Grupper anses generelt for at være mere effektive sammenlignet med enkeltpersoner. Nogle af de iboende fordele ved gruppebeslutningstagning er :
1. Større vidensgrundlag : Grupper har tendens til at have et større vidensgrundlag, da de involverer flere end én person, og to hoveder anses altid for at være bedre end ét. Alle gruppens medlemmer har deres egne specialiteter, og de bidrager med masser af oplysninger og viden til gruppens vidensbase. Beslutninger, hvor viden er af afgørende betydning, kan således kun træffes effektivt på gruppeniveau.
2. Større antal alternativer: Hvis der er mere viden og information, vil der være flere alternativer til rådighed til løsningen af et problem. Et større antal alternativer giver flere perspektiver på et problem sammenlignet med det snævre syn på et enkelt perspektiv.
3. Effektiv gennemførelse af beslutninger : Gennemførelsen af beslutninger vil være mere effektiv, da de personer, der skal gennemføre beslutningerne, er de personer, der også har deltaget i beslutningstagningen. Folk er mere engagerede i gennemførelsen af de beslutninger, som de selv har deltaget i beslutningstagningen. I et sådant tilfælde vil accepten af beslutningerne også være større, hvilket er en meget vigtig overvejelse, fordi en beslutning, der har større accept, vil være mere effektiv.
4. Eliminering af personlige fordomme: Da flere mennesker er involveret i beslutningstagningen, elimineres de fordomme, som de har indført som følge af individuel beslutningstagning. Beslutningerne bliver mere pålidelige og troværdige i forhold til individuelle beslutninger.
5. Et større antal medlemmer giver flere perspektiver på problemet. Dermed undgås den snævre vision, som et enkelt perspektiv giver, når der træffes beslutninger.
6. Med et større antal gruppemedlemmer øges deltagelsen også, hvilket bidrager til at nå frem til en beslutning af høj kvalitet.
7. Efter øget gruppedeltagelse er forståelsen af den endelige beslutning, man når frem til, normalt høj.
Alt er ikke godt med gruppebeslutningstagning. Den lider også under følgende ulemper :
1. Gruppebeslutningstagning er en tidskrævende proces.
2. Influencegrupper manipulerer normalt gruppebeslutningen i en retning, der passer til deres smag og interesse.
3. Nogle gange er de beslutninger, som gruppemedlemmerne træffer, blot et kompromis mellem de forskellige muligheder, som gruppemedlemmerne tilbyder.
I lyset af ovenstående ulemper er der behov for at forbedre gruppebeslutningen. Det er det samme, der følger i det følgende.
Teknikker til gruppebeslutningstagning
Samfundsforskere har gjort en indsats for at udvikle strategier, der kan gøre gruppebeslutningstagning mere og mere effektiv. For sådanne teknikker er brain-storming, nominel gruppeteknik, Delphi teknik og konsensus kortlægning. En kort beskrivelse af disse følger :
1. Brainstorming : Brainstorming-teknikken blev oprindeligt indført af Alex Osborn (24. maj 1888 – 13. maj 1966) i 1938 i en amerikansk virksomhed for at tilskynde til kreativ tænkning i grupper på seks til otte personer. Ifølge Osborn betyder brainstorming, at man bruger hjernen til at storme problemet. Ved brainstorming skal deltagerne være direkte eller tæt forbundet med problemet. Den er baseret på følgende fire grundlæggende retningslinjer :
(a) Generer så mange idéer som muligt.
(b) Vær kreativ, frihjulet og fantasifuld.
(c) Byg på svineri, udvid eller kombiner tidligere idéer.
(d) Hold dig fra kritik af andres idéer.
Der er to principper, der ligger til grund for brainstorming. Den ene er udskudt bedømmelse, hvorefter alle idéer opmuntres uden kritik og evaluering. Det andet princip er, at kvantitet fremmer kvalitet. Efterhånden som der kommer flere idéer frem, bliver det lettere at udvikle de idéer af højere kvalitet. Brainstormingens succes afhænger af den enkelte deltagers evne og vilje til at lytte til andres tanker, til at bruge disse tanker som en stimulans til selv at skabe nye idéer og derefter føle sig fri til at udtrykke dem. Brainstorming-sessioner varer fra ti minutter til en time og kræver ikke megen forberedelse.
Og selv om brainstorming-teknikken er fundet nyttig til alle typer beslutninger, er den særlig nyttig til enkle og veldefinerede problemer. Den stimulerer medlemmerne til at generere nye idéer til at løse et bestemt problem.
2. Nominal Group Technique (NGT) : Som tidligere nævnt er de to ulemper ved gruppebeslutningstagning følgende: (i) den er tidskrævende, og (ii) beslutningerne påvirkes af de dominerende medlemmer. Den nominelle gruppeteknik (NGT) minimerer disse problemer. I NGT eksisterer en nominel gruppe kun af navn. Medlemmerne har minimal interaktion, før de træffer en beslutning. NGT følger følgende proces :
(a) Medlemmerne samles og præsenteres for et problem.
(b) Hvert medlem udvikler selvstændigt en løsning eller ideer og skriver dem på kort.
(c) Hvert medlem præsenterer sine ideer for gruppen i en round-robin-procedure.
(d) Når hvert medlems præsentation af sine ideer er afsluttet, afsættes der kort tid til at afklare ideer eller løsninger.
(e) Gruppemedlemmerne rangordner individuelt deres præferencer for de bedste alternativer ved hemmelig afstemning.
(f) På baggrund af ovenstående bekendtgøres gruppens beslutning.
Fordelene ved NGT er bl.a. integrationen af både gruppens kreative og individuelle kreativitet og alle medlemmers lige store deltagelse i gruppens beslutningstagning. Ulempen ved NGT er rapporteret, at medlemmerne ikke har mulighed for at drage fordel af krydsbefrugtning af ideer.
3. Delphi-teknik : Navnet Delphi angiver en helligdom, hvor de gamle grækere plejede at bede om oplysninger om fremtiden. I Delphi-teknikken til beslutningstagning er medlemmerne spredt over store afstande og har ikke mulighed for at interagere ansigt til ansigt i forbindelse med beslutningstagningen. Medlemmerne udvælges, fordi de er eksperter eller har relevante oplysninger at dele med hinanden; en typisk fremgangsmåde i forbindelse med beslutningstagning fungerer således :
Først udarbejder en lille gruppe medlemmer et spørgeskema, som administreres i en større gruppe. De således opnåede resultater tabelleres derefter og anvendes til at udvikle et revideret spørgeskema. Spørgeskemaet udfyldes derefter af den større gruppe. Resultaterne af den første runde sendes tilbage til respondentgruppen, som bruger dem i deres efterfølgende besvarelser. Processen gentages flere gange, indtil svarene konvergerer på tilfredsstillende vis eller der opnås konsensus.
Delphi-beslutningsteknikken er effektiv, hvis der er tilstrækkelig tid, deltagernes ekspertise, kommunikationsfærdigheder og medlemmernes motivation til at fordybe sig i opgaven. De vigtigste fordele, som delphi-teknikken giver, er bl.a. :
(a) Eliminering af interpersonelle problemer blandt paneldeltagerne.
(b) Effektiv udnyttelse af eksperternes tid.