Ryhmiä pidetään yleensä tehokkaampina kuin yksittäisiä henkilöitä. Joitakin ryhmäpäätöksentekoon liittyviä etuja ovat :
1. Suurempi tietopohja : Ryhmillä on yleensä suurempi tietopohja, koska niissä on mukana enemmän kuin yksi henkilö ja kahta päätä pidetään aina parempana kuin yhtä. Kaikilla ryhmän jäsenillä on omat erikoisalansa ja he tuovat paljon tietoa ja tietämystä ryhmän tietopohjaan. Siten päätökset, joissa tieto on ensiarvoisen tärkeää, voidaan tehdä tehokkaasti vain ryhmätasolla.
2. Vaihtoehtojen suurempi määrä : Mitä enemmän tietoa ja tietämystä on, sitä enemmän vaihtoehtoja on käytettävissä ongelman ratkaisemiseksi. Vaihtoehtojen suurempi määrä tarjoaa enemmän näkökulmia ongelmaan verrattuna yhden näkökulman kapeaan näkemykseen.
3. Päätösten tehokas täytäntöönpano : Päätösten täytäntöönpano on tehokkaampaa, kun päätökset panevat täytäntöön henkilöt, jotka ovat myös osallistuneet päätöksentekoon. Ihmiset ovat sitoutuneempia sellaisten päätösten täytäntöönpanoon, joiden tekemiseen he ovat itse osallistuneet. Tällöin myös päätösten hyväksyntä on suurempi, mikä on erittäin tärkeä näkökohta, koska päätös, jolla on enemmän hyväksyntää, on tehokkaampi.
4. Henkilökohtaisten ennakkoluulojen poistaminen : Koska päätöksentekoon osallistuu useita ihmisiä, heidän yksilöllisestä päätöksenteosta johtuvat ennakkoluulot poistuvat. Päätöksistä tulee luotettavampia ja luotettavampia verrattuna yksilöllisiin päätöksiin.
5. Suurempi määrä jäseniä tarjoaa enemmän näkökulmia ongelmaan. Näin vältetään yksittäisen näkökulman kapea-alainen näkemys päätöksiä tehtäessä.
6. Ryhmän jäsenten lukumäärän kasvaessa myös osallistuminen lisääntyy, mikä auttaa pääsemään laadukkaaseen päätökseen.
7. Ryhmän lisääntyneen osallistumisen seurauksena lopullisen päätöksen ymmärrettävyys on yleensä korkea.
Kaikkea hyvää ryhmäpäätöksenteossa ei ole. Se kärsii myös seuraavista haitoista :
1. Ryhmäpäätöksenteko on aikaa vievä prosessi.
2. Vaikutusvaltaiset ryhmät manipuloivat yleensä ryhmäpäätöstä mieleisensä ja etujensa mukaiseen suuntaan.
3. Joskus ryhmän jäsenten tekemät päätökset ovat pelkkiä kompromisseja ryhmän jäsenten tarjoamien eri vaihtoehtojen välillä.
Yllämainittujen epäkohtien vuoksi ryhmäpäätöksentekoa on parannettava. Tästä on seuraavaksi kyse.
Ryhmäpäätöksenteon tekniikat
Yhteiskuntatieteilijät ovat pyrkineet kehittämään strategioita, joiden avulla ryhmäpäätöksenteosta saadaan yhä tehokkaampaa. Tällaisia tekniikoita ovat esimerkiksi aivoriihi, nominaaliryhmätekniikka, Delphi-tekniikka ja konsensuskartoitus. Seuraavassa on lyhyt kuvaus näistä :
1. Aivomyrsky : Aivomyrskytekniikan otti alun perin käyttöön Alex Osborn (24.5.1888 – 13.5.1966) vuonna 1938 yhdysvaltalaisessa yrityksessä rohkaistakseen luovaa ajattelua kuuden tai kahdeksan hengen ryhmissä. Osbornin mukaan aivoriihi tarkoittaa aivojen käyttämistä ongelman myrskyämiseen. Aivoriihessä osallistujien tulisi olla suoraan tai läheisesti yhteydessä ongelmaan. Se perustuu seuraaviin neljään perusohjeeseen :
(a) Tuotetaan mahdollisimman paljon ideoita.
(b) Ollaan luovia, vapaita ja mielikuvituksellisia.
(c) Rakennetaan sikana, laajennetaan tai yhdistellään aiempia ideoita.
(d) Pidättäydytään kritisoimasta toisten ideoita.
