Josie dirige l’équipe marketing d’une entreprise technologique de taille moyenne. En tant que personne de référence pour son département, elle reçoit fréquemment des demandes de projet entrantes.
Parfois, elles arrivent par e-mail ou par fil de messages instantanés, tandis que d’autres fois, elles sont mentionnées de manière désinvolte dans les réunions. En toute honnêteté, il arrive parfois qu’il n’y ait aucune demande réelle, et elle a l’impression de devoir lire dans l’esprit des gens ce qui doit être fait.
C’est beaucoup pour elle de jongler, et elle sait qu’elle perd beaucoup de son temps ainsi que du temps et de l’énergie de toute son équipe. Elle est donc à l’affût d’une meilleure façon de gérer le travail de projet qui atterrit dans l’assiette de son équipe.
L’une des meilleures façons pour elle de le faire est de créer un processus réussi qui peut être reproduit encore et encore. Elle décide donc de créer un modèle de processus d’admission qu’elle peut utiliser pour rationaliser toutes ces demandes de travail et mettre son équipe sur la voie du succès.
Pourquoi créer un modèle ? Les avantages de la création d’un modèle de processus d’admission
La normalisation du flux du processus d’admission au travail nécessitera un certain travail au départ, mais les nombreux avantages en valent la peine. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles les chefs de projet comme Josie devraient envisager de créer un modèle de processus d’admission de projet.
Il améliore la cohérence.
Sans un processus défini en place, il est beaucoup trop facile pour les choses de se perdre dans la mêlée. Les demandeurs de projet ne comprennent pas vraiment ce qu’on attend d’eux lorsqu’ils décrivent un projet, et votre équipe n’a pas de méthode établie pour avancer. Cela entraîne de la confusion et des retards pour tout le monde.
Un processus de réception de projet bien défini élimine cette confusion en donnant à chacun un ensemble prescriptif d’étapes à suivre pour demander du travail à votre équipe.
Ce processus rationalisé permet à chacun de savoir facilement ce qui doit se passer, ainsi que ce qui se passera ensuite.
Il vous permet d’obtenir les informations dont vous avez besoin.
Vous ne connaissez que trop bien le combat qui consiste à se sentir prêt à s’attaquer à un projet, pour découvrir que vous n’avez pas toutes les informations dont vous avez besoin. Vous perdez alors du temps à rechercher ces détails importants.
C’est un obstacle courant. Dans une enquête menée auprès de 300 dirigeants d’agences, 27 % des personnes interrogées ont trouvé que les briefs créatifs étaient incomplets ou incohérents.
C’est un autre avantage de la modélisation du flux de votre processus d’admission de projet – notamment avec un questionnaire ou un brief créatif que les demandeurs doivent remplir. Dans ce formulaire, vous devriez définir des champs obligatoires (Wrike rend cela facile !) afin d’être assuré que votre équipe dispose de toutes les informations dont elle a besoin dès le départ, sans un tas d’allers-retours inutiles et chronophages.
Il ouvre la porte à l’automatisation.
Il y a de fortes chances que votre processus actuel d’admission à la gestion de projet implique un grand nombre de tâches répétitives ou abrutissantes – des choses comme la mise en place de projets, l’attribution de propriétaires et la fixation de délais. Avec un processus modélisé en place, il est beaucoup plus facile de repérer les pièces répétitives ou banales du flux de travail qui peuvent facilement être automatisées.
Les responsabilités répétitives comme la création de projets au sein de votre logiciel de gestion du travail et l’attribution de tâches peuvent facilement être automatisées avec le bon outil. Ainsi, vous et votre équipe n’avez pas à perdre de temps sur ces tâches ménagères et pouvez vous consacrer directement au travail qui compte.
Il vous permet de mieux gérer la charge de travail.
Lorsque les demandes de travail affluent de toutes parts, il est difficile de maîtriser tout ce sur quoi votre équipe travaille à un moment donné.
