Une mauvaise communication tue les entreprises.
Lorsque les dirigeants ne savent pas comment leurs équipes sont performantes (et que les membres de l’équipe ne savent pas ce que leurs dirigeants veulent ou ont besoin), alors la communication souffre, les initiatives tombent à l’eau et l’entreprise perd de l’argent qu’elle aurait pu facilement gagner.
Les rapports d’activité peuvent constituer un outil de communication essentiel pour les chefs d’entreprise, en leur donnant les informations dont ils ont besoin pour suivre les progrès accomplis dans la réalisation d’objectifs commerciaux importants et pour apporter des corrections de trajectoire si nécessaire.
Qu’est-ce qu’un rapport d’activité ? Comment rédiger un rapport d’activité ?
Voici une explication des rapports d’activité, quelques exemples de rapports d’activité et quelques conseils pour rédiger un rapport d’activité.
Qu’est-ce qu’un rapport d’activité ?
Un rapport d’activité est un élément formel d’information écrite utilisé à des fins commerciales spécifiques.
Il comprend généralement des descriptions des procédures à suivre, suivies de la collecte et de l’analyse des données. Ensuite, la personne qui présente le rapport documenté discute de l’importance des procédures et des conclusions tirées de l’analyse de ces données.
Les rapports d’entreprise sont souvent enregistrés et partagés au sein d’une entreprise afin de s’assurer qu’il peut être référencé si nécessaire à l’avenir.
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L’une des difficultés des rapports d’entreprise est qu’ils peuvent varier considérablement d’une organisation à l’autre. Les données qui sont importantes, par exemple, pour le bureau d’un comptable ou d’un avocat fiscaliste peuvent ne pas être aussi pertinentes pour une entreprise spécialisée dans la vente d’appareils électroniques ou de logiciels, même si elles peuvent utiliser beaucoup des mêmes documents au moment de la déclaration de revenus!
Types de rapports commerciaux
Il existe de nombreux types de rapports commerciaux qu’une organisation pourrait utiliser. Voici quelques types courants de rapports d’affaires :
Rapports d’affaires formels
Ces rapports se conforment généralement à un certain processus établi, et ils peuvent être requis pour se conformer à certaines exigences réglementaires. De nombreux rapports formels, lorsqu’ils sont mandatés pour la conformité, ont un formulaire standardisé que vous devez remplir.
Ces rapports se distinguent souvent des rapports d’affaires informels par leur intention, leur structure et leur longueur. Bon nombre des rapports spécifiques énumérés ci-dessous peuvent être considérés comme des rapports formels.
Lorsqu’ils sont créés spécifiquement pour se conformer à un certain type de réglementation, ces rapports peuvent être appelés « rapports statutaires. »
Rapports d’affaires informels
Les rapports d’affaires dits « informels » comprennent des choses comme des mémos ou des lettres intra-entreprise destinés principalement à être utilisés au sein de votre organisation.
Comme il s’agit de documents strictement internes destinés à la commodité plutôt qu’à répondre à une exigence réglementaire spécifique, ils ont souvent un format simple, en texte clair. Dans de nombreux cas, un rapport informel sera plus court qu’un rapport formel, bien que ce ne soit pas une règle » absolue « .
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Cependant, certaines entreprises choisissent d’utiliser un format ou un modèle de rapport d’activité spécifique, même pour leurs communications plus informelles ou internes. Cela peut aider à créer une cohérence pour ces rapports.
Plusieurs des types de rapports énumérés ci-dessous pourraient également être classés comme des rapports informels en fonction de leur format.
Rapports d’affaires analytiques et de recherche
Ces rapports recueillent des ensembles de données et les étudient ensuite pour créer une analyse et faire des recommandations basées sur cette recherche.
Par exemple, une entreprise pourrait créer un rapport analytique détaillant les données démographiques des clients dans plusieurs régions et segments pour déterminer comment et où commercialiser leurs produits ou ouvrir de nouveaux centres de distribution.
Rapports informationnels
Un rapport informationnel est un rapport qui enregistre un élément ou un ensemble de données particulier pour une interprétation ultérieure. Les rapports de dépenses, les journaux d’inventaire et les rapports de ventes pourraient tous être considérés comme des exemples de rapports informationnels.
Contrairement aux rapports analytiques, ces documents ne comprennent généralement pas d’explications ou de recommandations – bien que les données qu’ils contiennent puissent être utilisées pour prendre des décisions plus tard.
