Mise en œuvre d’un système de DME : L’expérience d’une clinique

Le plan de mise en œuvre

Le plan que l’équipe a élaboré comportait plusieurs tâches de mise en œuvre simultanées, notamment l’analyse et la refonte du flux de travail, la modification des installations, l’installation du matériel, la configuration du logiciel, l’élaboration d’un système de sauvegarde, la saisie des anciennes données, le traitement du papier et la formation. Une autre clé de la réussite de la mise en œuvre d’un DME est de définir clairement ce que vous voulez que le DME accomplisse et de prendre des décisions tout au long du processus qui soutiennent cet objectif. Avec notre objectif de devenir sans papier à l’esprit et avec la philosophie générale de « prévoir le pire, espérer le meilleur », voici comment nous avons géré chacune des tâches de mise en œuvre :

Analyse et refonte du flux de travail. L’une de nos tâches les plus importantes était d’analyser chaque fonction de chaque emploi pour comprendre comment les tâches étaient accomplies avec l’ancien système. L’équipe de projet a passé beaucoup de temps à analyser les processus de travail existants, à chercher des possibilités d’amélioration de l’efficacité, à concevoir de nouveaux flux de travail qui pourraient être accomplis avec les outils disponibles dans le DME et à élaborer un plan de transition. Lors de réunions mensuelles pendant le processus de mise en œuvre, le personnel du bureau et le personnel médical ont discuté et planifié les changements nécessaires dans le déroulement du travail qui permettraient d’utiliser au mieux le système de DME. Par exemple, nous avons décidé de remplacer les messages téléphoniques sur papier par des messages électroniques, et nous avons intégré la documentation de la supervision des résidents (une tâche auparavant effectuée sur papier) dans la note d’évolution électronique.

Modification des installations. Pour éviter les dépenses liées à des rénovations majeures, la plupart des cabinets devront adapter le système de DME à l’espace et aux plans d’étage existants, comme nous l’avons fait. Une fois notre reconception du flux de travail terminée, nous avions une bonne compréhension de ce que serait le flux des patients et du personnel avec le système de DME fonctionnant dans notre espace existant. C’était essentiel pour planifier l’emplacement du nouvel équipement de DME. Pour éliminer complètement les dossiers papier, nous devions avoir des ordinateurs à chaque endroit du bureau où le personnel devait chercher ou entrer des données dans le dossier, et nous devions avoir des imprimantes partout où les membres du personnel devaient remettre des documents imprimés aux patients. Une fois que nous avons décidé où placer tout le matériel, nous avons installé des câbles électriques et de réseau supplémentaires là où c’était nécessaire. Dans chaque salle d’examen, nous avons installé un poste de travail avec un plateau coulissant pour le clavier, une surface d’écriture coulissante et un tiroir de bureau pour les formulaires. Les postes de travail des salles d’examen ont été conçus en fonction des objectifs suivants :

• Créer un triangle entre le médecin, l’écran et le patient pour faciliter le contact visuel et permettre au médecin de s’asseoir assez près pour toucher le patient.

• Assurer une hauteur de clavier, une position de souris et une hauteur de visionnement du moniteur ergonomiquement appropriées.

• Éviter l’encombrement causé par les supports de formulaires papier sur les murs.

• Avoir une surface d’écriture facilement disponible.

Sélection et installation du matériel. Le choix du matériel pour le réseau et les serveurs est principalement guidé par les exigences et les recommandations du fournisseur. Compte tenu de la rapidité avec laquelle ce type de matériel change, nous nous sommes assurés d’avoir les dernières recommandations du vendeur avant d’acheter quoi que ce soit. Un choix de matériel fait l’objet d’un débat considérable parmi les utilisateurs de DME : utiliser des ordinateurs de bureau câblés ou des ordinateurs portables ou tablettes aux postes de travail. Nous avons choisi des ordinateurs de bureau câblés pour éviter les problèmes associés aux ordinateurs portables – coût accru, plus grande difficulté à réparer ou à échanger des composants, durée de vie limitée de la batterie, risque de dommages dus à des chutes ou à des déversements de liquide et couche supplémentaire de technologie nécessaire pour les connexions sans fil.