Mais lorsque toutes les demandes sont centralisées et suivent un processus modélisé, vous avez une maîtrise solide de tous les projets qui sont actuellement dans l’assiette de votre équipe, de sorte que vous pouvez mieux gérer vos délais et vos ressources et éviter de disperser votre équipe.
Il vous fait gagner du temps.
Regardez les avantages précédents que nous avons mentionnés, et vous remarquerez un thème commun : Ils vous épargnent non seulement beaucoup de tracas, mais ils vous font également gagner beaucoup de temps.
C’est l’un des plus grands avantages de la modélisation de votre processus d’admission des clients ou de votre processus interne d’admission des projets. Avec cela en place, vous ne réinventez pas la roue pour chaque nouvelle demande de projet, ce qui vous fait gagner beaucoup d’heures (sans parler des tonnes d’énergie).
6 questions que tout formulaire de prise de projet devrait poser
Vous êtes convaincu des avantages de la mise en place d’un modèle de processus de prise de travail. Mais avant de le faire, vous devez trouver la réponse à cette question : Quelles sont les étapes du processus d’admission ?
Ces étapes peuvent varier en fonction de votre équipe unique et de vos projets types (chacun structure son processus différemment). Cependant, nous recommandons que le processus d’admission commence par cette première étape importante : le formulaire d’admission au projet.
Il s’agit essentiellement d’un questionnaire ou d’un brief créatif que les personnes ou les équipes doivent remplir afin de demander que votre équipe travaille sur un projet.
Encore, ce à quoi ressemblera exactement ce formulaire peut dépendre d’une variété de facteurs. Cependant, vous trouverez ci-dessous quelques questions fondamentales que chaque formulaire devrait poser.
Qui est la personne de référence pour ce projet ?
Souvent, quelqu’un demandera un projet à votre équipe, mais cela ne signifie pas nécessairement qu’il sera celui qui supervisera les progrès et répondra aux questions lorsque votre équipe se mettra au travail.
C’est pourquoi cette question est si importante. Elle garantit que vous et tout le monde savez qui est propriétaire de ce projet, de sorte que vous pouvez approcher la bonne personne lorsque vous avez besoin de clarté ou de direction.
Meilleur type de champ à utiliser : réponse courte
De quel type de projet s’agit-il ?
L’une des toutes premières questions de votre formulaire d’admission devrait être de savoir quel type de projet est demandé. Par exemple, avec l’équipe marketing de Josie, elle doit savoir quel type de travail est demandé. Une campagne de médias sociaux ? Un article de blog ? Un webinaire ? Une campagne par courriel ? Un événement ?
C’est un détail que vous devez connaître dès le départ afin d’obtenir le contexte dont vous avez besoin. Mais ces formulaires sont encore plus efficaces si vous pouvez utiliser cette question initiale comme un filtre.
Les formulaires de demande dynamiques de Wrike permettent d’adapter facilement le reste du questionnaire en fonction de cette réponse initiale. Si le demandeur indique qu’il a besoin d’un article de blog, les questions suivantes ne concerneront que ce type de projet, et il n’aura pas besoin de répondre à des questions non pertinentes.
Meilleur type de champ à utiliser : dropdown
Quel est l’objectif principal de ce projet ?
Vous ne devez pas seulement savoir ce qu’est le projet – vous devez comprendre le pourquoi de ce projet. Quel est l’objectif global ?
C’est quelque chose que les demandeurs devraient être en mesure d’articuler clairement lorsqu’ils remplissent votre formulaire de demande. Ils devraient également indiquer une métrique clé qu’ils surveilleront afin que vous soyez tous sur la même longueur d’onde quant à la façon dont le succès sera défini.
Avoir cette information dès le départ vous permet de réaliser le projet en ayant la finalité en tête.
Meilleur type de champ à utiliser : paragraphe
Qui est le public de ce projet ?
Chaque projet a un public spécifique, et c’est une perspective importante que vous devez garder à l’esprit lorsque vous travaillez sur la mission demandée.
