Tanto las secretarias ejecutivas como los asistentes administrativos proporcionan apoyo administrativo avanzado a uno o dos ejecutivos o gerentes. Lo que separa estos puestos de oficina de otros trabajos de oficina más administrativos y rutinarios es el nivel de responsabilidad y confidencialidad asociado a ellos.
Responsabilidades de la secretaria ejecutiva y del asistente administrativo
Además de las funciones básicas de oficina, la secretaria ejecutiva o el asistente administrativo también son responsables de redactar o preparar informes, organizar y programar reuniones, revisar los mensajes entrantes para determinar su importancia, preparar las agendas para las reuniones de la junta directiva, hacer los arreglos de viaje, recopilar las actas de las reuniones, realizar investigaciones, preparar la correspondencia y supervisar y formar al personal de oficina de nivel inferior. Estas funciones pueden requerir diferentes niveles de experiencia y tener cualquiera de estos títulos de trabajo similares:
- Asistente Administrativo delevel Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Diferencias entre las funciones
Las funciones de las secretarias ejecutivas y de los asistentes administrativos se solapan considerablemente, y las diferencias en las funciones pueden variar según la organización. En la mayoría de los casos, la secretaria ejecutiva se centra en tareas más administrativas al servicio de un grupo específico y reducido de gerentes o ejecutivos, como la programación de reuniones, la planificación de viajes, la gestión de comunicaciones escritas e incluso la contabilidad.
Un asistente administrativo, por su parte, puede centrarse más en las tareas de operaciones comerciales y asumir un papel más de liderazgo en la oficina en algunas capacidades, creando agendas para reuniones o conferencias, gestionando presupuestos y manejando la facturación de proveedores. A los asistentes administrativos se les puede exigir una formación más especializada en algunos casos en los que la gestión de las operaciones comerciales es fundamental.
Habilidades laborales básicas
Tanto las secretarias ejecutivas como los asistentes administrativos tienen un conjunto de habilidades laborales básicas esenciales para sus respectivas funciones. Entre ellas se encuentran una excepcional capacidad de organización, una excelente capacidad de comunicación oral y escrita, así como una gran atención al detalle y profesionalidad. Deben poseer competencia técnica con el software incluido en la suite Microsoft Office 365, como Word, Excel y PowerPoint, así como con herramientas de contabilidad como QuickBooks.
Funciones en una oficina pequeña, mediana y grande
En una oficina pequeña, las responsabilidades de una secretaria ejecutiva o asistente administrativa suelen ser llevadas a cabo por una variedad de personal de oficina. Parte del trabajo puede ser realizado por los propios ejecutivos de la empresa, y las funciones de asistente administrativo o secretario ejecutivo pueden abarcar una mayor variedad de responsabilidades según sea necesario en la organización más pequeña.
A medida que aumenta el tamaño de una empresa, se incrementa la necesidad de una persona altamente organizada que pueda realizar una amplia variedad de tareas. Esto es especialmente cierto para los ejecutivos de una oficina mediana que dirigen empresas que requieren altos niveles de confidencialidad e integridad para los negocios que se llevan a cabo.
Es común que una oficina grande tenga varias secretarias ejecutivas y/o asistentes administrativos. En este tamaño de empresa, suele ser necesario contar con un director de oficina que coordine al personal que atiende a los ejecutivos de la empresa. En algunos casos, un asistente administrativo acompañará al ejecutivo en sus viajes de negocios para ayudarle en la organización de las reuniones, la programación y otras tareas importantes de organización.