Sommaires
C’est un type de rapport d’affaires qui cherche à prendre un sujet ou un ensemble de données complexes et à l’expliquer aussi succinctement que possible. Les résumés sont souvent un type informel de rapport d’entreprise préparé par des secrétaires ou des assistants pour faire gagner du temps aux dirigeants lorsqu’ils prennent des décisions.
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Ils peuvent occasionnellement servir de base à un communiqué de presse ou à un autre document tourné vers l’extérieur.
Rapports de performance
Ces rapports rassemblent un ensemble de mesures de performance concernant un département, une équipe ou un individu au sein de l’organisation. Le contenu de ces rapports peut varier en fonction du département de la personne évaluée. Après tout, les comptables ne vont généralement pas être tenus aux mêmes normes que les représentants des ventes.
Dans de nombreux cas, les données des rapports de performance peuvent être utilisées pour prendre des décisions sur la dotation en personnel ou certaines initiatives commerciales – il peut donc y avoir un chevauchement avec les rapports analytiques.
Rapports de la minorité et de la majorité
Lorsqu’il y a un comité de trois personnes ou plus formé pour prendre une décision d’affaires, elles peuvent avoir une différence d’opinion.
Les rapports de la majorité et de la minorité collationnent les conclusions des côtés respectifs de la division. Le rapport du côté ayant moins de membres est appelé le rapport minoritaire, tandis que le rapport du côté le plus important est appelé le rapport majoritaire.
Rapports trimestriels et annuels
Rapports périodiques donnés à intervalles fixes pour aider à examiner les processus et les progrès vers les principaux objectifs de l’entreprise. Les rapports trimestriels et annuels peuvent avoir des objectifs différents selon les organisations.
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Dans certaines organisations, le rapport annuel peut être une collation des rapports trimestriels individuels. Ou, il peut impliquer un examen plus approfondi d’une initiative à long terme et de son impact sur l’entreprise.
Parfois, ces rapports peuvent être préparés sur une base plus fréquente et simplement appelés « rapports périodiques ».
5 Modèles et formats de rapports d’entreprise
Il existe autant de formats de rapports d’entreprise que d’entreprises qui les compilent. Si certains formulaires commerciaux peuvent utiliser un format standardisé (surtout s’il s’agit de « rapports commerciaux statutaires » exigés par la loi), d’autres peuvent ne pas avoir de format standard.
Voici quelques modèles et échantillons de rapports commerciaux que vous pourriez utiliser pour faire un rapport à l’avenir :
Modèle de rapport sur les ventes des employés
Numéro d’identification du magasin :
Nom de l’employé :
Date de l’examen des ventes :
Objectif de vente brute:
Valeur de vente brute:
Heures travaillées :
Valeur moyenne par heure:
Ce modèle de rapport informatif pourrait servir de base à une future évaluation du rendement d’un employé.
En particulier, le suivi des heures travaillées dans une période donnée par rapport au revenu brut total généré par cet employé peut être précieux pour mesurer équitablement la valeur d’un employé par rapport à d’autres qui peuvent travailler un nombre d’heures plus ou moins élevé.
Naturellement, certaines organisations peuvent ajouter des champs pour inclure la vente de produits spécifiques pour suivre les progrès vers des objectifs spécifiques.
Modèle de rapport d’activité
L’image ci-dessus est un modèle de rapport par défaut dans HubSpot qui présente les activités de vente des employés individuels de l’équipe de vente pour suivre leur degré d’activité.
Ce rapport peut être utilisé pour évaluer la fréquence à laquelle un membre de l’équipe de vente s’engage dans des activités critiques. Des diagrammes à barres similaires pourraient être utilisés pour aider à suivre d’autres activités fréquentes.
Modèle de rapport sur les ventes d’un département, d’une équipe, ou du magasin
| Réel | Projeté | Variance | %. Différence | Réel en cumul annuel | Projeté en cumul annuel | Variance en cumul annuel | % | |
| Ventes en $ | ||||||||
| Revenus | ||||||||
| Marge | ||||||||
| Nombre d’ordonnances Commandes | ||||||||
| Moyenne de la commande Valeur de la commande |
Les données de ce tableau pourraient être utilisées pour alimenter un graphique linéaire montrant les ventes prévues et réelles pour un département donné, l’équipe, ou l’emplacement au fil du temps.
