Discussione delle parti o caratteristiche. La parte principale della tua descrizione è la discussione di ogni parte o caratteristica. Devi dividere la cosa che stai descrivendo in parti, o caratteristiche, o entrambe. Le parti sono semplici: per esempio, una matita di legno ha una mina, un fusto di legno, una gomma e una clip di metallo. Le caratteristiche sono aspetti descrivibili di una cosa ma non sono parti: per esempio, la matita ha un certo peso, lunghezza, larghezza e così via. Se foste un magnate immobiliare in erba e doveste descrivere un lotto libero per i documenti aziendali, probabilmente lo descrivereste per le sue caratteristiche: la sua posizione, la metratura, il terreno, la vegetazione, l’accesso ai servizi e così via. (Guardate la descrizione della ruspa primitiva negli esempi; parte di essa è organizzata per caratteristiche, e parte per parti!)
Una volta che avete diviso la cosa che state descrivendo in parti, caratteristiche, o entrambe, il vostro prossimo lavoro è descrivere ciascuna di esse. Per le cose meccaniche, funziona bene iniziare definendo la parte, spiegando la sua funzione. Dopo di che, si descrive la parte dal generale allo specifico, usando qualsiasi fonte di descrizione che sia appropriata.
Si noti che nella descrizione, si possono mescolare altri tipi di scrittura. Vi troverete a spiegare funzioni, definire termini, discutere un po’ di processi mentre descrivete. Questo non è un problema finché l’obiettivo primario e la maggior parte del contenuto è veramente la descrizione.
Discussione della relativa operazione o processo. Ad un certo punto di una descrizione, spesso alla fine, è utile riassumere l’operazione o il processo associato all’oggetto che state descrivendo. Per esempio, se hai appena descritto una matita meccanica, potresti spiegare brevemente come si usa. Se hai appena descritto un fiocco di neve, potresti discutere il processo con cui si è formato.
Fonti di descrizione
Quando scrivi una descrizione, devi pensare ai tipi di dettagli descrittivi che puoi fornire. A volte, le descrizioni sono piuttosto deboli in quest’area. Usa la seguente lista per pianificare la tua descrizione o per rivedere una descrizione che hai scritto. Pensa alle categorie di dettagli descrittivi che potresti fornire, o usa la seguente lista per identificare le categorie che non hai usato:
| colore altezza larghezza forma peso materiali texture posizione metodi di fissaggio odore |
profondità quantità disegno, design ingredienti età sottoparti lunghezza finitura temperatura contenuto di umidità |
Visione schematica delle descrizioni. Ricordate che questo è solo un modello tipico o comune per i contenuti e l’organizzazione – molti altri sono possibili.
Preoccupazioni varie
Nelle descrizioni, probabilmente vi troverete a dover gestire numeri, abbreviazioni e simboli:
Numeri. Ricordate che la scrittura tecnica rompe alcune di quelle regole che avete lavorato così duramente per imparare nei corsi di scrittura passati. Nel contesto della scrittura tecnica, siamo spesso di vitale importanza per i numeri e vogliamo che risaltino. Questo significa che si dovrebbero usare i numeri nel testo corrente quando il numero indica una quantità esatta, misurata o misurabile o quando rappresenta un valore critico. Per esempio, in queste frasi, sembra importante che i numeri siano esatti:
La tazza ha un diametro di 3 pollici.
Usa 4 chiodi per fissare il poster al muro.
Tuttavia, questo non significa usare i numeri per valori indifferenti. Per esempio, in questa frase, non c’è niente di straziante in quante sezioni ha il rapporto:
Il rapporto contiene quattro sezioni principali.
Vedi la sezione sui numeri contro le parole per ulteriori dettagli.
Anatomia di un paragrafo descrittivo. Tipicamente, inizia con una dichiarazione sullo scopo o la funzione della parte, con il dettaglio descrittivo che segue. Il dettaglio descrittivo attinge alle “fonti” della descrizione – cose come colore, forma, larghezza e altezza.
Abbreviazioni. Nella scrittura tecnica, ci aspettiamo di vedere abbreviazioni. Usatele liberamente nella vostra descrizione. Ricordate la regola sulla punteggiatura delle abbreviazioni – punteggiatele solo se compongono una parola (per esempio, “in.”). Ricordate anche che le abbreviazioni non vanno contro il numero con cui sono usate (per esempio, fate “nastro da 8 mm” o “nastro da 8 mm” ma non “nastro da 8 mm”).
Simboli. Il problema più comune con i simboli nelle istruzioni e nelle descrizioni ha a che fare con i pollici e i piedi. Se stai scrivendo istruzioni per un progetto da sogno di un falegname dove ci sono piedi e pollici dappertutto, usa i simboli ” (pollici) e ‘ (piedi). Comunque, se citi le misure di pollici e piedi solo poche volte, usa invece la parola o l’abbreviazione.
Grafica e formato nelle descrizioni
Nella maggior parte delle descrizioni, avrai bisogno di almeno un’illustrazione della cosa che stai descrivendo, con etichette che indicano le parti. Vedi la sezione sulla grafica per saperne di più su come creare grafici, formattarli e incorporarli nelle tue descrizioni.
Titoli. Nelle descrizioni, vorrete usare titoli e sottotitoli per delimitare la discussione delle singole parti o caratteristiche. Ricorda che, idealmente, vuoi descrivere ogni parte in un paragrafo o in una sezione separata e segnalare la discussione con un titolo. Se hai una sezione di sfondo, usa un’intestazione anche per quella. Vedi la sezione sulle intestazioni per i requisiti specifici.
Liste. Le liste non sono così importanti nelle descrizioni come lo sono nelle istruzioni. Tuttavia, se si elencano parti o sottoparti o si elencano specifiche, queste sono buone situazioni per le liste. Vedere la sezione sulle liste per i requisiti specifici.
Avvisi speciali. Nelle descrizioni, non c’è niente come il ruolo importante degli avvisi speciali che c’è nelle istruzioni. Dopo tutto, se si tratta davvero di una descrizione, i lettori non dovrebbero cercare di seguire alcuna procedura, e quindi non dovrebbero correre alcun rischio di danneggiare l’attrezzatura, sprecare le forniture, rovinare la procedura o ferire se stessi o altri. Tuttavia, si può trovare utile la nota avviso speciale per sottolineare punti importanti o eccezioni. Vedere la sezione sugli avvisi speciali per una discussione completa sull’uso corretto di questi avvisi speciali così come il loro formato e posizionamento all’interno delle istruzioni.
Apprezzerei i vostri pensieri, reazioni, critiche riguardanti questo capitolo: risposta-David McMurrey