Le aziende hanno bisogno della collaborazione tra team interfunzionali per sostenere idee innovative e beneficiare delle diverse abilità dei dipendenti. Ma oltre il 75 per cento dei team interfunzionali sono disfunzionali con nessuna responsabilità, governance poco chiara e obiettivi di progetto vaghi.
Mentre i team interfunzionali possono fallire per molte ragioni, hanno successo per la stessa ragione: una buona collaborazione.
I team interfunzionali di successo hanno bisogno di strategie di collaborazione efficaci che si allineino con i loro obiettivi di progetto in modo che i dipendenti possano lavorare facilmente tra loro, anche se appartengono a diversi dipartimenti o domini.
Che cos’è la collaborazione cross-team?
La collaborazione cross-funzionale avviene quando i dipendenti di diverse funzioni o team (come vendite, sviluppo, HR, marketing e IT) nell’azienda si riuniscono per lavorare su un progetto, obiettivo o responsabilità comune.
Lo scopo della collaborazione interfunzionale può essere qualsiasi cosa, dalle responsabilità quotidiane come i dipartimenti di marketing e di assistenza clienti che si uniscono per gestire le pagine dei social media dell’azienda o il team dei prodotti e delle vendite che collaborano per lanciare una nuova funzionalità per i clienti.
Tuttavia, gestire in modo efficiente la collaborazione tra team interfunzionali non è sempre così facile o divertente come sembra.
La diversità introdotta con i team interfunzionali permette alle organizzazioni di:
- Creare una cultura collaborativa in cui i dipendenti lavorano insieme per raggiungere un obiettivo o una soluzione comune, assumendosi la responsabilità delle loro azioni
- Aumentare l’efficienza perché ci vuole meno tempo per risolvere gli stessi problemi con tutti i reparti interessati che lavorano insieme
- Migliorare la comunicazione tra i diversi reparti
Strategie cruciali per stimolare la collaborazione cross-team
Scegliere il team giusto
Una collaborazione cross-team di successo inizia assemblando i membri giusti del team che sanno come lavorare insieme e collaborare con gli altri. I membri del team dovrebbero essere in grado di comunicare facilmente con gli altri membri del dipartimento nel loro gergo.
Il focus dovrebbe essere anche sulle competenze condivise che ogni membro del team dovrebbe possedere per creare una macchina ben oliata che possa lavorare con minime interruzioni. Quando scegliete i membri di un team interfunzionale, iniziate con la scelta di persone indipendenti, che possono prendere decisioni in modo autonomo con poco o nessun aiuto. Dovreste anche scegliere dipendenti che sappiano ascoltare e capire la prospettiva dell’altra persona.
Avere un leader
Quando due o più team di diversi dipartimenti si riuniscono per collaborare, ci può essere qualche attrito iniziale. Se non c’è un leader che prende la decisione finale, allora può portare a problemi più grandi in futuro. I membri del team nei team interfunzionali devono essere più responsabili, ma senza un leader che guidi tutti, c’è un rischio maggiore di una nave senza capitano che non arriva mai a riva.
I team interfunzionali hanno bisogno di un leader che possa delegare, educare e dare autonomia ad ogni membro del team, mentre segue sempre i progressi del progetto.
Allinea gli obiettivi del progetto e condividili con tutti
Quando c’è una mancanza di chiarezza e di allineamento nel team, inizierai a vedere ancora più problemi quando proverai a suddividere il lavoro in diversi compiti e ad assegnarli ai membri.
Ogni membro del team gestirebbe il compito con un obiettivo diverso in mente, che alla fine porterà il team al nulla. Vi scontrerete con un muro senza alcun risultato da mostrare.
Per evitare situazioni come queste, è importante che i team interfunzionali discutano gli obiettivi importanti prima di iniziare il lavoro e si assicurino che siano allineati con gli obiettivi generali dell’azienda e con quelli stabiliti dai diversi dipartimenti.