Aivomyrskyn taustalla on kaksi periaatetta. Toinen on lykätty tuomitseminen, jonka mukaan kaikkia ideoita rohkaistaan ilman kritiikkiä ja arviointia. Toinen periaate on, että määrä kasvattaa laatua. Kun ideoita tulee esiin enemmän, se helpottaa laadukkaampien ideoiden kehittämistä. Aivoriihen onnistuminen riippuu jokaisen jäsenen kyvystä ja halusta kuunnella toisten ajatuksia, käyttää näitä ajatuksia virikkeenä uusien omien ideoiden synnyttämiseen ja ilmaista ne sitten vapaasti. Aivoriihi-istunnot kestävät kymmenestä minuutista yhteen tuntiin, eivätkä ne vaadi suuria valmisteluja.
Vaikka aivoriihitekniikka on todettu hyödylliseksi kaikentyyppisissä päätöksissä, se on erityisen käyttökelpoinen yksinkertaisissa ja hyvin määritellyissä ongelmissa. Se kannustaa jäseniä tuottamaan uusia ideoita tietyn ongelman ratkaisemiseksi.
2. Nominaaliryhmätekniikka (NGT) : Kuten aiemmin mainittiin, ryhmäpäätöksenteon kaksi haittaa ovat: (i) se on aikaa vievää ja (ii) hallitsevat jäsenet vaikuttavat päätöksiin. Nimellisryhmätekniikka (NGT) minimoi nämä ongelmat. NGT:ssä nimellinen ryhmä on olemassa vain nimellisesti. Jäsenillä on minimaalinen vuorovaikutus ennen päätöksentekoa. NGT:ssä noudatetaan seuraavaa prosessia :
(a) Jäsenet kootaan yhteen ja heille esitetään ongelma.
(b) Kukin jäsen kehittää ratkaisun tai ideoita itsenäisesti ja kirjoittaa ne korteille.
(c) Kukin jäsen esittelee ideansa ryhmälle kiertävällä menettelyllä.
(d) Kun kunkin jäsenen ideoiden esittely on päättynyt, annetaan lyhyt aika ideoiden tai ratkaisujen selventämiseen.
(e) Ryhmän jäsenet asettavat yksilöllisesti paremmuusjärjestykseen parhaita vaihtoehtoja koskevat mieltymyksensä salaisella äänestyksellä.
(f) Edellä esitetyn perusteella ryhmäpäätös julkistetaan.
NGT:n etuihin kuuluu sekä ryhmän luovuuden että yksilön luovuuden yhdistäminen ja kaikkien jäsenten tasavertainen osallistuminen ryhmän päätöksentekoon. NGT:n haittapuolena ilmoitetaan, että jäsenillä ei ole mahdollisuutta hyötyä ideoiden ristikkäisestä hedelmöittämisestä.
3. Delphi-tekniikka : Nimi Delphi viittaa pyhäkköön, jossa muinaisilla kreikkalaisilla oli tapana rukoilla tietoa tulevaisuudesta. Delfoi-päätöksentekotekniikassa jäsenet ovat hajallaan suurilla etäisyyksillä eikä heillä ole kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta päätöksentekoa varten. Jäsenet valitaan, koska he ovat asiantuntijoita tai heillä on relevanttia tietoa jaettavana; Tyypillinen päätöksentekoon liittyvä lähestymistapa toimii seuraavasti :
Ensin pieni ryhmä jäseniä suunnittelee kyselylomakkeen, joka annetaan suuremmalle ryhmälle. Näin saadut tulokset taulukoidaan ja niitä käytetään tarkistetun kyselylomakkeen kehittämisessä. Tämän jälkeen kyselylomake täytetään suuremmassa ryhmässä. Ensimmäisen kierroksen tulokset palautetaan vastaajaryhmälle, joka käyttää niitä myöhemmissä vastauksissaan. Prosessi toistetaan useita kertoja, kunnes vastaukset keskustelevat tyydyttävästi tai saavutetaan konsensus.
Delfoi-päätöksentekotekniikan tehokkuus riippuu riittävästä ajasta, osallistujien asiantuntemuksesta, kommunikointitaidosta ja jäsenten motivaatiosta uppoutua tehtävään. Tärkeimpiä delfoi-tekniikan tarjoamia etuja ovat :
(a) Panelistien välisten ihmissuhdeongelmien poistaminen.
(b) Asiantuntijoiden ajankäytön tehokkuus.