Le frodi negli affari possono costare ad un’azienda fino a 500.000 dollari solo in capitale. Tuttavia, questo non tiene conto delle altre risorse vitali perse, come il tempo, la produttività, la reputazione e la lealtà.
Quando qualcuno si infiltra nelle operazioni aziendali, potrebbe ottenere l’accesso ai profitti, così come a informazioni sensibili, proprietà intellettuale e documenti. Fatture compromesse, libro paga, informazioni di credito, beni e identità possono mettere in gioco il futuro di un’azienda. Le partnership stabilite possono essere interrotte, la fidelizzazione dei clienti può diminuire e l’occupazione può diminuire a causa della rottura della fiducia e della paura di esporsi.
Quando le aziende diventano vittime di frode, potrebbero non essere in grado di recuperare l’intero ammontare del capitale perso o ottenere un risarcimento dei danni. Pertanto, le organizzazioni devono utilizzare misure preventive per ridurre il rischio di eventi fraudolenti.
Con strumenti automatizzati, come il software di analisi predittiva, le organizzazioni vengono avvisate ogni volta che vengono rilevati valori o attività insolite. Questo permette al management di affrontare prontamente i problemi e di mettere in sicurezza i sistemi per garantire che il capitale e i dati sensibili siano protetti.
Per iniziare, le aziende dovrebbero capire i diversi tipi di frode che possono affrontare per prepararsi adeguatamente e proteggere le loro operazioni.
5 tipi principali di frodi aziendali
La frode può avvenire da fonti interne, come i dipendenti, o persone esterne, come clienti o hacker. Tuttavia, indipendentemente dall’autore, le aziende hanno bisogno di capire le varie minacce che possono incontrare e come potrebbero avere un impatto sulla loro organizzazione.
I tipi comuni di frode che si verificano all’interno delle aziende includono-
1. Furto d’identità
Il furto d’identità potrebbe potenzialmente costare a un’azienda migliaia di dollari per riguadagnare l’accesso alla propria identità e a tutte le linee di credito. I ladri potrebbero entrare in possesso di rendiconti finanziari, dichiarazioni dei redditi e documenti bancari, mettendo a rischio sia l’identità che le finanze dell’azienda.
A prescindere dal fatto che le informazioni aziendali siano conservate come documentazione fisica o su un database virtuale, le imprese devono assicurarsi che i loro rendiconti finanziari siano sicuri. I documenti digitali dovrebbero essere protetti da un firewall e accessibili solo da utenti autorizzati con nomi utente e password impostati. Allo stesso modo, i documenti fisici dovrebbero rimanere sotto chiave e recuperati solo da lavoratori verificati.
Il furto di identità può avvenire anche se un assegno viene smarrito e finisce nelle mani sbagliate. Con il conto e il numero di routing, un truffatore potrebbe potenzialmente ritirare i fondi. Pertanto, le aziende dovrebbero considerare l’istituzione di un sistema separato per il libro paga e l’utilizzo di trasferimenti elettronici di fondi (EFT).
2. Frode sui libri paga
Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la frode sui libri paga è due volte più probabile che accada in una piccola impresa che in una grande impresa. La frode contabile può verificarsi in diversi modi, tra cui
- Gonfiare le ore – La frode sui libri paga più comune si verifica quando i dipendenti gonfiano leggermente le loro ore registrate. Con l’inflazione incrementale, i lavoratori ricevono piccoli aumenti di stipendio, sperando di essere trascurati ed evitare gli avvisi del sistema. Questo può accadere quando un dipendente continua a timbrare il cartellino mentre non lavora, inserendo ore extra manualmente, o timbrando in coppia.
- Non rimborsando gli anticipi – In rare occasioni, un dipendente può chiedere al suo supervisore un anticipo. Tuttavia, la maggior parte delle registrazioni sul libro paga non tiene conto di questi scenari, rendendo facile dimenticarsene. Questo permette ai dipendenti malvoluti di ricevere una paga extra senza l’intenzione di rimborsare l’anticipo.
