Kérdezze meg magát a következő csoportos döntéshozatali megbeszélés előtt: Melyik módszer segít a legtöbbet kihozni a csoportból, és az emberek a legjobban fogják érezni magukat az eredményekkel kapcsolatban? Csak konszenzust kérni gyakran nem elég!
Míg fontos, hogy meghatározzuk, milyen típusú döntést szeretnénk az értekezleten meghozni, ehhez kell illesztenünk egy megfelelő csoportos döntéshozatali módszert.
Mindenkit a fedélzetre
A konszenzusos döntéshozatal általános formája az, amikor a legszélesebb körben elfogadott véleményt tekintjük megoldásnak. Bár ez hatékony és különösen hasznos a kisebb jelentőségű döntéseknél, fontos, hogy óvatos legyél, amikor a konszenzusra alapozol. Ha nincs egyértelmű és teljes egyetértés a résztvevők között, valaki úgy érezheti, hogy nem hallgatták meg. Az itt bemutatott módszerek valamelyikének használata világossá teheti az érintettek számára, hogy miért döntött a csoport egy másik cselekvési irány mellett.
1. módszer: Szavazás
A csoportos döntés létrehozásának egyszerű módja, amelyet valószínűleg már Ön is használ az értekezletein, ha a résztvevők szavaznak. Ez jelentheti azt, hogy az értekezlet tagjai felemelik a kezüket, és a többségi véleményt fogadják el, vagy azt, hogy pontozzák a rendelkezésre álló lehetőségeket. Mindkettő hatékony stratégia, de fennáll a veszélye annak, hogy konformizmust generálnak a résztvevők között, ha tudják, hogy a csoport többi tagja mit szeretne, hogy válasszanak. A MeetingSift szavazási tevékenységének használata nagyszerű a szavazáshoz, és mivel a szavazatok névtelenek, lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy a legjobb belátásukat kövessék, és őszintén szavazzanak anélkül, hogy figyelembe kellene venniük, mit gondolhatnak mások az álláspontjukról.
2. módszer: Rangsorolás
A többségi szavazás hatékony csoportos döntéshozatali módszer, de nem olyan árulkodó, mint a csoportos döntéshozatal más módszerei. Annak érdekében, hogy jobban megértsük, hogy az értekezlet résztvevőinek véleménye hol helyezkedik el, módosíthatjuk a szavazást úgy, hogy az tartalmazza, hogyan rangsorolják a lehetőségeket egymáshoz képest. Az ilyen típusú eredmények nagyobb betekintést nyújtanak abba, hogy a csoport preferenciái hol és milyen mértékben közelednek egymáshoz, nem pedig abba, hogy egyszerűen hol oszlanak meg. Sajnos az információk összegyűjtése és értelmezése ezzel a csoportos döntéshozatali technikával nehéz lehet egy rövid megbeszélés időbeli korlátai között. Ez elkerülhető, ha a csoporttagokat arra kérjük, hogy az ülés előtt rangsorolják a rendelkezésre álló lehetőségeket, vagy ha az ülés után elküldjük a rangsorolás eredményeit. Egy másik lehetőség azonban a MeetingSift rangsoroló eszközének használata a csoport rangsorolásának valós idejű létrehozására és elemzésére a beérkező beadványok beadása közben. Ez lehetővé teszi, hogy a rangsor azonnal tájékoztassa a megbeszélés további részét és az értekezleten hozott döntéseket. Függetlenül a megvalósítás módjától, az, hogy a csoporttagok rangsorolják a lehetőségeket ahelyett, hogy csak a kedvencüket választanák, feltáró eredményeket adhat a csoport mögöttes preferenciáiról az adott döntéssel kapcsolatban.
3. módszer: Pontozás
Az értekezletcsoportoknak a döntés meghozatalához gyakran mélyebb elemzést igényel a rendelkezésre álló lehetőségekről, amennyiben össze kell hasonlítaniuk a véleményeket és preferenciákat. Egy csoport, amelynek például két reklámlehetőség közül kell választania, minden egyes választást több elem (design, hatékonyság, márkaimázs stb.) alapján mérlegelhet. A lehetőségek több jellemző alapján történő értékelését egy megbeszélés keretében általában megbeszélésre bízzák. A MeetingSift értékelési funkciója azonban lehetőséget biztosít arra, hogy minden egyes szempontot 1-5-ig terjedő skálán pontozzon, és a legfontosabb jellemzők alapján egymás melletti összehasonlítást végezzen két lehetőség között. Az ilyen típusú táblázat segítségével könnyű úgy hozzáállni a megbeszéléshez, hogy a csoport tudja, hol vannak az egyes lehetőségek gyengeségei. A csoport szerint mely szempontokat kell értékelni? Próbálja meg, hogy a csoport rangsorolja őket!
4. módszer: Több szavazat és szavazási fordulók
A szavazás másik módja a dotmocracy rendszer alkalmazása, amelyben az emberek több szavazatot kapnak, és a legmagasabb pontszámot elért lehetséges döntések jutnak tovább a következő fordulóba, amelyben kevesebb lehetőséget kapnak. Ez a csoportos döntéshozatali eljárás annyiban hasznos, hogy a résztvevők nem korlátozódnak egy szavazatra. Ezenkívül a több forduló alkalmazásával a résztvevők a még rendelkezésre álló lehetőségekhez viszonyítva hozhatnak döntéseket. Ez – kitalálta! – könnyen megvalósítható a MeetingSift segítségével, mivel helyben is lehet új szavazatokat generálni, és miután a csoport megszavazta vagy rangsorolta a lehetőségeket, a későbbi kérdések ezen eredmények köré építhetők.
5. módszer: Iteratív konvergencia – Delphi módszer
Végül vannak olyan technikák is, mint a Delphi módszer, amelyben a csoporttagok előrejelzéseket vagy javaslatokat tesznek, és a többi csoporttagtól körökönként anonim visszajelzést kapnak. Ezt követően az ötletek frissíthetők és átstrukturálhatók, hogy végül a legjobb válasz felé konvergáljanak. Ez az ötlet azért tetszik nekünk, mert lehetővé teszi az ötletek idővel történő módosítását. Néha a zsenialitás csak a rossz ötlet felszíne alatt rejtőzik, és ha valamit nem zárunk ki azonnal, az nagyszerű eredményekhez vezethet!
Míg ezek természetesen csak néhány módszerek a csoportos döntés meghozatalának számos módszere közül, arra bátorítjuk, hogy gondolkodjon el azon a stratégián, amely a legjobban megfelel a meghozandó döntés típusának. A következő csoportos döntéshozatali megbeszélés előtt tegye fel magának a kérdést: Melyik módszer segít a legtöbbet kihozni a csoportból, és az emberek a legjobban fogják érezni magukat az eredményekkel kapcsolatban? Csak konszenzust kérni gyakran nem elég!