Todo el mundo quiere vivir y trabajar en un entorno seguro y funcional, que es uno de los principales factores que repercuten en nuestra calidad de vida.
Como propietario de una vivienda, es posible que se pregunte qué acciones debe llevar a cabo para asegurarse de que su propiedad cumple con esas expectativas. Para encontrar la respuesta, primero debe familiarizarse con los entresijos del mantenimiento de la propiedad.
Un buen punto de partida es leer el resto de este artículo, ya que:
- hablamos de lo que cubre el mantenimiento de la propiedad
- explicamos qué es el código internacional de mantenimiento de la propiedad
- comparamos el mantenimiento de la propiedad comercial frente a la creación de un equipo de mantenimiento interno
- resumimos 4 consejos importantes para mantener su propiedad en plena forma
¿Qué es el mantenimiento de la propiedad?
El mantenimiento de inmuebles es el proceso de conservación de un edificio residencial o de hostelería y su entorno inmediato en un estado óptimo a través de un conjunto de actividades específicas de mantenimiento.
Se refiere a las diferentes actividades que son esenciales para mantener un edificio funcional y confortable para sus ocupantes (por lo que a menudo se utiliza indistintamente con el término mantenimiento de edificios).
Las actividades de mantenimiento de la propiedad incluyen:
- Limpieza de las zonas comunes internas y externas del edificio (incluyendo desagües, canalones del tejado, pasillos, etc.)
- Control y eliminación de roedores
- Jardinería y jardinería
- Separación y eliminación de la basura
- Servicio, reparación y sustitución de todos los sistemas mecánicos y eléctricos (iluminación, HVAC, suministro de agua, calentamiento de agua, etc.).)
- Comprobaciones de seguridad (inspecciones rutinarias proactivas de los sistemas mecánicos y eléctricos, instalaciones contra incendios e inspecciones de seguridad de todo el local).
El mantenimiento de la propiedad es beneficioso tanto para los ocupantes como para el propietario, ya que trabaja para mantener a todos contentos.
Como ocupante, usted quiere llegar a casa después de un día ajetreado y saber que puede relajarse sin preocuparse por problemas como un fregadero de la cocina atascado, una escalera sucia, mal iluminada y grasienta en la que sus hijos podrían tropezar y hacerse daño, o inodoros que no tiran de la cadena. Dicho esto, tareas menores como la sustitución de las bombillas pueden ser responsabilidad de los propios inquilinos. Siempre es una buena idea delimitar claramente las responsabilidades del inquilino frente a las del propietario, especialmente en el caso de las propiedades de alquiler.
Para el propietario de un inmueble, usted quiere asegurarse de que su propiedad de alquiler conserva su valor a lo largo de los años y de que no se pasa la mayor parte del día atendiendo a un inquilino insatisfecho o a otro. También quiere evitar problemas de responsabilidad si alguien se hace daño en las instalaciones.
Seguir el código internacional de mantenimiento de la propiedad (IPMC)
El mantenimiento de la propiedad no debe ser un proceso al azar, ya que un mantenimiento pobre o inadecuado puede causar graves problemas a todos los que utilizan esa propiedad en particular. Para evitar este tipo de situaciones, existen varios reglamentos y códigos que los propietarios y administradores pueden seguir.
Uno de estos códigos es el Código Internacional de Mantenimiento de Propiedades (IPMC). Se trata de un conjunto de normas que especifican los requisitos mínimos de mantenimiento de los edificios existentes. El código internacional de mantenimiento de propiedades es un documento de mantenimiento creado para cubrir la necesidad de un código de mantenimiento de propiedades moderno y actualizado. Abarca los siguientes capítulos:
Su objetivo es establecer unas normas mínimas para el mantenimiento de los componentes del edificio, como el exterior de la estructura, la fontanería, la mecánica, las instalaciones eléctricas, las instalaciones sanitarias y los equipos contra incendios. Por ejemplo, tiene recomendaciones específicas para los equipos de calentamiento de agua, la temperatura ideal del agua calentada, cómo debe circular el agua, etc.
El IPMC se renueva cada 3 años y está disponible para su adopción y uso por las jurisdicciones a nivel internacional. Puede consultar todos los detalles de lo que cubre el IPMC aquí.
Mantenimiento de propiedades comerciales frente a un equipo interno
Una decisión importante que deberá tomar será la de externalizar esta tarea a un equipo de mantenimiento de propiedades comerciales o crear un equipo interno. A continuación, analizamos ambas opciones.
