Ha habido una cancelación generalizada de conferencias debido a la pandemia de COVID-19, y es muy probable que las cancelaciones continúen. Por lo tanto, la Escuela de Postgrado no ofrecerá premios para viajes de conferencias en este momento. Cuando se reanude la actividad normal de conferencias, volveremos a ofrecer los Premios de Viaje de Conferencia. Cuando volvamos a aceptar solicitudes, seremos flexibles en cuanto a las fechas de vencimiento y especificaremos un plazo para considerar las solicitudes de premios retroactivos.
Definición y política
- Los premios de viaje para estudiantes de posgrado están disponibles para ayudar a los estudiantes de posgrado con los billetes de viaje a las principales conferencias nacionales o internacionales para que puedan presentar trabajos o carteles, o para servir como oradores invitados. Los estudiantes de arte pueden recibir financiación para realizar actuaciones o instalaciones invitadas.
- Cada estudiante debe ser confirmado como presentador antes de solicitar los fondos, y cada estudiante debe estar en un programa de grado y matriculado en cursos en el momento del viaje. (Si la conferencia es en verano y el estudiante no está matriculado, entonces debe haber estado matriculado en primavera y haberse inscrito en las clases de otoño en el momento de la solicitud para poder optar a los fondos.)
- Los fondos sólo pueden utilizarse para billetes de avión o tarifas que apoyen modos de transporte alternativos (por ejemplo, kilometraje, taxis); no pueden utilizarse para la inscripción, los hoteles, la comida u otros gastos de viaje.
- Los premios individuales están limitados a uno cada dos años.1
- Se dará prioridad a los estudiantes de posgrado que no dispongan de otra financiación significativa para el viaje y/o que no hayan recibido financiación general para viajes de estudiantes de posgrado de la Escuela de Posgrado en el pasado.
- Estos premios están destinados a apoyar a los estudiantes de posgrado que presenten investigaciones realizadas en la Universidad de Washington, y no en instituciones anteriores.
Cantidades máximas de las becas
- 300 dólares para viajes nacionales
- 500 dólares para viajes internacionales
Se dispone de una cantidad limitada de fondos en cada período indicado a continuación para apoyar los viajes de estudiantes de posgrado dentro de ese período. La financiación se aprobará después de los plazos indicados con ajustes para mantener la equidad en el proceso. Los departamentos deben desarrollar sus propios procesos y prioridades para que los estudiantes soliciten financiación. Las solicitudes deben presentarse antes del viaje y dentro de los plazos establecidos para cada período. La financiación no se concederá con carácter retroactivo. Los departamentos pueden presentar sus solicitudes en cualquier momento antes de las fechas límite, pero las decisiones para el período de viaje se tomarán sólo después de que haya pasado la fecha límite pertinente.
Si se concede una beca y el estudiante no asiste a la conferencia o decide no utilizar la financiación de la Escuela de Postgrado, por favor notifique a la Oficina de Becas y Premios para que la beca pueda ser cancelada y el estudiante pueda mantener la elegibilidad para la financiación.
Intentamos distribuir la financiación de manera equitativa. Si un departamento ha hecho un uso significativamente mayor de los fondos en comparación con otras unidades, podemos comenzar a colocar las futuras solicitudes en una lista de espera. Hacia el final del año fiscal, en abril o mayo, determinaremos si alguno de los que están en la lista de espera puede pasar a ser financiado. Si alguno de los estudiantes de la lista de espera es reembolsado en su totalidad en el ínterin, no será considerado para la financiación.
Someter una solicitud
Las solicitudes de viaje deben ser presentadas por el personal autorizado del departamento utilizando el portal de Premios en MyGrad. Los estudiantes que deseen solicitar premios de viaje deben ponerse en contacto con sus departamentos para obtener instrucciones y políticas y procedimientos internos.
Las solicitudes pueden presentarse en cualquier momento antes del viaje solicitado, pero no más tarde de la fecha límite indicada para cada plazo de viaje. Las solicitudes se estudiarán durante el plazo correspondiente que se indica a continuación, y las adjudicaciones se realizarán poco después de la fecha límite. Como verá a continuación, para cualquier mes de viaje hay dos oportunidades de plazos diferentes en los que se puede presentar una solicitud.
Presentar una solicitud de financiación de viaje de conferencia general
Los plazos
| Mes de viaje | Límite 1 | Límite 2 |
| Septiembre | Julio 1 | Agosto 1 |
| Octubre | Agosto 1 | Septiembre 1 |
| Noviembre | Septiembre 1 | Octubre 1 |
| Diciembre | Octubre 1 | Noviembre 1 |
| Enero | Noviembre 1 | Diciembre 1 |
| Febrero | 1 de diciembre | 1 de enero |
| Marzo | 1 de enero | 1 de febrero |
| Abril | Febrero 1 | Marzo 1 |
| Mayo | Marzo 1 | Abril 1 |
| Junio | Abril 1 | Mayo 1 |
| Julio | Mayo 1 | Junio 1 |
| Agosto | 1 de junio | 1 de julio |
Justificación de la solicitud
El apartado de justificación de la solicitud debe incluir:
- Título de la ponencia, póster o charla que el estudiante presenta
- Si el estudiante ha solicitado o está recibiendo otra financiación (esto incluye la financiación proporcionada a través de la conferencia, el departamento, la facultad y el GPSS). En caso afirmativo, la fuente y la cantidad solicitada o recibida.
- Si procede, una explicación de las circunstancias atenuantes contrarias a las políticas indicadas (Nota: las solicitudes tardías sólo se tendrán en cuenta si la aceptación de la ponencia/póster se realizó después de la fecha límite del período de viaje. Cuando realice la solicitud en MyGrad Program, envíe por correo electrónico una copia de la aceptación a Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioridad (opcional; los departamentos pueden optar por clasificar las solicitudes que presenten, y las consideraremos en orden de prioridad)
Al presentar una solicitud, los departamentos verifican que la conferencia es significativa dentro del campo de estudio y que la experiencia es importante para el progreso académico del estudiante (a menos que se indique lo contrario en la sección de justificación). Para presentar una solicitud, los departamentos deben subir una copia de la carta de invitación o de la notificación de aceptación enviada al estudiante.
Acceso a las becas
El proceso de aprobación de las becas en el programa MyGrad generará un mensaje de correo electrónico para el estudiante y el solicitante. Los importes de las becas están autorizados para ser gastados desde los presupuestos departamentales de GSF-RSA (75-XXXX). No se producirá ninguna transferencia de fondos. Por favor, utilice el código PCA «GRAD» cuando realice el reembolso.
El Programa MyGrad proporciona la documentación de los importes de los premios – los estudiantes deben primero entrar en el portal de estudiantes del Programa MyGrad y aceptar el premio. El personal del departamento se encargará de todos los reembolsos de viajes y puede reembolsar la parte de la Escuela de Posgrado directamente en el presupuesto del GSF. Requerimos que los estudiantes sean reembolsados directamente y que no se realicen transferencias presupuestarias. Los estudiantes deben ponerse en contacto con los administradores financieros de su departamento para obtener instrucciones sobre el acceso a las becas.
Las preguntas deben dirigirse a la Oficina de Becas y Premios.
1Un año va del 1 de julio al 30 de junio (año fiscal).