I dipendenti dovrebbero essere a conoscenza dei progetti e delle iniziative degli altri team
Le collaborazioni organiche sono sempre meglio che costringere i team ad unirsi. Dopo tutto, quando i dipendenti sono attivamente interessati a lavorare su un progetto, questo porta direttamente ad una migliore efficienza del team, produttività e collaborazione.
Ma le collaborazioni organiche non sono facili da trovare. Per ogni volta che ci si imbatte in un’opportunità di collaborazione cross-team, ce ne sono molte che passano inosservate perché i dipendenti non sapevano su cosa stessero lavorando gli altri reparti.
Il modo migliore per risolvere questo problema è quello di condividere regolarmente i progetti del tuo team e il lavoro imminente con l’intera azienda. Puoi anche creare un canale di comunicazione dedicato dove i dipendenti condividono il loro lavoro con tutti gli altri.
Fissa una chiara linea temporale per il progetto
Quando i dipendenti hanno le loro responsabilità di lavoro principali, può essere incredibilmente scoraggiante e opprimente prendere un nuovo progetto. Potreste anche avere dei dipendenti che sono interessati ad un progetto interfunzionale, ma potrebbero non avere il tempo o lo spazio nella loro agenda per iniziare il lavoro a breve. Se decidete i membri del team prima ancora di calcolare il tempo totale del progetto, questo può portare a ritardi eccessivi e il progetto potrebbe anche essere rimandato indefinitamente.
Questo è il motivo per cui è importante stimare il tempo del progetto prima ancora di iniziare a chiedere agli altri dipendenti se sono interessati a farne parte. Stima accuratamente il tempo totale che ci vorrà per finire le diverse fasi del progetto.
Dovresti anche delineare l’impegno medio di tempo che sarebbe necessario per gli altri membri del team. Una volta che gli impiegati hanno una chiara comprensione di ciò che deve essere fatto e quanto tempo ci vorrà per finire il progetto, sarebbe più facile ottenere i membri del team a bordo e assicurare che il progetto sia finito entro il tempo stabilito.
Costruisci una maggiore comunicazione e capacità di gestione in tutta l’organizzazione
I team interfunzionali richiedono un altro livello di comunicazione, gestione e capacità di leadership. Hanno bisogno di dipendenti che possano farsi avanti in situazioni difficili, gestire diverse esigenze di progetto e comunicare efficacemente per far capire il loro punto di vista. Di conseguenza, per creare una collaborazione di successo tra team interfunzionali, le organizzazioni hanno bisogno di aggiornare i dipendenti per assicurarsi che possano collaborare senza problemi con altri colleghi che potrebbero non appartenere al loro stesso settore o capire il loro gergo.
Dare ai dipendenti gli strumenti giusti per collaborare
Per facilitare i dipendenti, dare loro accesso agli strumenti di collaborazione giusti che possono aiutarli a comunicare e lavorare insieme, anche quando non si trovano nello stesso spazio fisico dell’ufficio.
Quando i dipendenti di diversi dipartimenti usano applicazioni diverse per gestire il loro lavoro e collaborare, può diventare un grosso problema quando si creano team interfunzionali. Non solo dovreste elencare nuove applicazioni per il team appena creato, ma dovreste anche formare i dipendenti su come utilizzare queste applicazioni.
Introducendo una piattaforma di lavoro digitale unificata nella vostra organizzazione, è possibile garantire che tutti i dipendenti siano in grado di lavorare attraverso la stessa piattaforma, nonostante il reparto in cui si trovano.
Tutti i reparti possono collaborare e comunicare attraverso la stessa piattaforma. Si possono anche creare bacheche dedicate o canali di comunicazione per i team per discutere i nuovi progetti che stanno per iniziare, il che può a sua volta aumentare le collaborazioni organiche.
La collaborazione tra team è una disciplina
La disciplina della collaborazione tra team non è una cosa una tantum. È un processo continuo che deve far parte della cultura del lavoro dell’azienda. Le collaborazioni cross-team avvengono nelle aziende quasi ogni giorno, ma è il modo in cui sono implementate che può fare la differenza. I team interfunzionali di successo aiutano a raggiungere gli obiettivi organizzativi e, in definitiva, più successo.