Contratar servicios profesionales de mantenimiento de propiedades
Si decide contratar a una empresa profesional de mantenimiento de propiedades, se beneficiará de un enfoque más estructurado del mantenimiento que han desarrollado a lo largo de los años. Algunos de los servicios que suelen ofrecer son:
1) Planificación y programación del mantenimiento preventivo
Una empresa profesional de mantenimiento de propiedades suele tener un sistema establecido para planificar y programar todas las tareas de mantenimiento que requiere su propiedad. Como mínimo, dicho sistema debería incluir:
- Comprobaciones, inspecciones y visitas de mantenimiento periódicas.
- Documentación de todo el mantenimiento realizado.
- Recomendaciones de actualizaciones y mejoras.
- Procedimientos estándar para la contratación y gestión de proveedores y contratistas.
Un servicio de mantenimiento de propiedades comerciales de calidad mantendrá a sus inquilinos contentos mientras preserva y mejora el estado de su activo.
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2) Informes financieros
Se espera que una de sus primeras funciones sea crear un presupuesto de mantenimiento para su propiedad. También le presentarán informes sobre los gastos de mantenimiento de las instalaciones – al menos cada mes.
3) Manejo de la comunicación con los inquilinos
Si cada correo electrónico o mensaje de texto de los inquilinos le llega directamente, probablemente, no tendrá tiempo para mucho más. Parte de los deberes de una empresa profesional de mantenimiento de la propiedad será la comunicación con sus inquilinos y la transmisión a usted sólo las cuestiones que requieren su atención.
4) Garantizar el cumplimiento de la normativa
Al igual que el IPMC que hemos mencionado anteriormente, hay varios otros requisitos que su jurisdicción local puede exigir a los propietarios. Puede ser difícil hacer un seguimiento de todo. Se espera que una empresa de mantenimiento de propiedades comerciales supervise las regulaciones existentes y nuevas en su nombre y garantice el cumplimiento.
Todo esto suena muy bien, pero usted puede preguntarse: ¿dónde puedo encontrar una empresa de mantenimiento de propiedades comerciales decente?
Bueno, hay algunos enfoques diferentes que puede tomar aquí. Si le parece bien no tener que intervenir, puede buscar empresas de gestión de propiedades comerciales y dejar que una de ellas tome las riendas (ya que la gestión de la propiedad incluye la gestión del mantenimiento).
Si sólo necesita a alguien que se encargue del trabajo de mantenimiento necesario, puede hacer algunas búsquedas en Google de servicios de mantenimiento de la propiedad en su área y/o ponerse en contacto con otros propietarios que conozca y preguntar si tienen a alguien que recomendar.
Por último, cuando negocie con un contratista, no está de más ver las cosas desde su perspectiva. Por ejemplo, esto es lo que una empresa de limpieza profesional podría enfocar al tratar de venderle su servicio.
Si decide tener un equipo de mantenimiento interno
Será responsable de todo lo que hemos descrito en el último capítulo, pero la diferencia es que tendrá supervisión directa sobre el personal y la calidad del trabajo realizado, tendrá un presupuesto de mantenimiento más flexible que está bajo su control y tendrá una mejor visión general de todos los problemas y actividades de mantenimiento que están ocurriendo en su propiedad.
Sin embargo, organizar un departamento de mantenimiento requiere cierto nivel de planificación. Estos son los pasos que puede seguir para crear un equipo interno de mantenimiento de la propiedad:
- Determine el conjunto de habilidades y el tamaño del equipo que va a contratar. Comience por hacer una lista de todas las actividades de mantenimiento que requiere su propiedad (desde la limpieza hasta la reparación de equipos). Esto le ayudará a determinar quiénes son los que necesita, por ejemplo, limpiadores, jardineros, técnicos de climatización y electricidad, etc.
- Después, considere cuántas horas puede trabajar de media cada persona por turno y cuántos turnos necesitará al día para estimar cuántas personas deberá contratar. Dependiendo de lo grande que sea el establecimiento, es posible que necesite un director de instalaciones o, al menos, un supervisor que coordine al personal.
- No se apresure a contratar. Realice entrevistas exhaustivas y compruebe que sus posibles artesanos están cualificados para sus funciones. Además, puede acelerar este proceso de forma segura subcontratando este paso a una agencia de contratación de personal de mantenimiento de buena reputación.
- Hay algunas funciones que no suelen ser económicas de cubrir internamente, así que no elimine por completo la subcontratación. Por ejemplo, no contratará a un técnico de ascensores a tiempo completo cuando los ascensores no suelen requerir servicio con tanta frecuencia como otros sistemas.