Ces rapports sont souvent effectués sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
Modèle de rapport de dépenses
Les rapports de dépenses peuvent être difficiles à créer un modèle générique pour parce que différentes entreprises et industries auront différentes dépenses à suivre.
Il peut être utile de créer de grandes catégories de types de dépenses et de les suivre dans un fichier Excel ou un logiciel de suivi des dépenses qui peut automatiquement enregistrer les dépenses de votre entreprise par type.
De nombreux rapports de dépenses destinés à une consommation facile ont un format comme celui-ci :
- Un grand diagramme circulaire qui représente graphiquement chaque type de dépenses.
- Des diagrammes à barres montrant des comparaisons côte à côte de chaque type de dépenses.
- Un tableau budget vs dépenses qui collationne chaque type de dépenses et leurs totaux par rapport au budget disponible.
Certains de ces rapports de dépenses peuvent ajouter les revenus projetés d’un rapport de ventes pour analyser le risque de l’entreprise de dépasser son budget.
Modèle de rapport de recherche
De nombreuses entreprises doivent mener des recherches approfondies en préparation d’une nouvelle initiative ou du lancement d’un produit. Les rapports de recherche aident ces entreprises à recueillir des données et à fournir une interprétation des faits qu’elles peuvent utiliser au profit de l’entreprise.
Bien que la structure réelle d’un rapport de recherche puisse varier en fonction du type de recherche et de l’entreprise, un plan de base comprend généralement :
- Le nom (ou les noms, si plusieurs chercheurs sont impliqués) et les coordonnées du préparateur du rapport.
- Un résumé du contexte ou du résumé du rapport détaillant la raison du rapport et ses objectifs.
- Un résumé des « principales conclusions », qui est souvent sous forme de liste à puces. Il est utilisé pour fournir une liste rapide des points de données et des conclusions les plus importantes de l’étude.
- Le corps du rapport. Celui-ci contiendra généralement la majorité du texte ainsi que des figures et des images qui aident à mettre en évidence les points de données importants.
- Une conclusion qui résume les résultats de la recherche.
- Des recommandations sur ce que l’entreprise pourrait devoir faire en fonction des résultats de la recherche.
- Une liste de références pour toutes les sources ou études extérieures utilisées dans le document de recherche.
Comment rédiger un rapport d’entreprise : Les meilleures pratiques à garder à l’esprit
Les modèles de rapport décrits ci-dessus peuvent servir de point de départ à divers rapports d’entreprise formels ou informels. Cependant, le simple fait de suivre un modèle, même bon, ne garantit pas que le rapport sera valable.
Pour créer d’excellents rapports d’entreprise qui contribueront à améliorer les résultats au lieu de perdre du temps, voici quelques éléments à garder à l’esprit lors de leur rédaction :
Gardez votre rapport objectif, et non subjectif.
Le but ultime de la plupart des rapports d’entreprise est de communiquer clairement des faits, pas des opinions.
Les appels émotionnels utilisant des adjectifs descriptifs tels que « terrible », « affreux », « génial » et « superbe » sonnent bien, mais n’ajoutent pas de précision à un rapport. Au lieu de cela, essayez de garder votre langage simple afin qu’il ne communique que les faits.
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Cela peut sembler contre-intuitif lors de la rédaction d’un rapport basé sur l’analyse qui appelle à une certaine conclusion ou suggestion. Cependant, maintenir un ton impersonnel qui se concentre sur les données réelles plutôt que sur des descriptions émotionnelles est préférable pour un rapport formel destiné à présenter des faits objectifs.
Maintenir une structure de rapport cohérente pour chaque type de rapport.
Votre entreprise a-t-elle un format standardisé pour chacun de ses rapports ? Si ce n’est pas le cas, il faut l’établir dès que possible.
Suivre un modèle simple pour chaque type de rapport d’entreprise peut aider les lecteurs de l’organisation à comprendre rapidement le contenu du rapport. Ceci, à son tour, peut aider les lecteurs à gagner du temps.
Soumettez vos rapports à la révision par au moins une personne.
La relecture est une étape critique pour toute pièce d’écriture processionnelle. Même cet article de blog que vous lisez a été relu par deux personnes avant d’être publié !
Pourquoi ? Parce que, nous faisons tous des erreurs, surtout lorsqu’une date limite approche et qu’il y a une énorme pression pour se dépêcher de faire les choses.