Dans votre formulaire d’admission, les demandeurs doivent indiquer quel est leur public cible. Est-ce pour une équipe interne ? Au conseil d’administration ? Des clients ou des consommateurs ? Un sous-ensemble spécifique de ceux-ci ?
C’est quelque chose que vous devez savoir avant de faire un seul pas en avant.
Meilleur type de champ à utiliser : cases à cocher et réponse courte
Quel est le budget de ce projet ?
Bien sûr, lorsqu’il s’agit de demandes de projets, l’argent est une préoccupation réelle. Vous devez savoir combien vous pouvez investir dans la réalisation de ce projet avant d’engager une seule ressource.
Lorsqu’ils remplissent le formulaire d’accueil, les demandeurs doivent indiquer d’emblée leurs contraintes budgétaires – ou, à tout le moins, une fourchette dans laquelle le projet doit s’inscrire.
Meilleur type de champ à utiliser : dropdown
Quel est le délai idéal pour l’achèvement d’un projet ?
Il est fort probable que votre équipe ne s’occupe pas d’un seul projet à la fois. Vous traitez constamment un barrage de demandes provenant de divers départements ou clients. Et, afin de les prioriser efficacement, vous devez savoir quand chaque projet doit être terminé.
Les demandeurs doivent indiquer leur date d’achèvement souhaitée pour le projet lorsqu’ils soumettent la demande initiale. Il est intelligent d’expliquer que leur date souhaitée n’est pas une garantie – elle dépend de la quantité de travail déjà sur votre assiette.
En outre, incluez directement sur votre formulaire une mise en garde sur le délai de préavis dont vous avez besoin pour terminer un projet typique (afin de ne pas recevoir un tas de demandes de dernière minute).
Meilleur type de champ à utiliser : les dates
Autres questions potentielles que votre formulaire de prise de travail peut poser…
Les questions ci-dessus sont importantes pour pratiquement tout projet et toute équipe, mais votre formulaire nécessitera probablement une personnalisation plus poussée et peut-être même des questions supplémentaires. En voici quelques autres que vous pouvez envisager d’inclure sur votre modèle de processus d’admission :
- Qui a approuvé cette demande ?
- Meilleur type de champ à utiliser : réponse courte
- Y a-t-il des fichiers ou des actifs existants que nous devrions avoir ?
- Meilleur type de champ à utiliser : pièce jointe
- Quel appel à l’action ce projet doit-il inclure ?
- Meilleur type de champ à utiliser : réponse courte
- Que devons-nous savoir d’autre sur ce projet ?
- Meilleur type de champ à utiliser : paragraphe
Vous voulez encore plus d’inspiration pour faire tourner la roue ? Consultez ces modèles pour 10 types différents de formulaires de demande.
Templacer votre travail de projet : Aller au-delà du formulaire d’admission
Un formulaire de demande rempli est la première étape d’un diagramme de processus d’admission au travail standard, mais ce n’est vraiment que la pointe de l’iceberg. Vous voulez faire plus que simplement modéliser le formulaire d’admission – vous voulez modéliser l’ensemble du processus de lancement du projet.
Donc, une fois que ce formulaire est rempli et soumis, que doit-il se passer ensuite dans le diagramme de flux du processus d’admission du projet ou du client ? Voici les prochaines étapes que vous et votre équipe devriez suivre.
Automatisez la création de projets et de tâches.
Un projet rencontre souvent un goulot d’étranglement après avoir été demandé mais avant que le travail ne commence réellement.
Dans le cadre de votre processus d’admission, vous devriez prendre des mesures pour automatiser la création de tâches et de projets. De cette façon, ceux-ci sont créés au sein de votre plateforme de gestion du travail immédiatement (sans aucun travail supplémentaire de votre part !) afin que les progrès puissent commencer immédiatement.
Avec Wrike, il est simple de transformer automatiquement les demandes de projet en tâches entièrement construites ou en projets créés à partir de modèles que vous pouvez personnaliser.
