Josie guida il team di marketing di un’azienda tecnologica di medie dimensioni. Come persona di riferimento per il suo dipartimento, si trova spesso a ricevere richieste di progetti in entrata.
A volte arrivano via e-mail o messaggi istantanei, mentre altre volte vengono casualmente menzionate nelle riunioni. In tutta onestà, a volte non c’è una vera e propria richiesta, e lei si sente come se avesse bisogno di leggere la mente delle persone su ciò che deve essere fatto.
È molto per lei da destreggiarsi, e sa che sta sprecando molto del suo tempo, così come il tempo e l’energia di tutta la sua squadra. Quindi è alla ricerca di un modo migliore per gestire il lavoro del progetto che finisce sul piatto del suo team.
Uno dei modi migliori per farlo è quello di creare un processo di successo che può essere replicato più volte. Così decide di creare un modello di processo di assunzione che può utilizzare per semplificare tutte queste richieste di lavoro e impostare il suo team per il successo.
Perché creare un modello? I vantaggi di creare un modello di processo di assunzione
Standardizzare il flusso del processo di assunzione del lavoro richiederà un po’ di lavoro in anticipo, ma i numerosi vantaggi ne valgono la pena. Qui sotto ci sono solo alcune delle molte ragioni per cui i capi progetto come Josie dovrebbero considerare la creazione di un modello di processo di assunzione del progetto.
Migliora la coerenza.
Senza un processo definito in atto, è troppo facile che le cose si perdano nella confusione. I richiedenti del progetto hanno poca comprensione di ciò che è richiesto loro quando delineano un progetto, e il vostro team non ha un modo stabilito di procedere. Questo causa confusione e ritardi per tutti.
Un processo di assunzione del progetto ben definito elimina questa confusione dando a tutti una serie prescrittiva di passi che devono essere seguiti per richiedere lavoro al tuo team.
Questo processo semplificato rende facile per tutti sapere cosa deve succedere e cosa succederà dopo.
Ti dà le informazioni di cui hai bisogno.
Sai bene quanto sia difficile sentirsi pronti ad affrontare un progetto, solo per scoprire che non hai tutte le informazioni necessarie. Poi si perde tempo a rintracciare quei dettagli importanti.
È un ostacolo comune. In un sondaggio di 300 leader d’agenzia, il 27% degli intervistati ha trovato che i brief creativi erano incompleti o incoerenti.
Questo è un altro vantaggio di templatizzare il flusso del processo di assunzione del progetto – specialmente con un questionario o un brief creativo che i richiedenti devono compilare. All’interno di questo modulo, dovreste impostare dei campi obbligatori (Wrike lo rende facile!) in modo che siate sicuri che il vostro team abbia tutte le informazioni di cui ha bisogno in anticipo, senza un mucchio di inutili e dispendiosi avanti e indietro.
Apre le porte all’automazione.
E’ probabile che il vostro attuale processo di assunzione della gestione del progetto implichi un sacco di compiti ripetitivi o insensati – cose come l’impostazione dei progetti, l’assegnazione dei proprietari e la definizione delle scadenze. Con un processo templatizzato in atto, è molto più facile individuare le parti ripetitive o banali del flusso di lavoro che possono essere facilmente automatizzate.
Le responsabilità ripetitive come la creazione di progetti all’interno del vostro software di gestione del lavoro e l’assegnazione dei compiti possono essere facilmente automatizzate con lo strumento giusto. In questo modo, voi e il vostro team non dovrete perdere tempo con questi compiti di manutenzione e potrete passare direttamente al lavoro che conta.
Vi dà una migliore gestione del carico di lavoro.
Quando le richieste di lavoro arrivano da ogni direzione, è difficile avere una visione di tutto ciò su cui il vostro team sta lavorando in un dato momento.
