している物の少なくとも一つのイラストと、部品を示すラベルが必要になります。 グラフィックの作成、フォーマット、説明文への組み込みの詳細については、グラフィックのセクションを参照してください。 説明では、個々の部品や特性の議論をマークするために、見出しや小見出しを使用したいと思うでしょう。 理想的には、各パーツを別々の段落またはセクションで説明し、その議論に見出しを付けることを忘れないでください。 背景のセクションがある場合は、それにも見出しを付けます。 具体的な要件は、見出しのセクションを参照してください。
リスト。 リストは説明書ではそれほど重要ではありません。 しかし、部品やサブパーツを箇条書きにしたり、仕様をリストアップしたりする場合、これらはリストにとって良い状況です。 具体的な要件については、リストに関するセクションを参照してください。 説明書では、指示書のような特別な注意事項の重要な役割はありません。 結局のところ、それが本当に記述であるならば、読者はどんな手順にも従おうとはせず、したがって、機器を破損したり、消耗品を浪費したり、手順を失敗したり、自分自身や他人を負傷させるようなリスクを冒すべきではないはずです。 しかし、重要なポイントや例外を強調するために、注記による特別なお知らせが有効であることがわかるかもしれません。 これらの特別な通知の適切な使用方法、およびその形式と指示内での配置に関する完全な議論については、特別な通知に関するセクションを参照してください。
この章に関するあなたの考え、反応、批判を感謝します： Response-David McMurrey