Les 5S sur le lieu de travail japonais (2)- Seiton à portée de main
Aider les fournisseurs à prendre l’avantage
Les 5S, souvent expliquées par Seiri = trier, Seiton = organiser, Seiso = nettoyer, Seiketsu = assainir et Shitsuke = maintenir, sont une méthodologie de travail introduite par les entreprises japonaises. Les 5S reposent sur le « bon sens » fondamental des Japonais, ce qui explique en partie pourquoi ils ont du mal à l’expliquer aux non-Japonais. Dans l’article précédent, nous avons donné un aperçu des 5S et quelques idées sur Seiri. Ce mois-ci, nous jetons un regard neuf sur Seiton.
Seiton-(整頓)
Regardons les significations plus subtiles de seiton. Le premier caractère, « organisation » ou « ordre », est le même que le premier caractère de seiri, le premier concept des 5S. En fait, les deux mots sont souvent utilisés ensemble pour décrire l’ordre en général, comme dans « seiri seiton ». Cependant, leurs significations sont très différentes. Seiri signifie trier, séparer et rejeter (et garder). Seiton signifie organiser et être prêt. Si nous nous concentrons simplement sur le rangement, nous pouvons perdre de vue la raison pour laquelle nous rangeons les choses, c’est-à-dire pour pouvoir les récupérer rapidement lorsque nous en avons besoin. Seiton signifie déterminer où et quand les articles sont nécessaires, et les placer de manière à favoriser un flux de travail efficace. Un travailleur ne devrait pas avoir à chercher les outils nécessaires, ou à marcher vers une autre zone pour accéder aux articles souvent utilisés.
Communication visuelle de Seiton
L’identification et la communication visuelles sont également essentielles à la mise en œuvre de Seiton. Les articles qui sont utilisés régulièrement sont souvent étiquetés pour documenter les dates d’utilisation afin de déterminer la priorité de l’emplacement. Les outils sont étiquetés afin que le bon soit utilisé. L’étiquetage à l’ombre (dessiner le contour de l’article à l’endroit où il doit être rangé) communique clairement l’emplacement correct. L’étiquetage au sol identifie l’emplacement de l’équipement. Il identifie également les endroits où les gens ont leur place et les endroits qui ne sont pas sûrs et auxquels ils n’appartiennent pas.
Le seiton et les humains
Nous pensons souvent que le seiton s’applique aux objets tels que les outils, les pièces et l’équipement, mais le sens original du seiton inclut également le fait de s’habiller correctement en fonction de son rôle. Un uniforme est un type de communication visuelle. Dans une entreprise japonaise, vous pouvez reconnaître au premier coup d’œil qui sont les contractants et non les employés réguliers, et aussi pour quel contractant ils travaillent, simplement par la couleur de l’uniforme. De même, les Japonais qui font de la randonnée portent des vêtements de randonnée, même pour une simple sortie d’une journée où, d’un point de vue purement technique, des vêtements ordinaires suffiront. Aligner le costume avec l’activité est important pour les Japonais.
Lieu et temps
Le japonais possède un mot, « ba », qui indique à la fois le temps et le lieu. Les Japonais sont sensibles à l’alignement des activités avec leur « ba » approprié. Un élément du seiton est l’alignement des horaires. Si, par exemple, les Japonais doivent convoquer une réunion d’urgence à 13 heures, ils peuvent être certains que les personnes qui doivent y assister seront présentes. En effet, les entreprises japonaises font l’effort logistique de donner à tout le monde la même pause déjeuner de 12h00 à 13h00. Elles sont donc surprises de convoquer une réunion impromptue à 13 heures aux États-Unis et de constater que de nombreux travailleurs ne sont même pas dans le bâtiment. Lorsqu’ils entendent : « Je ne trouve pas Joe. Il a dû sortir pour aller manger un morceau », ils se demandent si les Américains sont sérieux dans leur travail. Mon conseil : Trouvez l’heure à laquelle les Japonais prennent leur déjeuner et prenez-le à la même heure.
Un autre élément du seiton est d’aligner le comportement avec le « ba » approprié. Il y a un temps et un lieu pour tout. Les réunions sont des « ba » pour des discussions sérieuses. Ce ne sont pas des endroits pour plaisanter. Le dîner et les boissons sont « ba » pour plaisanter et apprendre à se connaître.
Se préparer
Le seiton est différent du simple fait d’avoir un atelier ou un bureau bien rangé. Le but ultime du seiton est la préparation, pour que les articles soient prêts en cas de besoin. Les éléments utilisés les processus de travail réels sont analysés du point de vue de la fréquence et de la proximité avant de se voir attribuer un emplacement.
Une plainte courante que j’entends de la part des Japonais est que les Américains ne sont pas préparés pour les réunions. Les données justificatives doivent être apportées, que ce soit sous forme de copies papier ou dans un format électronique rapidement récupérable. Ne vous retrouvez pas dans la situation de dire : « Je suis désolé, je sais que la feuille de calcul est quelque part sur le réseau… ». Assurez-vous de découvrir toute anomalie dans les données avant qu’ils ne le fassent et que votre équipe est préparée et en accord avant d’arriver à la réunion.
Seiton-tous les éléments nécessaires placés de sorte qu’ils puissent être localisés et prêts quand ils sont nécessaires. Dans le prochain article, regardons Seiso (清掃), comment nous prenons soin de ces éléments.