Ma quando tutte le richieste sono centralizzate e seguono un processo standardizzato, si ha una solida conoscenza di tutti i progetti che sono attualmente sul piatto del vostro team in modo da poter gestire meglio le scadenze e le risorse ed evitare di spremere troppo il vostro team.
Vi fa risparmiare tempo.
Riguardate i benefici precedenti che abbiamo menzionato e noterete un tema comune: Non solo ti risparmiano un sacco di problemi, ma anche un sacco di tempo.
Questo è uno dei più grandi vantaggi della templatizzazione del processo di accettazione del cliente o del processo interno di accettazione del progetto. Con questo in atto, non stai reinventando la ruota per ogni nuova richiesta di progetto, il che ti fa risparmiare un sacco di ore (per non parlare delle tonnellate di energia).
6 domande che ogni modulo di accettazione del progetto dovrebbe fare
Si è convinti dei vantaggi di creare un modello di processo di accettazione del lavoro. Ma prima di farlo, hai bisogno di capire la risposta a questa domanda: Quali sono i passi del processo di assunzione?
Questi possono variare a seconda del tuo team unico e dei tuoi progetti tipici (ognuno struttura il proprio processo in modo diverso). Tuttavia, noi raccomandiamo che il processo di assunzione inizi con questo importante primo passo: il modulo di assunzione del progetto.
Questo è essenzialmente un questionario o un brief creativo che le persone o i team devono compilare per richiedere che il vostro team lavori su un progetto.
Ancora una volta, esattamente come sarà questo modulo può dipendere da una varietà di fattori. Tuttavia, di seguito ci sono alcune domande fondamentali che ogni modulo dovrebbe porre.
Chi è la persona di riferimento per questo progetto?
Spesso, qualcuno richiederà un progetto al tuo team, ma questo non significa necessariamente che sarà colui che supervisiona i progressi e risponde alle domande mentre il tuo team si mette al lavoro.
Ecco perché questa domanda è così importante. Assicura che tu e tutti gli altri sappiano chi possiede quel progetto, così puoi avvicinarti alla persona giusta quando hai bisogno di chiarezza o direzione.
Il miglior tipo di campo da usare: risposta breve
Che tipo di progetto è questo?
Una delle primissime domande che il tuo modulo di assunzione dovrebbe fare è che tipo di progetto viene richiesto. Per esempio, con il team di marketing di Josie, ha bisogno di sapere che tipo di lavoro viene richiesto. Una campagna sui social media? Un post sul blog? Webinar? Campagna email? Evento?
Questo è un dettaglio che dovrebbe sapere in anticipo in modo da poter ottenere il contesto necessario. Ma questi moduli sono ancora più efficaci se puoi usare questa domanda iniziale come filtro.
I moduli di richiesta dinamica di Wrike rendono facile adattare il resto del questionario in base a questa risposta iniziale. Se il richiedente indica che ha bisogno di un post per un blog, le domande successive si riferiranno solo a quel tipo di progetto, e non sarà necessario rispondere a domande irrilevanti.
Il miglior tipo di campo da usare: dropdown
Qual è l’obiettivo principale di questo progetto?
Non hai solo bisogno di sapere cos’è il progetto – hai bisogno di capire il perché dietro. Qual è l’obiettivo principale?
Questo è qualcosa che i richiedenti dovrebbero essere in grado di articolare chiaramente quando completano il vostro modulo di assunzione. Dovrebbero anche indicare una metrica chiave che monitoreranno in modo da essere tutti sulla stessa pagina su come sarà definito il successo.
Avere queste informazioni all’inizio ti permette di completare il progetto con la fine del gioco in mente.
Il miglior tipo di campo da usare: paragrafo
Chi è il pubblico per questo progetto?
Ogni progetto ha un pubblico specifico, e questa è una prospettiva importante da tenere a mente mentre si lavora sull’incarico richiesto.
Nel vostro modulo di assunzione, i richiedenti devono indicare chi è il loro pubblico. È per un team interno? Il consiglio di amministrazione? I clienti o gli utenti? Un sottoinsieme specifico di questi?
