Josie dirige el equipo de marketing de una empresa tecnológica de tamaño medio. Como persona clave de su departamento, a menudo recibe solicitudes de proyectos.
A veces llegan por correo electrónico o mensajes instantáneos, mientras que otras veces se mencionan casualmente en las reuniones. En realidad, a veces no hay ninguna solicitud real, y ella siente que tiene que leer la mente de la gente sobre lo que hay que hacer.
Es mucho para ella, y sabe que está perdiendo mucho de su propio tiempo, así como el tiempo y la energía de todo su equipo. Así que está buscando una mejor manera de gestionar el trabajo del proyecto que cae en el plato de su equipo.
Una de las mejores maneras de hacerlo es crear un proceso exitoso que pueda ser replicado una y otra vez. Así que decide crear una plantilla de proceso de admisión que puede utilizar para agilizar todas estas solicitudes de trabajo y establecer su equipo para el éxito.
¿Por qué crear una plantilla? Los beneficios de crear una plantilla del proceso de admisión
Estandar el flujo del proceso de admisión de trabajo requerirá algo de trabajo por adelantado, pero los numerosos beneficios hacen que valga la pena. A continuación se presentan sólo algunas de las muchas razones por las que los líderes de proyectos como Josie deben considerar la creación de una plantilla de proceso de admisión de proyectos.
Mejora la coherencia.
Sin un proceso definido, es demasiado fácil que las cosas se pierdan en la confusión. Los solicitantes de proyectos tienen poca comprensión de lo que se requiere de ellos cuando esbozan un proyecto, y su equipo no tiene un camino establecido. Esto provoca confusión y retrasos para todo el mundo.
Un proceso de admisión de proyectos bien definido elimina esa confusión al dar a todo el mundo un conjunto prescriptivo de pasos que deben seguirse para solicitar trabajo a su equipo.
Ese proceso racionalizado facilita que todos sepan lo que tiene que ocurrir, así como lo que ocurrirá después.
Le proporciona la información que necesita.
Todos estamos familiarizados con la lucha de sentirnos preparados para abordar un proyecto, sólo para descubrir que no tenemos toda la información que necesitamos. Entonces pierdes tiempo buscando esos detalles importantes.
Es un obstáculo común. En una encuesta realizada a 300 líderes de agencias, el 27% de los encuestados consideró que los briefs creativos estaban incompletos o eran inconsistentes.
Esa es otra de las ventajas de planificar el flujo del proceso de admisión de proyectos, especialmente con un cuestionario o brief creativo que los solicitantes deben rellenar. Dentro de este formulario, debes establecer campos obligatorios (¡Wrike lo hace fácil!) para que te asegures de que tu equipo tiene toda la información que necesita por adelantado, sin un montón de innecesarias y largas idas y venidas.
Abre la puerta a la automatización.
Es probable que su actual proceso de admisión de gestión de proyectos implique una gran cantidad de tareas repetitivas o sin sentido – cosas como la creación de proyectos, la asignación de los propietarios, y el establecimiento de plazos. Con un proceso planificado en su lugar, es mucho más fácil detectar piezas repetitivas o mundanas del flujo de trabajo que pueden ser fácilmente automatizadas.
Las responsabilidades repetitivas como la creación de proyectos dentro de su software de gestión de trabajo y la asignación de tareas pueden ser fácilmente automatizadas con la herramienta adecuada. De esta manera, usted y su equipo no tienen que perder tiempo en esas tareas domésticas y pueden ir directamente al trabajo que importa.
Le da un mejor manejo de la carga de trabajo.
Cuando las solicitudes de trabajo están volando en todas las direcciones, es difícil tener un control de todo lo que su equipo está trabajando en un momento dado.
Pero cuando todas las solicitudes están centralizadas y siguen un proceso planificado, usted tiene un control sólido de todos los proyectos que están actualmente en el plato de su equipo para que pueda gestionar mejor sus plazos y recursos y evitar la dispersión de su equipo.
Le ahorra tiempo.
Recuerde los beneficios anteriores que mencionamos y notará un tema común: No sólo te ahorran muchas molestias, sino también mucho tiempo.
Esa es una de las mayores ventajas de la planificación de su proceso de admisión de clientes o de su proceso interno de admisión de proyectos. Con eso en su lugar, usted no está reinventando la rueda para cada nueva solicitud de proyecto, que le ahorra un montón de horas (por no hablar de toneladas de energía).
6 preguntas que debe hacer todo formulario de admisión de proyectos
Ya está convencido de las ventajas de crear una plantilla de proceso de admisión de trabajos. Pero antes de hacerlo, necesitas averiguar la respuesta a esta pregunta: ¿Cuáles son los pasos del proceso de admisión?