- Cambiare i tassi di retribuzione – Anche se molto raro, alcuni dipendenti lavorano con consulenti del libro paga che hanno accesso al sistema contabile per gonfiare i salari orari. Questo richiede che l’utente autorizzato modifichi temporaneamente la paga proprio prima che i pagamenti vengano rilasciati per evitare di innescare il sistema.
Per combattere questi rischi, le organizzazioni dovrebbero eseguire controlli sui precedenti dei nuovi dipendenti per garantire che non abbiano precedenti penali o storie di lavoro discutibili. Le aziende dovrebbero anche eseguire controlli regolari sul libro paga per tracciare tutti i fondi in uscita e le paghe orarie per garantire l’accuratezza.
3. Frode monetaria
La frode monetaria può comportare la contraffazione di banconote e il furto fisico di denaro da un’azienda.
- Banconote contraffatte – Sfortunatamente, le banconote false possono essere trascurate al momento dell’acquisto iniziale ma vengono verificate una volta che l’azienda cerca di fare un deposito. Questo lascia l’azienda con perdite di magazzino e di entrate. Pertanto, le aziende dovrebbero formare i dipendenti su come decifrare la valuta vera da quella falsa attraverso le caratteristiche fisiche. Differenze di microstampa, filigrane, stampa in rilievo e inchiostro colorato sono tutti segni di denaro contraffatto.
- Furto di contanti – La maggior parte delle piccole frodi aziendali si verifica dal furto di contanti da parte di dipendenti interni. Skimming, furto di contanti, ed esborsi di registro sono le più comuni truffe in contanti dei dipendenti e possono costare alle aziende centinaia di dollari. Per prevenire le frodi dei dipendenti, le aziende dovrebbero monitorare continuamente i registri e avere supervisori che contano i cassetti dei contanti alla fine di ogni turno.
4. Frodi sui resi
Ci sono molti tipi di frodi sui resi, ma ognuno di essi può mettere a rischio l’inventario e i conti di un’azienda. Alcuni clienti possono acquistare un articolo e cercare di restituirlo dopo averlo già usato per ricevere un rimborso. In questo caso, l’azienda rimane con un articolo difettoso e una perdita di entrate. Altri clienti possono rubare i prodotti e tentare di restituirli per un rimborso, sostenendo di aver perso la ricevuta per ottenere un profitto.
Tuttavia, le aziende possono prevenire le frodi sui resi implementando politiche severe che richiedono ricevute fisiche o digitali o profili di fedeltà dei clienti per verificare gli acquisti. Le aziende possono anche limitare il tempo di restituzione in modo che i consumatori possano ricevere il credito del negozio o un rimborso solo entro una piccola finestra. Queste politiche minimizzano il rischio di ricevere un articolo usato o rubato.
5. Frode di compensazione dei lavoratori
La maggior parte degli stati richiede alle aziende di acquistare un’assicurazione di compensazione dei lavoratori se i dipendenti si feriscono o si ammalano al lavoro. Tuttavia, alcuni lavoratori hanno trovato il modo di approfittare di questo risarcimento. I dipendenti possono richiedere il risarcimento dei lavoratori per un infortunio che ha avuto luogo al di fuori del lavoro o fabbricare completamente una malattia.
L’unico modo per le aziende di prevenire questo tipo di frode è quello di mantenere una documentazione dettagliata su tutte le operazioni e i dipendenti. Rapporti regolari che delineano qualsiasi problema o incidente durante le attività possono aiutare a creare una linea temporale e fornire prove se si sospetta un falso reclamo.
Purtroppo, le frodi aziendali possono verificarsi in molte forme, rendendole difficili da rilevare a meno che la gestione sia consapevole delle truffe comuni. Per proteggersi dalle attività fraudolente, le aziende dovrebbero implementare sessioni di formazione, controlli regolari e software di monitoraggio. Queste tecniche di prevenzione delle frodi possono far risparmiare alle organizzazioni il capitale, lo sforzo e il tempo necessario per riconciliare i beni perduti.
Si tratta di un’attività che non ha nulla a che fare con la frode.