Un dictionnaire d’OTP est un document de soutien à la structure de répartition du travail (SRT). Il fournit des données de soutien sur les tâches du projet dans l’OTP. Ces informations peuvent être de n’importe quel type et format, allant des informations textuelles aux données numériques en passant par les dates des jalons.
En bref, il s’agit d’une banque d’informations pour les méta-données sur les tâches du projet.
Par exemple,
| Tâche WBS | Dictionnaire WBS |
|---|---|
| Construire une clôture |
|
La structure de répartition du travail (SRT) enregistre les noms des tâches, par exemple, Construire la clôture. Et la plupart des noms de tâches sont assez explicites quant au travail à accomplir, cependant un nom de tâche ne transmet pas beaucoup d’informations à lui seul. Le dictionnaire WBS fournit des informations supplémentaires qui ne sont pas fournies par le nom de la tâche lui-même.
Définition
La définition officielle du Project Management Body of Knowledge (PMBOK) d’un dictionnaire WBS est:
- Un document qui fournit des informations détaillées sur les livrables, les activités et le calendrier de chaque composant de la structure de répartition du travail.
Format
Il n’y a pas de format prescrit pour le dictionnaire de l’OTP, mais il prend généralement la forme d’un document texte.
Cependant, une ventilation des coûts de type feuille de calcul, ou une entrée dans un produit logiciel de gestion de projet est tout aussi valable.
Contenu
Le dictionnaire de l’OTP peut contenir toute information jugée nécessaire pour communiquer l’information secondaire sur l’élément d’OTP, comme ces 12 éléments :
- Code ou identificateur de compte
Le code d’identification du projet, par exemple, 4.5 Plant Tree, ou le code de la tâche organisationnelle, par exemple 351674 Plant Tree - Description du travail
Parfois, une bonne description du travail fournit une base solide pour la tâche et constitue un excellent outil de communication qui permet de comparer les résultats aux attentes. Elle peut également être communiquée à toute personne qui a besoin de savoir ce qu’elle doit faire à un moment donné. - Hypothèses et contraintes
Presque toutes les tâches ont des hypothèses et des contraintes là où elles se croisent avec d’autres tâches du projet, de l’équipement, des membres de l’équipe et des limites de propriété. La planification de ces hypothèses et contraintes au sein de la SRT est un moyen fantastique de les garder à l’esprit. - Organisation responsable
Chaque tâche devrait avoir quelqu’un qui en est responsable, qu’il s’agisse d’une personne ou d’une unité organisationnelle. - Jalons du calendrier
Les dates de début et de fin des tâches font partie intégrante du calendrier du projet, qui est un élément important du plan de gestion du projet. Ces dates de début et de fin, ainsi qu’un important jalon intermédiaire peuvent être enregistrés dans le dictionnaire WBS. Par exemple, la date d’achat de l’arbre. - Activités de calendrier associées
Selon le PMBOK, la WBS est une subdivision du projet orientée vers les livrables, plutôt qu’une liste de tâches. Cependant, les deux sont souvent une seule et même chose dans la pratique. Dans tous les cas, les tâches du projet qui correspondent à un élément de l’OTP peuvent être incluses dans le dictionnaire de l’OTP. - Ressources nécessaires
Ceci est très pratique. Si une tâche a besoin d’un outil, d’un matériau ou d’une pièce d’équipement, le dictionnaire OTP est un excellent endroit pour inclure cette information. - Estimations des coûts
Chaque tâche reçoit une estimation dans le cadre de la gestion des coûts du projet qui, bien que distincte de l’OTP, peut être incluse dans le dictionnaire OTP. Souvent, le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche est une considération majeure pour son coût. - Exigences de qualité
De nos jours, presque tout a une norme de qualité écrite pour elle. Soit de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), soit d’organismes de normalisation spécifiques à un pays, soit d’organismes de normalisation spécifiques à une industrie. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez créer vos propres normes de qualité pour votre projet, mais il n’y a aucune excuse pour ne pas avoir de normes de qualité écrites pour n’importe quel élément de l’OTP. - Critères d’acceptation
C’est un excellent élément de l’OTP. Qui décide que la tâche a été réalisée de manière acceptable ? Quels sont les critères qu’ils utilisent ? Si ce critère n’existe pas, il vaudrait peut-être la peine de le définir au début du projet. - Références techniques
La plupart des tâches accomplissent une sorte de fonction technique. De nos jours, presque toutes les fonctions techniques ont une sorte de références techniques qui la régissent, par exemple des directives, des manuels ou des normes. - Informations sur les accords
De nombreuses tâches sont régies par un accord d’entreprise, un contrat ou autre.
En règle générale, le dictionnaire de la SRT devrait contenir suffisamment d’informations pour permettre un niveau souhaité de contrôle du projet. Lors de la création initiale de l’OTP, les éléments sont choisis en grande partie en fonction du contrôle des coûts, c’est-à-dire que le chef de projet doit s’assurer que toute tâche de l’OTP ne dépasse pas le budget ou ne prend pas de retard (ou tout autre critère de réussite du projet). Par conséquent, le dictionnaire de l’OTP fournit toutes les informations derrière l’OTP qui sont nécessaires pour gérer chaque tâche.
Le contrôle du projet peut impliquer plus que simplement le temps et le coût. Chaque tâche pourrait avoir des critères de réussite qui incluent des choses comme l’amélioration de la qualité, la diminution des facteurs de rebut, l’amélioration du moral, la diminution de l’absentéisme, l’obtention de travail futur, l’amélioration de l’environnement, l’augmentation de la réputation, et bien d’autres.
Exemple
Disons que nous avons un projet qui implique la plantation d’un arbre. La structure de répartition du travail est une liste des tâches du projet, comme ceci :
| 1 | Enlever l’arbre existant |
| 2.1 | Diguer un trou |
| 2.2 | Planter un arbre |
| 3 | Equipement paysager |
Le dictionnaire WBS contient des informations secondaires sur chaque tâche, comme ceci:
- Enlever l’arbre existant
Un entrepreneur en enlèvement d’arbre sera appelé pour enlever le vieil arbre. On prévoit qu’ils endommageront la pelouse près de l’arbre, ce qui nécessitera un nouveau gazon. Ainsi, les déboursés devraient être de 1 500 $. - Creuser un trou
Cette tâche nécessite une mini-pelle qui peut être louée à la quincaillerie en bas de la rue. Il faudra suivre une formation d’une journée. - Planter l’arbre
Pour planter l’arbre, il faut employer un aide pour des raisons de sécurité. L’arbre doit être planté conformément aux règlements de la ville. - Aménagement paysager
Cette tâche nécessite la pose de terre végétale et la plantation de plusieurs fleurs, qui seront achetées à la serre.
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