Questo è qualcosa che dovete sapere prima di fare un solo passo avanti.
Il miglior tipo di campo da usare: checkbox e risposta breve
Qual è il budget per questo progetto?
Ovviamente, quando si tratta di richieste di progetti, il denaro è una preoccupazione reale. Avete bisogno di sapere quanto potete investire nel completamento di questo progetto prima di impegnare una singola risorsa.
Quando compilate il modulo di assunzione, i richiedenti dovrebbero indicare subito i loro vincoli di bilancio – o, per lo meno, un intervallo in cui il progetto deve rientrare.
Migliore tipo di campo da usare: dropdown
Qual è la scadenza ideale per il completamento del progetto?
È probabile che il tuo team non si occupi di un solo progetto alla volta. State costantemente gestendo una raffica di richieste da vari dipartimenti o clienti. E, al fine di stabilire efficacemente le priorità, è necessario sapere quando ogni progetto deve essere finito.
I richiedenti dovrebbero indicare la data di completamento desiderata per il progetto quando presentano la richiesta iniziale. E’ intelligente spiegare che la data desiderata non è una garanzia – dipende da quanto lavoro c’è già sul vostro piatto.
Inoltre, includete un avvertimento direttamente sul vostro modulo su quanto preavviso richiedete per completare un tipico progetto (così non riceverete un mucchio di richieste dell’ultimo minuto).
Il miglior tipo di campo da usare: date
Altre potenziali domande che il tuo modulo di assunzione lavoro può fare…
Le domande di cui sopra sono importanti praticamente per ogni progetto e squadra, ma il tuo modulo probabilmente richiederà ulteriori personalizzazioni e forse anche domande aggiuntive. Qui ci sono alcune altre domande che puoi considerare di includere nel tuo modello di processo di assunzione:
- Chi ha approvato questa richiesta?
- Miglior tipo di campo da usare: risposta breve
- C’è qualche file o risorsa esistente che dovremmo avere?
- Il miglior tipo di campo da usare: allegato file
- Quale call to action dovrebbe includere questo progetto?
- Il miglior tipo di campo da usare: risposta breve
- Che altro dovremmo sapere su questo progetto?
- Il miglior tipo di campo da usare: paragrafo
Vuoi ancora più ispirazione per far girare le tue ruote? Guarda questi modelli per 10 diversi tipi di moduli di richiesta.
Templatizzare il tuo lavoro di progetto: Andare oltre il modulo di assunzione
Un modulo di richiesta compilato è il primo passo in un diagramma standard del processo di assunzione del lavoro, ma è davvero solo la punta dell’iceberg. Volete fare più di un semplice templatize del modulo di assunzione – volete templatize l’intero processo di kickoff del progetto.
Quindi, una volta che il modulo è completato e inviato, cosa dovrebbe succedere dopo nel diagramma di flusso del processo di assunzione del progetto o del cliente? Ecco i prossimi passi che tu e la tua squadra dovreste fare.
Automatizzare la creazione di progetti e compiti.
Un progetto spesso incontra un collo di bottiglia dopo che è stato richiesto ma prima che il lavoro inizi effettivamente.
Come parte del tuo processo di assunzione, dovresti prendere delle misure per automatizzare la creazione di compiti e progetti. In questo modo, questi vengono creati subito all’interno della vostra piattaforma di gestione del lavoro (senza alcun lavoro aggiuntivo da parte vostra!) in modo che il progresso possa iniziare immediatamente.
Con Wrike, è semplice trasformare automaticamente le richieste di progetto in attività completamente costruite o progetti creati da modelli che potete personalizzare.
Automatizzare l’assegnazione dei compiti.
Similmente, voi e tutta la vostra squadra dovete essere allineati su chi è responsabile di cosa in modo che il progetto possa iniziare a muoversi. Non puoi aspettare che qualcuno si faccia avanti.
