5S sul posto di lavoro giapponese (2)- Seiton at the Ready
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5S, spesso spiegato come Seiri = ordinare, Seiton = organizzare, Seiso = pulire, Seiketsu = igienizzare e Shitsuke = sostenere, è una metodologia del posto di lavoro introdotta dalle aziende giapponesi. 5S si basa sul fondamentale “senso comune” giapponese, che è uno dei motivi per cui hanno difficoltà a spiegarlo ai non giapponesi. Nell’articolo precedente, abbiamo fornito una panoramica delle 5S e alcune idee sul Seiri. Questo mese diamo un nuovo sguardo a Seiton.
Seiton-(整頓)
Guardiamo i significati più sottili di seiton. Il primo carattere, “organizzazione” o “ordine”, è lo stesso del primo carattere di seiri, il primo concetto delle 5S. Infatti le due parole sono spesso usate insieme per descrivere in generale l’ordine, come in “seiri seiton”. Tuttavia, i loro significati sono abbastanza diversi. Seiri significa ordinare, separare e scartare (e conservare). Seiton significa organizzare ed essere pronti. Se ci concentriamo semplicemente sul mettere via le cose, possiamo perdere di vista il motivo per cui le mettiamo via, cioè essere in grado di recuperarle rapidamente quando ne abbiamo bisogno. Seiton significa determinare dove e quando gli oggetti sono necessari, e metterli in un modo che promuove un flusso di lavoro efficiente. Un lavoratore non dovrebbe dover cercare gli strumenti necessari o camminare in un’altra area per accedere agli oggetti usati spesso.
Comunicazione visiva di Seiton
Anche l’identificazione e la comunicazione visiva sono critiche per l’implementazione di Seiton. Gli oggetti che sono usati regolarmente sono spesso etichettati per documentare le date d’uso per determinare la priorità di collocazione. Gli strumenti sono etichettati in modo che venga usato quello giusto. L’etichettatura dell’ombra (disegnare il contorno dell’articolo nella posizione in cui dovrebbe essere riposto) comunica chiaramente la posizione corretta. L’etichettatura del pavimento identifica i luoghi in cui si trova l’attrezzatura. Identifica anche dove le persone appartengono e i luoghi che non sono sicuri e a cui non appartengono.
Seiton e gli esseri umani
Pensiamo spesso al seiton come a oggetti come strumenti, parti e attrezzature, ma il significato originale di seiton include anche il vestirsi correttamente in base al proprio ruolo. Un’uniforme è un tipo di comunicazione visiva. In un’azienda giapponese si può dire a colpo d’occhio chi sono appaltatori e non dipendenti regolari, e anche per quale appaltatore lavorano, semplicemente dal colore dell’uniforme. Allo stesso modo, i giapponesi che vanno a fare escursioni indossano un abbigliamento da trekking, anche in una semplice gita di un giorno in cui, da un punto di vista puramente tecnico, saranno sufficienti dei vestiti normali. Allineare il costume all’attività è importante per i giapponesi.
Luogo e tempo
Il giapponese ha una parola, “ba”, che indica sia il tempo che il luogo. I giapponesi sono sensibili ad allineare le attività con il loro “ba” appropriato. Un elemento del seiton è l’allineamento degli orari. Diciamo, per esempio, che i giapponesi devono convocare una riunione d’emergenza alle 13:00, possono essere abbastanza sicuri che le persone che devono partecipare ci saranno. Questo perché le aziende giapponesi fanno lo sforzo logistico di dare a tutti la stessa pausa pranzo dalle 12:00 alle 13:00. Così sono sorpresi di convocare una riunione improvvisata alle 13:00 negli Stati Uniti e scoprire che molti lavoratori non sono nemmeno nell’edificio. Quando sentono: “Non riesco a trovare Joe. Dev’essere uscito a mangiare un boccone”, si chiedono se gli americani fanno sul serio con il loro lavoro. Il mio consiglio: Scoprite quando i giapponesi pranzano e fatelo alla stessa ora.
Un altro elemento del seiton è allineare il comportamento con il “ba” appropriato. C’è un tempo e un luogo per ogni cosa. Le riunioni sono “ba” per una discussione seria. Non sono posti per scherzare. La cena e le bevande sono “ba” per scherzare e conoscersi l’un l’altro.
Essere preparati
Seiton è diverso dall’avere semplicemente un negozio o un ufficio ordinato. Lo scopo ultimo del seiton è la preparazione, per gli articoli di essere pronti quando necessario. Gli articoli utilizzati nei processi di lavoro effettivi sono analizzati dal punto di vista della frequenza e della vicinanza prima di essere assegnati a una posizione.
Una lamentela comune che sento dai giapponesi è che gli americani non sono preparati alle riunioni. I dati di supporto dovrebbero essere portati, sia come copie cartacee che in un formato elettronico che sia rapidamente recuperabile. Non siate nella posizione di dire: “Mi dispiace, so che il foglio di calcolo è da qualche parte in rete…” Assicuratevi di scoprire qualsiasi discrepanza nei dati prima di loro e che il vostro team sia preparato e d’accordo prima di arrivare alla riunione.
Seiton-tutti gli elementi necessari posizionati in modo che possano essere localizzati e pronti quando sono necessari. Nel prossimo articolo vediamo Seiso (清掃), come ci prendiamo cura di questi oggetti.