Las 5S en el lugar de trabajo japonés (2)- Seiton at the Ready
Ayudar a los proveedores a obtener la ventaja
Las 5S, a menudo explicadas como Seiri = ordenar, Seiton = organizar, Seiso = limpiar, Seiketsu = sanear y Shitsuke = sostener, es una metodología en el lugar de trabajo introducida por las empresas japonesas. Las 5S se basan en el «sentido común» fundamental de los japoneses, que es una de las razones por las que tienen dificultades para explicarlo a los no japoneses. En el artículo anterior, ofrecimos una visión general de las 5S y algunas ideas sobre Seiri. Este mes echamos un nuevo vistazo a Seiton.
Seiton-(整頓)
Veamos los significados más sutiles de seiton. El primer carácter, «organización» u «orden», es el mismo que el primer carácter de seiri, el primer concepto de las 5S. De hecho, las dos palabras se utilizan a menudo juntas para describir el orden general, como en «seiri seiton». Sin embargo, sus significados son bastante diferentes. Seiri significa clasificar, separar y rechazar (y conservar). Seiton significa organizar y estar preparado. Si nos centramos simplemente en guardar las cosas, podemos perder de vista la razón por la que las guardamos, que es poder recuperarlas rápidamente cuando las necesitemos. Seiton significa determinar dónde y cuándo se necesitan los artículos, y colocarlos de forma que promuevan un flujo de trabajo eficiente. Un trabajador no debería tener que buscar las herramientas necesarias o caminar hasta otra zona para acceder a los artículos que se utilizan con frecuencia.
Comunicación visual de Seiton
La identificación y la comunicación visual también son fundamentales para la implantación de Seiton. Los artículos que se utilizan regularmente suelen estar etiquetados para documentar las fechas de uso y así determinar la prioridad de su ubicación. Las herramientas se etiquetan para que se utilice la correcta. El etiquetado en la sombra (dibujar el contorno del artículo en el lugar donde debe guardarse) comunica claramente la ubicación correcta. El etiquetado en el suelo identifica los lugares a los que pertenecen los equipos. También identifica a dónde pertenecen las personas y los lugares que no son seguros y a los que no pertenecen.
Seiton y seres humanos
A menudo pensamos que seiton se aplica a objetos como herramientas, piezas y equipos, pero el significado original de seiton también incluye vestirse adecuadamente de acuerdo con el papel de cada uno. El uniforme es un tipo de comunicación visual. En una empresa japonesa se puede saber de un vistazo quiénes son contratistas y no empleados regulares, y también para qué contratista trabajan, simplemente por el color del uniforme. Del mismo modo, los japoneses que van de excursión llevan equipo de senderismo, incluso en una simple salida de un día en la que, desde un punto de vista puramente técnico, bastaría con ropa normal. Alinear el traje con la actividad es importante para los japoneses.
Lugar y tiempo
El japonés tiene una palabra, «ba», que indica tanto tiempo como lugar. Los japoneses son sensibles a alinear las actividades con su «ba» apropiado. Un elemento de seiton es alinear los horarios. Digamos, por ejemplo, que los japoneses tienen que convocar una reunión de emergencia a la 1:00 pm, pueden estar bastante seguros de que las personas que tienen que asistir estarán allí. Esto se debe a que las empresas japonesas hacen el esfuerzo logístico de dar a todo el mundo la misma pausa para comer desde las 12:00 hasta la 1:00 de la tarde. Por eso se sorprenden al convocar una reunión improvisada a la 1:00 pm en EE.UU. y descubrir que muchos trabajadores ni siquiera están en el edificio. Cuando escuchan: «No encuentro a Joe. Debe haber salido a comer algo», se preguntan si los estadounidenses se toman en serio su trabajo. Mi consejo: Averigua cuándo almuerzan los japoneses y hazlo a la misma hora.
Otro elemento de seiton es alinear el comportamiento con el «ba» apropiado. Hay un momento y un lugar para todo. Las reuniones son «ba» para discutir seriamente. No son lugares para bromear. Las cenas y las copas son «ba» para bromear y conocerse.
Estar preparado
La seiton es diferente a tener simplemente un taller u oficina ordenados. El objetivo final de la seiton es la preparación, para que los artículos estén listos cuando se necesiten. Los elementos utilizados en los procesos de trabajo reales se analizan desde el punto de vista de la frecuencia y la proximidad antes de asignarles una ubicación.
Una queja común que escucho de los japoneses es que los estadounidenses no están preparados para las reuniones. Hay que llevar los datos de apoyo, ya sea en copias impresas o en un formato electrónico que se pueda recuperar rápidamente. No te pongas en situación de decir: «Lo siento, sé que la hoja de cálculo está en algún lugar de la red…». Asegúrese de descubrir cualquier discrepancia en los datos antes que ellos y de que su equipo esté preparado y de acuerdo antes de llegar a la reunión.
Seiton-todos los elementos necesarios colocados de manera que puedan ser localizados y estén listos cuando se necesiten. En el siguiente artículo vamos a ver Seiso (清掃), cómo cuidamos estos elementos.