In questo post impareremo come inviare e-mail da Excel. È possibile farlo usando VBA, ma questo è il vecchio modo degli anni ’90 e siamo nel 2018.
Andremo ad esplorare Microsoft Flow. Questo è un nuovo prodotto di Microsoft che ci permette di automatizzare i flussi di lavoro tra le app. Non sono solo le app di Microsoft Office che possono essere automatizzate. Ci sono un sacco di connessioni di terze parti disponibili. Possiamo facilmente creare regole che fanno automaticamente cose come:
- Salvare tutti gli allegati e-mail in una cartella di OneDrive.
- Ricevere una notifica sul telefono quando qualcuno aggiorna una tabella nel vostro foglio di calcolo.
- Traccia tutte le menzioni di Twitter dell’azienda in un foglio di calcolo.
- Sincronizza il tuo calendario di Outlook al tuo calendario di Google.
- Inoltra le e-mail a Slack.
La parte fantastica di Microsoft Flow è che non richiede codice! Possiamo progettare e costruire il tuo processo (flusso) in un paio di minuti con un’interfaccia grafica facile da usare.
In questo post, costruiremo un flusso che pianifica e invia un modello di e-mail da Outlook in base ai dati in un file Excel.
Tabella dei contenuti
Iscriviti a Microsoft Flow
Per questo post, dobbiamo registrarci per un account Microsoft Flow o accedere a un account Office 365 esistente.
C’è una versione gratuita che permette 750 flussi al mese. Se hai Office 365, allora hai già Microsoft Flow e puoi usare fino a 2.000 flussi al mese.
Vai al sito di Microsoft Flow a https://flow.microsoft.com e clicca su Sign in o Sign up free. Poi accedi con le tue credenziali di Office 365 o fornisci le informazioni necessarie per creare un account.
Nella ricetta del flusso che creeremo in questo post, avremo anche bisogno di un account OneDrive. Se avete Office 365, allora avete già un account OneDrive. In caso contrario, è possibile crearne uno gratuito qui https://onedrive.live.com.
Un rapido tour di Microsoft Flow
My Flows
Nella scheda My Flows del sito, vediamo elencati tutti i nostri flussi che abbiamo costruito. Ci sono molte cose che si possono fare da questa pagina.
- C’è un’icona che mostra quali connessioni sono state usate per il flusso.
- Il nome del flusso è elencato.
- Possiamo disattivare un flusso per fermarne temporaneamente l’esecuzione.
- Possiamo condividere un flusso con un altro utente.
- Possiamo modificare un flusso.
- Possiamo creare nuovi flussi sia basati su un modello esistente che partendo da zero con un flusso vuoto.
Approvazioni
I flussi ci permettono di creare fasi di approvazione nei nostri processi.
Immaginate di creare un flusso per inviare automaticamente via e-mail un preventivo generato da un foglio di calcolo a un potenziale cliente. Potresti volere che qualcuno lo riveda e approvi l’email prima che sia effettivamente inviata. Questo è un passo che può essere aggiunto a qualsiasi flusso ed è tutto gestito dalla scheda Approvazioni.
Modelli
Molto di ciò che potremmo voler creare potrebbe essere già stato costruito dal team Microsoft o da qualcun altro. Nella scheda Modelli, ci sono un sacco di flussi pre-costruiti che puoi usare così come sono, o personalizzare per il tuo uso.
Clicca su qualsiasi modello e vedi una spiegazione più dettagliata di cosa fa il flusso e con cosa ha bisogno di connettersi per funzionare.
Connettori
I connettori sono i pezzi che usi per costruire il tuo processo automatizzato. Nella scheda Connettori, ci sono un sacco di connessioni disponibili per quasi tutti i servizi online popolari, comprese tutte le applicazioni per l’ufficio.
Ci sono molte connessioni.
- Applicazioni per l’ufficio come Excel, Outlook, OneDrive ecc…
- Altri prodotti Microsoft come PowerApps e Power BI.
- Google office productivity suite.
- Twitter, Facebook, YouTube e altre applicazioni sociali.
- Molti altri strumenti online.
Possiamo cliccare su qualsiasi collegamento per vedere ulteriori dettagli sul tipo di azioni che possiamo fare con esso.