Avec nos sélections de matériel, nous avons mis en place une petite installation de test hors site du serveur, du poste de travail, de l’imprimante et du scanner. Comme les membres techniques de notre équipe de projet étaient des employés des services d’information de l’UWDFM, il était plus facile pour eux de travailler sur l’installation de test dans leur bureau au départ. Une fois le logiciel installé, nous avons pu effectuer un grand nombre de tests et de configurations sur le système de test avant qu’il ne soit déplacé sur le site de la pratique deux mois avant la mise en service. À peu près au même moment où nous avons déplacé le système de test, nous avons installé des postes de travail entièrement équipés dans toutes les zones, à l’exception des salles d’examen. Cela a permis au personnel de bureau ayant moins d’expérience en informatique de se familiariser avec le système d’exploitation et les programmes de courrier électronique et de traitement de texte. Environ deux semaines avant la mise en service, nous avons installé les postes de travail des salles d’examen.

Configuration du logiciel. Un bon logiciel EMR peut être adapté à l’environnement de votre pratique sans programmation personnalisée coûteuse. Cependant, plus la flexibilité intégrée est grande, plus le travail nécessaire pour configurer le logiciel afin de répondre à vos besoins avant de pouvoir commencer à l’utiliser est important. Le logiciel de chaque fournisseur aura ses propres exigences de configuration, mais les considérations suivantes sont communes à tous les produits DME :

– Sécurité. Le logiciel DME devrait avoir la capacité de limiter l’accès à diverses parties du dossier à des utilisateurs particuliers. Dans notre pratique, chaque utilisateur n’était autorisé à accéder qu’aux zones du dossier et aux fonctions de cette zone qui étaient nécessaires à ses tâches professionnelles. Notre objectif était de restreindre l’accès à tous les utilisateurs, sauf quelques utilisateurs de haut niveau, pour les fonctions qui présentaient des risques évidents de compromission intentionnelle ou accidentelle de l’intégrité du dossier, comme la possibilité de supprimer les notes d’évolution.

– Gestion des données de laboratoire. Nous voulions que tous les résultats des tests de laboratoire soient disponibles dès que nous commencions à utiliser le DME. Cela nécessitait soit une interface électronique avec chaque laboratoire, soit une méthode manuelle de saisie des données. Bien que nous travaillions actuellement sur une interface électronique avec seulement notre laboratoire principal, nous avons une méthode manuelle de saisie des données qui nous permet de saisir les résultats des autres laboratoires. Bien que nous ayons ainsi accès à tous les résultats de tests, l’utilisation d’une méthode manuelle de saisie des données pose quelques problèmes. Par exemple, après la mise en service, nous avons constaté que les plages normales que nous avions saisies à la main à partir des manuels de laboratoire n’étaient pas toujours les plus à jour, de sorte que nous devions appeler chaque laboratoire pour obtenir les plages normales correctes en fonction de l’âge et du sexe et les corriger dans notre système – un problème que nous n’aurions pas avec une interface électronique.

– Modèles. Un modèle est un ensemble d’éléments de texte structuré qui invite l’utilisateur à ajouter des éléments de données pour documenter la rencontre médicale. Certains DME exigent des modèles pour la saisie des données, tandis que d’autres, comme celui que nous avons choisi, sont plus flexibles et permettent la saisie des données par modèle, par saisie directe (dactylographie), par dictée/transcription ou par reconnaissance vocale. L’élaboration de modèles (et même la modification de modèles existants) exige beaucoup de temps et d’efforts. Pour cette raison et parce que nos cliniciens dictaient la majorité de leurs notes d’évolution à l’époque, nous avons choisi de permettre initialement la poursuite de la dictée avec le transcripteur tapant directement dans l’application. Nous avons attendu, pour encourager le développement de modèles, que les prestataires se familiarisent avec le logiciel. Les utilisateurs moyens ont commencé à demander à utiliser des modèles après trois mois. Nous avons constaté une diminution notable de l’utilisation de la transcription après six mois qui s’est poursuivie à mesure que l’utilisation des modèles augmentait.

