Il y a eu une annulation généralisée des conférences en raison de la pandémie de COVID-19, et il est fort probable que les annulations se poursuivent. La Graduate School n’offrira donc pas de bourses de voyage pour conférences pour le moment. Lorsque l’activité normale des conférences reprendra, nous recommencerons à offrir des bourses de voyage de conférence. Lorsque nous recommencerons à accepter les demandes, nous serons flexibles sur les dates d’échéance et nous préciserons un délai pour l’examen des demandes de bourses rétroactives.
Définition et politique
- Les bourses de voyage pour étudiants diplômés sont disponibles pour aider les étudiants diplômés à payer les frais de voyage vers les grandes conférences nationales ou internationales afin qu’ils puissent présenter des articles ou des affiches, ou servir de conférenciers invités. Les étudiants en arts peuvent recevoir des fonds pour donner des spectacles ou des installations invités.
- Chaque étudiant doit être confirmé comme présentateur avant que les fonds ne soient demandés, et chaque étudiant doit être dans un programme de diplôme et inscrit à des cours au moment du voyage. (Si la conférence a lieu en été et que l’étudiant n’est pas inscrit, il doit alors avoir été inscrit au printemps et s’être inscrit aux cours d’automne au moment de la demande pour être admissible.)
- Les fonds ne peuvent être utilisés que pour les billets d’avion ou les tarifs soutenant d’autres modes de transport (par exemple, le kilométrage, les taxis) ; ils ne peuvent pas être utilisés pour l’inscription, les hôtels, la nourriture ou d’autres frais de voyage.
- Les bourses individuelles sont limitées à une tous les deux ans.1
- La priorité sera accordée aux étudiants diplômés qui n’ont pas d’autre financement important disponible pour le voyage et/ou qui n’ont pas reçu de financement général de voyage de conférence pour étudiants diplômés de la Graduate School dans le passé.
- Ces bourses sont destinées à soutenir les étudiants diplômés qui présentent des recherches menées à l’Université de Washington, et non à des institutions antérieures.
Montants maximaux des bourses
- 300 $ pour les voyages nationaux
- 500 $ pour les voyages internationaux
Un montant limité de financement est disponible chaque période indiquée ci-dessous pour soutenir les voyages des étudiants diplômés au cours de cette période. Le financement sera approuvé après les dates limites indiquées avec des ajustements pour maintenir l’équité dans le processus. Les départements devraient développer leurs propres processus et priorités pour que les étudiants demandent du financement. Les demandes doivent être soumises avant le voyage et dans les délais prévus pour chaque période. Le financement ne sera pas accordé rétroactivement. Les départements peuvent soumettre leurs demandes à tout moment avant les dates limites, mais les décisions pour la période de voyage ne seront prises qu’après la date limite pertinente.
Si une bourse est accordée et que l’étudiant n’assiste pas à la conférence ou choisit de ne pas utiliser le financement de l’École des études supérieures, veuillez en informer le Bureau des bourses et des prix afin que la bourse puisse être annulée et que l’étudiant puisse conserver son admissibilité au financement.
Nous tentons de distribuer le financement de manière équitable. Si un département a fait une utilisation significativement plus importante des fonds par rapport aux autres unités, nous pouvons commencer à placer les futures demandes sur une liste d’attente. Vers la fin de l’année fiscale, en avril ou mai, nous déterminerons si quelqu’un sur la liste d’attente peut être déplacé vers un statut financé. Si des étudiants sur la liste d’attente sont entièrement remboursés dans l’intervalle, ils ne seront pas pris en compte pour le financement.
Soumettre une demande
Les demandes de voyage doivent être soumises par le personnel départemental autorisé en utilisant le portail des bourses dans MyGrad. Les étudiants qui souhaitent demander des bourses de voyage doivent contacter leur département pour obtenir des instructions et connaître les politiques et procédures internes.
Les demandes peuvent être soumises à tout moment avant le voyage demandé, mais au plus tard à la date limite indiquée pour chaque période de voyage. Les demandes seront examinées pendant la période appropriée, comme indiqué ci-dessous, et les attributions seront faites peu de temps après la date limite. Comme vous le verrez ci-dessous, pour chaque mois de voyage, il existe deux possibilités de dates limites différentes pour lesquelles une demande peut être soumise.
Soumettre une demande de financement de voyage de conférence générale
Délais
| Mois de voyage | Date limite 1 | Date limite 2 |
| Septembre | Juillet 1 | Août 1 |
| Octobre | Août 1 | Septembre 1 |
| Novembre | Septembre 1 | Octobre 1 |
| Décembre | Octobre 1 | Novembre 1 |
| Janvier | Novembre 1 | Décembre 1 |
| Février | Décembre 1 | Janvier 1 |
| Mars | Janvier 1 | Février 1 |
| Avril | Février 1 | Mars 1 |
| Mai | Mars 1 | Avril 1 |
| Juin | Avril 1 | Mai 1 |
| Juillet | Mai 1 | Juin 1 |
| Août | Juin 1 | Juillet 1 |
Justification de la demande
La section de justification de la demande doit inclure :
- Titre de la communication, de l’affiche ou de l’exposé que l’étudiant présente
- Si oui ou non l’étudiant a demandé ou reçoit un autre financement (cela comprend le financement fourni par la conférence, le département, la faculté et le GPSS). Si oui, la source et le montant demandé ou reçu.
- S’il y a lieu, une explication des circonstances atténuantes contraires aux politiques énoncées (Remarque : les demandes tardives ne seront prises en compte que si l’acceptation de la communication/du poster a été faite après la date limite finale de la période de voyage. Lorsque vous faites la demande dans MyGrad Program, envoyez par courriel une copie de l’acceptation à Fellowships & Awards : [email protected].)
- Priorité (facultatif ; les départements peuvent choisir de classer les demandes qu’ils soumettent, et nous les considérerons par ordre de priorité)
En soumettant une demande, les départements vérifient que la conférence est significative dans le domaine d’étude et que l’expérience est importante pour le progrès académique de l’étudiant (sauf indication contraire dans la section de justification). Afin de soumettre une demande, les départements doivent télécharger une copie de la lettre d’invitation ou de la notification d’acceptation envoyée à l’étudiant.
Accès aux bourses
Le processus d’approbation des bourses dans MyGrad Program génère un message électronique à l’étudiant et au demandeur. Les montants des bourses sont autorisés à être dépensés à partir des budgets départementaux GSF-RSA (75-XXXX). Aucun transfert réel de fonds n’aura lieu. Veuillez utiliser le code PCA « GRAD » lors du remboursement.
Le programme MyGrad fournit la documentation des montants des bourses – les étudiants doivent d’abord se connecter au portail étudiant du programme MyGrad et accepter la bourse. Le personnel du département s’occupera de tous les remboursements de voyage et pourra rembourser la partie de l’École des hautes études directement sur le budget GSF. Nous exigeons que les étudiants soient remboursés directement et qu’aucun transfert budgétaire ne soit effectué. Les étudiants doivent contacter les administrateurs financiers de leur département pour obtenir des instructions sur l’accès aux bourses.
Les questions doivent être adressées au Bureau des bourses et des prix.
1Une année court du 1er juillet au 30 juin (année fiscale).