Impostare il nostro file Excel
La prima cosa che dobbiamo fare è impostare il nostro file Excel in OneDrive. Possiamo creare una nuova cartella di lavoro Excel in OneDrive e aggiungervi i dati da utilizzare con le nostre e-mail.
In questo esempio, creeremo e invieremo e-mail da Outlook sulla base dei dati in Excel. Per ogni riga di dati, invieremo al cliente un’e-mail che gli dirà il saldo corrente del conto che è dovuto.
Non abbiamo bisogno di creare l’intera e-mail in Excel, solo i dati per le parti che saranno diverse per ogni e-mail che vogliamo inviare.
- Data – Ritarderemo l’invio delle nostre e-mail sulla base di questa data.
- Indirizzo e-mail – Questo è l’indirizzo e-mail a cui invieremo un’e-mail.
- Nome – Questo sarà usato nel corpo dell’email per indirizzare il destinatario per nome.
- Saldo del conto – Questo sarà usato nel corpo dell’email per dire al destinatario il loro saldo corrente del conto.
Abbiamo bisogno di aggiungere i dati in una tabella Excel, poiché questo è l’unico oggetto Excel che Microsoft Flow riconosce.
Per creare una tabella, possiamo selezionare i dati e andare alla scheda Inserisci e usare il comando Tabella. Possiamo anche usare la scorciatoia da tastiera Ctrl + T per creare una tabella.
Una volta che abbiamo una tabella con i nostri dati, dobbiamo assicurarci di darle un buon nome invece del nome predefinito Table1. Con la tabella selezionata possiamo andare nella scheda Table Tools Design e darle un nuovo nome dalla sezione Properties. Chiameremo la tabella Emails.
Questo renderà qualsiasi flusso creato con i dati molto più facile da capire in seguito. Nomi appropriati per le intestazioni delle colonne ci aiuteranno anche in seguito.
Creare il nostro primo flusso vuoto
Quando si è connessi a Microsoft Flow, andare alla scheda I miei flussi e cliccare sul pulsante Crea da vuoto. La prossima schermata vi mostrerà alcuni trigger popolari con cui iniziare il vostro flusso, ma noi vogliamo un flusso vuoto, quindi possiamo cliccare di nuovo sul pulsante Create from blank.
Adding Our Flow Trigger
La prima cosa che dobbiamo fare quando creiamo il nostro flusso è aggiungere un trigger. Questo è esattamente quello che sembra, è qualcosa che innescherà l’esecuzione del flusso.
In questo caso, creeremo un pulsante che possiamo premere dall’applicazione Microsoft Flow per eseguire il flusso.
- Cerca il pulsante per restringere la lista dei trigger disponibili e trova il pulsante mobile.
- Seleziona il pulsante Flow per mobile dalle opzioni di connessione.
- Scegli la sezione Triggers dei risultati. Ogni connessione potrebbe avere diverse opzioni di trigger e azioni disponibili.
- Clicca sul pulsante Flow per trigger mobile.
Ottenere dati da Excel al flusso
Dopo aver attivato il nostro flusso con il pulsante, vogliamo che faccia qualcosa. Queste saranno le azioni che aggiungeremo nei prossimi passi del nostro processo di flusso.
La prima azione che vogliamo fare è ottenere i dati dalla nostra tabella Excel.
Clicca sul pulsante New step per aggiungere il prossimo passo al flusso. Poi seleziona Add an action dal menu.
Cerca Excel per restringere la lista delle connessioni, poi seleziona l’azione Excel – Get rows. Questa azione otterrà tutte le righe di dati dalla tabella specificata in una determinata cartella di lavoro.
Ora possiamo selezionare il nome del file dal nostro OneDrive usando l’icona del file e poi selezionare il nome della tabella appropriata dal menu a discesa, la nostra tabella si chiama Emails.
Creare un ritardo basato sul campo Data in Excel
In questo esempio, vogliamo inviare ogni email ad una data e ora particolare in base al campo Data nei dati Excel. Possiamo aggiungere un passo di pianificazione nel flusso per realizzare questo.
Crea un nuovo passo e aggiungi un’azione. Poi cerca il ritardo e scegli l’azione Schedule – Delay until.
Il passo di ritardo richiederà un timestamp input. Possiamo codificare un singolo valore qui, ma è anche possibile aggiungere un contenuto dinamico in modo che il timestamp dipenda dai valori nel nostro file Excel. Si noti che il flusso interpreterà i dati del timestamp in Excel come UTC.