Avoir une deuxième (ou une troisième) paire d’yeux sur un rapport d’entreprise avant qu’il ne soit soumis au patron ou au stockage à long terme peut aider à garantir que les erreurs factuelles et grammaticales de base sont évitées. Cela, à son tour, vous aide à écrire un meilleur rapport d’affaires.
Considérez l’intention et le public de votre rapport.
Pourquoi écrivez-vous ce rapport ? A qui va-t-il être présenté ? Connaître les réponses à ces questions peut vous aider à formuler le contenu de votre rapport plus efficacement.
Par exemple, si le rapport est destiné à aider les cadres de niveau C à prendre une décision sur la poursuite ou l’arrêt du lancement d’un nouveau produit spécifique, vous pouvez vouloir mettre l’accent sur les statistiques de l’étude de marché, analyser le budget et avoir une projection des coûts par rapport aux bénéfices dans le rapport.
Les statistiques de l’étude de marché peuvent être utilisées pour évaluer les résultats de l’étude de marché. profit dans le rapport.
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Si l’objectif du rapport est simplement de collecter et de présenter des points de données, alors garder le texte superflu au minimum et s’en tenir à des tableaux de données et des graphiques simples et faciles à interpréter peut être préférable.
Connaître l’intention et le public de votre rapport est crucial pour rédiger des rapports efficaces. Cela peut également vous aider à comprendre ce que vous devez savoir pour rédiger votre rapport en premier lieu.
Vérifiez vos points de données et vos sources.
Pour de nombreux rapports informationnels, le rapport ne sera aussi bon que les données qui s’y trouvent. Ainsi, il est souvent important de vérifier les points de données dans un rapport avant de le soumettre.
Cela peut impliquer la vérification de sources indépendantes, le suivi de rapports antérieurs pour voir si les informations contenues dans votre rapport sont cohérentes avec eux, ou simplement la revérification des données que vous mettez dans le rapport avec le matériel source pour vérifier qu’elles ont été enregistrées correctement.
Cela est particulièrement important lors de la rédaction de rapports qui demandent des recommandations basées sur les données qu’ils contiennent, car des points de données inexacts peuvent entraîner de mauvaises décisions. Le cherry-picking des sources et des données peut aider à rendre une proposition plus attrayante, mais cela ne signifie pas que la recommandation sous-jacente sera efficace.
Il est plus important qu’un rapport reflète fidèlement la réalité que de simplement « gagner » un argument.
Assurez-vous que vos éléments visuels ont du sens.
Les images et les éléments de conception graphique peuvent être cruciaux pour rendre un rapport facile à interpréter. Les diagrammes circulaires, à barres et linéaires sont tous des moyens efficaces de représenter visuellement les points de données clés.
Cependant, il est important de vérifier que vous utilisez les bons éléments visuels pour votre rapport.
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Lorsque vous ajoutez un élément visuel tel qu’une image ou un graphique au rapport, tenez compte des éléments suivants :
- L’image sera-t-elle trop encombrée ? Les éléments visuels simples sont plus faciles à interpréter, mais les éléments complexes (comme les graphiques linéaires avec plus de 20 lignes) peuvent être trop difficiles à analyser.
- Le type d’élément visuel utilisé est-il logique pour les données présentées ? Les diagrammes circulaires excellent pour donner une estimation rapide des relations en pourcentage entre plusieurs points de données liés, les diagrammes à barres sont bons pour des comparaisons rapides, et les diagrammes linéaires sont utiles pour suivre quelques points de données sur une période spécifique. Assurez-vous que vous utilisez le bon graphique pour les données que vous voulez présenter.
- Le point de données est-il pertinent pour le rapport ? Si un élément de données n’est pas pertinent pour le rapport, alors vous devriez probablement le sauter.
Dans de nombreux cas, le format d’un rapport peut inclure un type spécifique de graphique à utiliser. Cependant, étant donné que certains rapports peuvent nécessiter différents types de données d’un rapport à l’autre (comme dans les rapports de recherche), il est important de savoir quand et comment choisir des éléments graphiques qui complètent ces points de données.
Lorsque votre équipe sait comment présenter correctement ses résultats dans différents rapports d’entreprise, vous favorisez une bonne communication et une bonne collaboration. C’est la clé de la croissance de l’entreprise.