Per questo motivo, dovresti anche automatizzare l’assegnazione dei compiti ai membri del team. Questo aumenta la responsabilità e assicura che non ci siano dubbi su chi deve iniziare il lavoro.
Oltre alla creazione automatica di compiti e progetti, Wrike vi permette di assegnare automaticamente diversi tipi di lavoro in base alle risposte dei campi personalizzati come la posizione, il tipo di progetto o altri requisiti specifici.
Lasciate tempo per la revisione.
Una volta che i compiti sono stati creati e le assegnazioni sono state fatte, costruite abbastanza tempo nel vostro processo di assunzione per i membri del team per rivedere i loro contributi e requisiti individuali.
Questo dà loro la possibilità di assicurarsi di avere ciò di cui hanno bisogno per iniziare e di fare qualsiasi domanda di chiarimento su quella richiesta di progetto.
Ricorda che queste domande dovrebbero essere portate a te o a chiunque stia agendo come persona di riferimento sul progetto per la tua squadra in modo che la comunicazione rimanga centralizzata e fluisca attraverso una sola persona.
Fornisci un aggiornamento al richiedente.
Dopo questo, è il momento di tornare indietro con il richiedente originale del progetto per fare alcune cose:
- Conferma la ricezione della richiesta del progetto
- Fai tutte le domande di chiarimento che i membri del tuo team hanno sollevato
- Fornisci una tempistica stimata per il completamento del progetto
È meglio fare queste cose come un commento sul compito o progetto attuale nella tua piattaforma di gestione del lavoro in modo che tutte le comunicazioni e gli aggiornamenti rilevanti restino in quel punto.
Per rendere questo processo ancora più veloce, salvate il testo del commento da qualche parte in modo da poterlo usare rapidamente come modello di commento per tutti i futuri aggiornamenti delle richieste.
Fate una riunione di kickoff.
Particolarmente per progetti complessi o lunghi, potreste anche voler programmare una riunione di kickoff per tutti coloro che avranno una mano in quel progetto.
Fare questo va oltre quella iniziale conferma di ricezione e permette a tutte le parti interessate chiave di allineare le loro aspettative per il progetto così si spera che possiate evitare qualsiasi cattiva comunicazione o problemi maggiori.
Crea il tuo modello di processo di assunzione e semplifica il tuo lavoro sul progetto
Come sia tu che Josie state rapidamente imparando, creare un modello per l’intero processo di assunzione – dalla richiesta iniziale all’inizio effettivo – offre numerosi vantaggi, tra cui una maggiore coerenza e molto tempo risparmiato.
Mentre avete la flessibilità di creare un processo che funziona meglio per voi e il vostro team, una struttura generale del processo di assunzione da seguire è:
- Ricevere un modulo di richiesta di lavoro compilato
- Creare automaticamente attività e progetti
- Assegnare automaticamente le attività
- Rivedere la richiesta e le attività pertinenti
- Confermare la ricezione della richiesta e la tempistica del progetto
- Organizzare una riunione di avvio
Fare questo per ogni progetto che la tua squadra deve completare, e passerai meno tempo a gestire il processo e più tempo a concentrarti su ciò che conta: battere quel progetto fuori dal parco.
Sei pronto a semplificare ulteriormente il tuo processo di assunzione? Iniziate con una prova gratuita di Wrike.
E se volete saperne di più su come creare il perfetto modello di processo di assunzione del lavoro, guardate questi post successivi:
- 5 caratteristiche che dovrebbe avere il tuo strumento per il processo di assunzione: evidenzia le caratteristiche chiave che migliorano la qualità e l’affidabilità dei tuoi modelli di processo di assunzione
- 4 segni che il tuo processo di assunzione del progetto è obsoleto: come sfruttare le migliori pratiche di assunzione del progetto per costruire un processo ben definito