Por favor, consulte también las preguntas frecuentes y las «Observaciones notables» al final de esta página para obtener información sobre la arquitectura básica de este plan de cuentas.
Las organizaciones sin ánimo de lucro tienen una forma diferente de ver las cosas, aunque hay similitudes entre ellas y sus «primos con ánimo de lucro».
Preguntas:
P: ¿Qué es un Débito?
A: Aquí hay un rápido repaso de la imagen general, con respecto a los principios básicos de contabilidad.
P: Si el efectivo es un saldo deudor en mis libros, ¿por qué el banco llama (a un saldo de caja positivo) un saldo acreedor?
A: Es una simple cuestión de perspectiva. Su saldo de caja positivo es un pasivo para el banco – un saldo acreedor.
El efectivo es un saldo deudor en sus libros (un activo); pero el saldo de su chequera es un crédito en los libros del banco (un pasivo: un préstamo a pagar).
P: ¿Cuántas cuentas y subcuentas debería tener?
A: ¡Debería tener al menos 10 cuentas menos de las que pueda controlar!
Esto es importante tenerlo en cuenta.
Las categorías y subcategorías pueden proporcionar información útil sobre su organización, pero sólo si son precisas. Si su personal no va a ser coherente acerca de cómo se codifican las cosas, entonces su sofisticado plan de cuentas llevará los libros a un estado mucho peor que si hubiera mantenido las cosas simples.
No diseñe una estructura que nadie esté dispuesto a seguir. Demasiados detalles son contraproducentes, mal informados, caros y difíciles de solucionar; y demasiado poco detalle significa que ha perdido la oportunidad de proporcionar información analítica útil a los usuarios de sus estados financieros.
Nuestra recomendación: Errar en el lado de mantener las cosas simples.
Observaciones sobre el plan de cuentas de las organizaciones no lucrativas:
Fondos restringidos – Son fondos que han sido designados para gastos/iniciativas específicas por el donante.
Los fondos restringidos no gastados aparecen en el balance hasta que se utilicen según lo previsto. Recomendamos que los fondos restringidos se coloquen en la sección de Activos Netos del Balance, aunque algunos los prefieren como Otros Pasivos.
Activos netos. Esta designación se asemeja al «Patrimonio de los Propietarios» en un plan de cuentas con fines de lucro. Es literalmente, Activos menos Pasivos y, al igual que una organización con fines de lucro, es donde se acumulan las ganancias históricas.
Los dos primeros dígitos de las cuentas de la Cuenta de Resultados (XX – XXXX).
Si una organización sin ánimo de lucro tiene más de un énfasis, debería considerar la posibilidad de dividir la cuenta de resultados en departamentos (o clases) separados, lo que puede hacerse con los dos primeros dígitos (dependiendo del sistema contable que esté utilizando, también podrían ser los dos últimos dígitos, o un campo separado).
01 – Ministerio
02 – Recaudación de Fondos (también conocido como Desarrollo)
03 – Gastos Generales (Administración).
Número de cuenta 4100 – Gastos Reembolsables: Cantidades facturadas para reembolsar a la empresa los gastos realizados por cuenta de los clientes, etc. Puede incluirse un margen de beneficio. Un recargo del 20% es típico para la mayoría de las industrias.
Número de cuenta 4900 – Gastos reembolsables: Estos son los gastos incurridos en nombre del cliente: Gastos que se espera sean reembolsados.
4901 – Gastos Reembolsables – Comidas y Entretenimiento: Las comidas y el entretenimiento se separan a efectos fiscales. Esto facilita las cosas al final del año. Más fácil = menos caro.
Gastos de funcionamiento: Todo en esta categoría aparece en orden alfabético para una rápida referencia, y para mantener las cosas simples.
6121 – Compras capitalizadas – Contra cuenta: El uso de esta contra cuenta es una forma efectiva de capitalizar un activo sin perder la pista de los gastos totales por categoría. Espero que tenga sentido.
6951 – Viajes – Comidas y Entretenimiento: Las comidas y el entretenimiento se separan a efectos fiscales. Su contador de impuestos necesita esta información al final del año, por lo que le ahorrará tiempo si lo separa para él/ella.