Clicca nel campo di input del timestamp e verrà visualizzato il pop up del contenuto dinamico.
Nella sezione Get rows del pop up del contenuto dinamico, selezionare il campo Date dalla nostra tabella Excel.
Quando aggiungiamo la data dalla nostra azione Get rows, succede qualcosa di magico. Flow posiziona automaticamente il passo di ritardo all’interno di un passo Apply to Each. Flow capisce che non vogliamo eseguire le nostre azioni solo una volta, ma probabilmente vogliamo eseguire le nostre azioni per ogni riga di dati nella tabella Excel.
Questo è esattamente ciò che vogliamo. Avremmo potuto aggiungerlo noi stessi prima di aggiungere il passo di ritardo. Ma è bello sapere che ci dirà se ci dimentichiamo.
Creare il modello di email per ogni riga di dati
Ora siamo pronti per aggiungere il nostro passo di email dopo il ritardo. Questo sarà aggiunto all’interno del passo Apply to Each poiché vogliamo inviare un’email per ogni riga dei dati nella nostra tabella.
Premiamo il pulsante Add an action che si trova all’interno del passo Apply to each.
Questa volta possiamo cercare Outlook per restringere i risultati e scegliere Office 365 Outlook – Send an email action.
Possiamo quindi creare un modello di email, facendo riferimento ai campi dei nostri dati dove opportuno. Nella sezione To input aggiungeremo il campo Email Address dai nostri dati, poiché questo contiene l’indirizzo email a cui vogliamo inviare l’email.
Aggiungere un passo di notifica
Siccome questo flusso ritarderà le email, potremmo volere una sorta di conferma quando ogni email viene effettivamente inviata. Per questo, potremmo aggiungere un passo di notifica. Questo ci invierà una notifica quando ogni email viene inviata.
Ancora una volta, vogliamo questo passo all’interno di Apply to each step, quindi premi il pulsante Add an action in fondo a Apply to each step. Cerca notifica per restringere i risultati e scegli l’azione Notifications – Send me a mobile notification.
Possiamo quindi aggiungere Text all’avviso per specificare quale email è stata inviata.
Per ricevere effettivamente la notifica sul nostro dispositivo mobile, dovremo installare l’app Microsoft Flow. Possiamo scaricare l’app per Android qui o l’app per Apple qui.
Salvare e dare un nome al flusso
Ora che abbiamo finito di costruire il nostro processo di flusso, dobbiamo salvarlo. Clicca sull’icona Save nell’angolo in alto a destra della web app.
Vogliamo anche dare un nome descrittivo al nuovo flusso. Clicca sul nome predefinito che si trova nell’angolo in alto a sinistra della web app e rinominalo in modo appropriato.
Eseguire il flusso
Ora che abbiamo costruito il nostro processo di flusso, lo abbiamo nominato e salvato, siamo pronti per usarlo. Ora possiamo eseguire il flusso in diversi modi.
Siccome il trigger che abbiamo creato per eseguire il flusso era il pulsante dell’app mobile, possiamo eseguire il flusso dal nostro dispositivo mobile con l’app installata. Vai alla sezione Buttons dell’app mobile, poi premi il pulsante per il nostro flusso di email.
Possiamo anche eseguire il flusso dalla web app nella scheda My flows. Clicchiamo sull’icona delle 3 ellissi sul lato destro del flusso e scegliamo Run now dalle opzioni.
Entrambi i metodi avvieranno il flusso.
Se il campo data è nel passato, allora quelle email saranno inviate immediatamente. Le date future avranno email ritardate. Anche se le email con data futura non vengono inviate, vengono comunque create dal flusso, quindi cambiare i dati nella tabella Excel dopo l’esecuzione non cambierà le email con data futura.
Conclusioni
Microsoft Flow è semplice da usare e molto potente. Siamo nell’era moderna e non c’è più bisogno di essere programmatori per creare un’automazione utile che faccia risparmiare tonnellate di tempo.
Siamo stati in grado di creare facilmente un flusso che invia e-mail in base ai dati in una tabella Excel collegata.
Se sai usare il mouse e hai qualche idea sui processi che vorresti automatizzare, allora Microsoft Flow è fatto per te.