Avendo dedicato il nostro ultimo articolo ai fattori dell’ambiente aziendale, sarebbe negligente da parte nostra non dire qualcosa sugli asset del processo organizzativo. Queste appaiono ancora più frequentemente dei Fattori Ambientali d’Impresa nei processi di gestione del progetto – 47 volte come input di processo e 10 volte come output. Secondo la Guida al Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), gli Organizational Process Assets sono “i piani, i processi, le politiche, le procedure e le basi di conoscenza specifiche e utilizzate dall’organizzazione che esegue il progetto”.
Chiunque sia entrato in una nuova azienda come project manager capirà che questi Organizational Process Assets devono essere ricercati il prima possibile. Nonostante il tuo scintillante certificato PMP® in project management e i tuoi anni di esperienza precedente, è fortemente consigliato di rispettare ciò che è stato fatto prima nella tua nuova azienda e adottare gli strumenti e le tecniche che i tuoi colleghi project manager stanno usando. Infinitamente più utile sarà la base di conoscenza che l’azienda ha costruito nel corso degli anni. I programmi pianificati ed effettivi dei progetti precedenti, la documentazione delle lezioni apprese e i vari registri e registri dei progetti precedenti ti aiuteranno a capire l’ambiente che dovrai padroneggiare. Ti daranno preziose intuizioni su chi sono le persone valide, chi sono le parti interessate difficili e quali rischi dovrebbero essere considerati in questo nuovo ambiente.
Le politiche e le procedure esistenti influenzeranno l’intero ciclo di vita del progetto. Probabilmente troverai dei modelli per i documenti principali. Potresti anche incontrare nomi strani per artefatti familiari – per esempio, il Capitolato di Progetto è talvolta chiamato Proposta di Progetto. Così gli Asset dei processi organizzativi spesso devono essere filtrati attraverso la tua conoscenza PMP® per scoprire a cosa servono effettivamente. Qualsiasi linea guida che trovi sarà anche benvenuta, in particolare quelle che descrivono in dettaglio come adattare le procedure ai diversi progetti. Ricorda dalla tua formazione PMP® che ogni progetto ha qualche aspetto unico, quindi molto probabilmente dovrai adattare le cose.
Abbiamo menzionato la regolamentazione quando abbiamo discusso i fattori ambientali aziendali, ma le politiche e le regole interne si trovano negli Asset dei processi organizzativi. Aspettatevi di trovare le politiche delle risorse umane, come la salute e la sicurezza, ma cercate anche le politiche relative ad altri aspetti del progetto – come l’approvvigionamento, la qualità e il budgeting. Sarà bene vedere procedure di controllo del cambiamento in atto, così come una buona cultura di gestione del rischio. Infine, naturalmente, un solido processo di chiusura del progetto fornirà la base di conoscenza che forma l’altro aspetto delle risorse del processo organizzativo.
Le informazioni storiche dei progetti passati sono veramente utili. Da questo, possiamo determinare i tassi di lavoro, gli atteggiamenti verso il rischio (cosa è successo quando qualcosa è andato storto?) e come le decisioni tendono ad essere prese. Ricordate i quattro modi in cui una decisione di gruppo può essere presa dai vostri giorni di PMP® – unanimità, maggioranza, pluralità o autocrazia? Anche tutte le misurazioni che vengono registrate sono molto utili – aiutano il project manager a capire di cosa si preoccupa il senior management. I grafici del cruscotto e i rapporti di stato forniscono intuizioni su quali aree di conoscenza sono i punti caldi per i tuoi nuovi capi.
Mentre le Organizational Process Assets sono utili per il nuovo project manager sul blocco, che dire del povero studente PMP® che deve sapere che ci sono un totale di 57 Organizational Process Assets in entrata e in uscita nei processi di project management? Beh, pensaci un po’: Quando è probabile che tu ne abbia bisogno? La pianificazione è un punto ovvio in cui avete bisogno di modelli e procedure, nonché di un po’ di comprensione storica. Ogni singolo processo di pianificazione, incluso lo stesso “Develop Project Management Plan” ha come input le Organizational Process Assets.
Si noti anche che non hanno come output gli Organizational Process Assets Updates! In superficie, questo sembra strano perché sembra che i nostri piani non contribuiscano alla base di conoscenza aziendale. Ma guarda il processo di chiusura – ha come output Organizational Process Assets Updates – è qui che i nostri piani vengono archiviati. Solo due processi di monitoraggio e controllo (Monitor Risks e Control Procurements) hanno come output Organizational Process Assets Updates, che riflettono i cambiamenti nella struttura di scomposizione dei rischi e nella documentazione di approvvigionamento rispettivamente. Questi aggiornamenti appaiono occasionalmente anche nel gruppo di processi Executing, in particolare nei processi “Manage”.
Come abbiamo detto nell’articolo precedente, ha più senso per lo studente PMP® capire cosa sono le Organizational Process Assets e a cosa servono piuttosto che memorizzare liste dalla PMBOK® Guide e imparare a memoria input e output. Basta chiedersi: questo processo usa politiche e procedure stabilite o attinge a dati storici? Se lo fa, allora le risorse del processo organizzativo dovrebbero apparire nella lista degli input. Allo stesso modo, il processo aggiorna i database o le politiche? Se lo fa, allora ci si può aspettare come output l’Organizational Process Assets Updates.
Se vuoi saperne di più sull’Organizational Process Assets e su altri concetti di project management, visita la nostra pagina di formazione. Teniamo i nostri corsi di project management online nella nostra aula virtuale per la vostra comodità. Per avere maggiori dettagli, contattateci direttamente.
Se volete saperne di più, visitate la nostra pagina di formazione.