Los pros y los contras de cada enfoque
Sea cual sea el enfoque que adopte, debe definir y hacer un seguimiento de los KPI de mantenimiento de la propiedad para asegurarse de que todas sus actividades de mantenimiento están trabajando para lograr los mismos objetivos.
4 consejos para mantener su propiedad en plena forma
Además de lo que hemos mencionado anteriormente, aquí hay algunos consejos que le ayudarán a garantizar que su propiedad permanezca constantemente en su mejor estado:
#1) Dé prioridad a la financiación del mantenimiento
Cuando hay tantos otros problemas en su propiedad que exigen financiación, puede ser tentador recortar el gasto en mantenimiento. Pero, esto puede conducir a un rápido deterioro de los activos y a una lista incontrolable de mantenimiento diferido que crea un escenario ideal para los riesgos de seguridad.
Evitar estos e incluso más problemas requiere que usted estime y presupueste proactivamente el mantenimiento de los Gastos de Operación y los Gastos de Capital anualmente. Por lo general, es aconsejable presupuestar un mínimo de entre el 2 y el 4% del valor de reposición actual de su propiedad para su presupuesto anual de mantenimiento. Según algunos datos internos, cada dólar que gasta en mantenimiento le ahorra 5 dólares a largo plazo.
#2) Adquiera y utilice componentes duraderos
Para mantener su propiedad en plena forma, querrá utilizar piezas de repuesto que funcionen de forma segura y duren lo máximo posible. Cuando almacena su inventario de piezas de repuesto (con correas de ventilador, piezas de HVAC, bombillas, motores, bombas, etc.) que son de alta calidad, está invirtiendo en la longevidad de su propiedad.
Aunque los artículos muy duraderos pueden costar un poco más al principio, le ayudan a ahorrar en futuras reparaciones y a minimizar los frecuentes problemas de retrabajo.
#3) Automatice la gestión del mantenimiento
Independientemente de la competencia de su equipo de mantenimiento/proveedor de servicios, puede convertirse rápidamente en un reto estar al tanto de cada una de las tareas de mantenimiento. Especialmente en grandes propiedades de varias unidades, el seguimiento de todo manualmente puede generar rápidamente ineficiencia y dejar espacio para la pérdida de tiempo y recursos.
Es por eso que cada vez más administradores de propiedades están interesados en la automatización de la gestión de mantenimiento mediante el uso de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado. Un GMAO móvil le ayudará a agilizar y optimizar todos los aspectos del mantenimiento, a gestionar las tareas administrativas repetitivas, a realizar un seguimiento de la seguridad, a medir el rendimiento, a reducir los costes de mantenimiento y a mucho más.
Si no sabe lo que es un GMAO consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema GMAO y cómo funciona?
Una ventaja añadida de tener un GMAO como Limble es la supervisión de los servicios de mantenimiento subcontratados. Puede dar a los técnicos de la empresa de mantenimiento de propiedades comerciales un acceso limitado a su cuenta y asignarles órdenes de trabajo a través de Limble. De este modo, puede asegurarse de que el trabajo se realiza realmente y se lleva a cabo con prontitud.
#4) Permitir auditorías regulares de la propiedad
Otra práctica fundamental para mantener su propiedad en forma óptima es adoptar la costumbre de realizar evaluaciones regulares del estado de las instalaciones (FCA). Una FCA le permitirá disponer de datos de referencia exhaustivos sobre el funcionamiento de toda la propiedad y sus sistemas. Durante una FCA, el equipo de inspección comprobará aspectos como el estado actual de todos los activos e identificará cualquier peligro para la seguridad, a fin de adoptar rápidamente medidas correctoras.
Consejos clave
Si actualmente es propietario o administrador de una vivienda, el mantenimiento de la misma no es algo que pueda pasar por alto. Es obligatorio y está regulado por la ley en la mayoría de las jurisdicciones.
Dicho esto, aparte de obedecer la ley, los beneficios del mantenimiento de la propiedad son demasiados como para ignorarlos.
Por suerte, no tiene por qué tomar demasiado de su tiempo. Tanto si opta por contratar a una empresa de mantenimiento de propiedades comerciales como por crear un equipo de mantenimiento interno, lo más importante es asegurarse de que el mantenimiento es continuo y de que los encargados de mantener su propiedad cuentan con las habilidades, la financiación y las herramientas necesarias para su correcta ejecución.
Si está pensando en utilizar el software de GMAO para mejorar diferentes aspectos del mantenimiento de su propiedad, siempre estamos dispuestos a charlar.