Développement d’un système de sauvegarde. Bien que cela puisse sembler être une tâche facile, ce qui devrait fonctionner et ce qui fonctionne ne sont pas toujours les mêmes – quelque chose que nous avons appris un peu trop tard. Nous pensions avoir mis en place un bon système de sauvegarde de la base de données et des applications mais, après la mise en service, nous avons quand même réussi à perdre les données d’une journée et demie en raison de problèmes techniques imprévus et d’une erreur humaine. La clé est d’avoir plusieurs méthodes de sauvegarde et de récupération et de les tester avant de passer en direct.

Saisie des anciennes données. La quantité d’anciennes données à charger dans le DME avant de passer en direct dépend du temps et de l’argent disponibles, ainsi que des besoins et des désirs des cliniciens. Les options vont de l’absence de données préchargées à une abstraction et une saisie de données étendues. Nous avons acheté une interface qui charge toutes les données démographiques de notre système de facturation dans notre DME et qui met à jour les changements toutes les cinq minutes. Nous avons chargé les notes d’évolution des trois derniers mois peu avant la mise en service. Comme notre transcriptrice avait toujours tapé nos notes d’évolution dans un programme de traitement de texte, tout ce qu’elle avait à faire avec les notes des trois derniers mois était de commencer à sauvegarder les fichiers de façon à pouvoir les charger dans le DME. Après la mise en service, toutes les données ont été saisies électroniquement. Comme remplir les sections du DME sur les antécédents médicaux, sociaux et familiaux prenait beaucoup de temps au début, nous avons commencé à programmer des examens complets qui duraient 15 minutes de plus. Nous avons éliminé ce temps supplémentaire environ 18 mois plus tard. Nous avons cessé de sortir les dossiers pour les messages téléphoniques après six mois et pour la plupart des visites au bureau après 18 mois.

S’occuper du papier. De nombreux DME ne sont pas conçus pour remplacer complètement le dossier papier, donc si « passer au zéro papier » est votre objectif, vous devez vous assurer que le logiciel a tous les outils nécessaires pour l’accomplir. La condition la plus importante pour passer au zéro papier est d’avoir une méthode pour numériser les documents extérieurs sous forme de texte ou d’images et les classer dans le DME. La gestion de l’énorme quantité de documents relatifs aux patients qui arrivent quotidiennement dans notre bureau est l’un de nos plus grands défis. Chaque document lié au patient doit être examiné et classé, numérisé ou détruit. Dans le cadre de nos tâches de mise en œuvre, nous avons dû analyser les différentes catégories de résultats de tests, de documents hospitaliers et d’autres informations qui affluaient chaque jour dans notre bureau et décider de la manière de les gérer. Nous avons décidé de numériser certains documents importants, comme les frottis et les rapports de radiologie, et de classer le reste. Une fois les documents numérisés, nous les conservons pendant au moins une semaine pour assurer une sauvegarde informatique fiable, puis ils sont détruits. Certains documents qui n’ajoutent pas d’informations utiles au dossier, comme le quatrième rapport de radiographie pulmonaire d’un patient hospitalisé dans un état critique, sont simplement détruits. Pour diminuer la demande de numérisation, nous travaillons sur une interface électronique pour le transfert des documents.

Formation. Notre formation comportait trois phases – évaluation initiale des compétences de base, formation aux compétences de base et formation spécifique à l’application – qui ont été effectuées respectivement trois mois, deux mois et une semaine avant la mise en service. Un représentant du fournisseur et notre propre formateur ont mené les sessions de formation. Un document de synthèse décrivant les principaux changements de flux de travail a été distribué pendant la formation sur les applications, de sorte que toute personne qui ne savait pas comment effectuer une tâche avec le nouveau système disposait d’une référence rapide.