Automatisez l’attribution des tâches.
De même, vous et toute votre équipe devez être en alignement sur qui est responsable de quoi afin que le projet puisse commencer à avancer. Vous ne pouvez pas attendre que quelqu’un prenne le relais.
Pour cette raison, vous devez également automatiser l’attribution des tâches aux membres de l’équipe. Cela augmente la responsabilité tout en garantissant qu’il n’y a pas de question sur qui est censé commencer le travail.
En plus de la création automatique de tâches et de projets, Wrike vous permet d’attribuer automatiquement différents types de travail en fonction des réponses des champs personnalisés tels que le lieu, le type de projet ou d’autres exigences spécifiques.
Laissez du temps pour la révision.
Une fois que ces tâches ont été créées et que les affectations ont été faites, prévoyez suffisamment de temps dans votre processus d’admission pour que les membres de l’équipe puissent revoir leurs contributions et exigences individuelles.
Cela leur donne une chance de s’assurer qu’ils ont ce dont ils ont besoin pour commencer ainsi que de poser toutes les questions de clarification qu’ils ont sur cette demande de projet.
N’oubliez pas que ces questions doivent être portées à votre attention ou à celle de la personne qui agit comme point de contact sur le projet pour votre équipe afin que la communication reste centralisée et passe par une seule personne.
Fournissez une mise à jour au demandeur.
Après cela, il est temps de revenir en cercle avec le demandeur initial du projet pour faire quelques choses :
- Confirmer la réception de la demande de projet
- Prendre toutes les questions de clarification que les membres de votre équipe ont soulevées
- Présenter un calendrier estimé pour l’achèvement du projet
Il est préférable de faire ces choses comme un commentaire sur la tâche ou le projet réel au sein de votre plate-forme de gestion du travail afin que toutes les communications et mises à jour pertinentes restent à cet endroit.
Pour rendre ce processus encore plus rapide, enregistrez votre texte de commentaire quelque part afin de pouvoir l’utiliser rapidement comme modèle de commentaire pour toutes les futures mises à jour des demandes.
Ayez une réunion de lancement.
Particulièrement pour les projets complexes ou longs, vous pourriez également vouloir programmer une réunion de lancement pour toutes les personnes qui auront un rôle à jouer dans ce projet.
Le faire va au-delà de cette confirmation initiale de réception et permet à toutes les parties prenantes clés d’aligner leurs attentes pour le projet afin que vous puissiez espérer éviter toute mauvaise communication ou problème majeur.
Créez votre modèle de processus d’admission et rationalisez votre travail de projet
Comme vous et Josie l’apprenez rapidement, la modélisation de l’ensemble du processus d’admission – de la demande initiale au démarrage effectif – offre de nombreux avantages, notamment une meilleure cohérence et beaucoup de temps gagné.
Bien que vous ayez la flexibilité de créer un processus qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe, une structure générale de processus d’admission à suivre est :
- Recevoir un formulaire de demande de travail rempli
- Créer automatiquement des tâches et des projets
- Attribuer automatiquement des tâches
- Revoir la demande et les tâches pertinentes
- Confirmer la réception de la demande et le calendrier du projet
- Organiser une réunion de lancement
Faites cela pour chaque projet que votre équipe doit réaliser, et vous passerez moins de temps à gérer le processus et plus de temps à vous concentrer sur ce qui compte : frapper ce projet hors du parc.
Vous êtes prêt à rationaliser encore plus votre processus d’admission ? Commencez par un essai gratuit de Wrike.
Et si vous voulez en savoir plus sur la création du modèle parfait de processus de prise de travail, consultez ces posts de suivi :
- 5 fonctionnalités que votre outil de processus d’admission au travail devrait avoir : met en évidence les caractéristiques clés qui améliorent la qualité et la fiabilité de vos modèles de processus d’admission
- 4 Signes que votre processus d’admission de projet est dépassé : comment tirer parti des meilleures pratiques d’admission de projet pour construire un processus bien défini
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