Estos pueden variar dependiendo de su equipo único y sus proyectos típicos (todo el mundo estructura su proceso de manera diferente). Sin embargo, recomendamos que el proceso de admisión comience con este importante primer paso: el formulario de admisión del proyecto.
Esencialmente, se trata de un cuestionario o resumen creativo que las personas o los equipos deben rellenar para solicitar que su equipo trabaje en un proyecto.
De nuevo, el aspecto exacto de este formulario puede depender de diversos factores. Sin embargo, a continuación se presentan algunas preguntas fundamentales que todo formulario debe hacer.
¿Quién es la persona de contacto para este proyecto?
A menudo, alguien solicitará un proyecto a su equipo, pero eso no significa necesariamente que será quien supervise el progreso y responda a las preguntas mientras su equipo se pone a trabajar.
Por eso esta pregunta es tan importante. Asegura que usted y todos los demás sepan quién es el dueño de ese proyecto, para que puedan dirigirse a la persona adecuada cuando necesiten claridad o dirección.
El mejor tipo de campo a utilizar: respuesta corta
¿De qué tipo de proyecto se trata?
Una de las primeras preguntas que debe hacer su formulario de admisión es qué tipo de proyecto se está solicitando. Por ejemplo, con el equipo de marketing de Josie, necesita saber qué tipo de trabajo se está solicitando. ¿Una campaña en las redes sociales? ¿Una publicación en el blog? ¿Un seminario web? ¿Campaña de correo electrónico? Evento?
Ese es un detalle que debe conocer por adelantado para poder obtener el contexto que necesita. Pero estos formularios son aún más eficaces si puedes utilizar esta pregunta inicial como filtro.
Los formularios de solicitud dinámicos de Wrike hacen que sea fácil adaptar el resto del cuestionario basado en esta respuesta inicial. Si el solicitante indica que necesita una entrada de blog, las preguntas posteriores sólo se referirán a ese tipo de proyecto, y no tendrá que responder a ninguna pregunta irrelevante.
Mejor tipo de campo a utilizar: desplegable
¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?
No sólo hay que saber cuál es el proyecto – hay que entender el porqué del mismo. ¿Cuál es el objetivo principal?
Eso es algo que los solicitantes deben ser capaces de articular claramente al completar su formulario de admisión. También deberían indicar una métrica clave que vayan a supervisar para que todos estéis de acuerdo en cómo se definirá el éxito.
Tener esa información al principio te permite completar el proyecto con el objetivo final en mente.
Mejor tipo de campo a utilizar: párrafo
¿Quién es el público de este proyecto?
Cada proyecto tiene una audiencia específica, y esa es una perspectiva importante que debe tener en cuenta mientras trabaja en la asignación solicitada.
Dentro de su formulario de admisión, los solicitantes deben indicar quién es su audiencia prevista. ¿Es para un equipo interno? ¿El consejo de administración? ¿Clientes o clientes? ¿Un subconjunto específico de ellos?
Eso es algo que debe saber antes de dar un solo paso adelante.
El mejor tipo de campo a utilizar: casillas de verificación y respuesta corta
¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?
Por supuesto, cuando se trata de solicitudes de proyectos, el dinero es una preocupación del mundo real. Hay que saber cuánto se puede invertir en la realización de este proyecto antes de comprometer un solo recurso.
Cuando se rellena el formulario de entrada, los solicitantes deben indicar desde el principio sus limitaciones presupuestarias o, al menos, un rango en el que el proyecto tiene que estar.
Mejor tipo de campo a utilizar: desplegable
¿Cuál es el plazo ideal para la finalización del proyecto?
Es probable que su equipo no se ocupe de un solo proyecto a la vez. Estáis gestionando constantemente un aluvión de peticiones de varios departamentos o clientes. Y, para poder priorizarlos eficazmente, necesita saber cuándo debe estar terminado cada proyecto.
Los solicitantes deben indicar su fecha de finalización deseada para el proyecto cuando envíen la solicitud inicial. Es inteligente explicar que su fecha deseada no es una garantía – depende de la cantidad de trabajo que ya está en su plato.
Además, incluya una advertencia directamente en su formulario sobre el tiempo de antelación que necesita para completar un proyecto típico (para que no reciba un montón de solicitudes de última hora).
Mejor tipo de campo a utilizar: fechas
Otras preguntas potenciales que su formulario de admisión de trabajo puede hacer…
Las preguntas anteriores son importantes para prácticamente cualquier proyecto y equipo, pero su formulario probablemente requerirá una mayor personalización y quizás incluso preguntas adicionales. Aquí hay algunas más que puede considerar incluir en su plantilla de proceso de admisión:
- ¿Quién aprobó esta solicitud?
- Mejor tipo de campo a utilizar: respuesta corta
- ¿Hay algún archivo o activo existente que debamos tener?
- El mejor tipo de campo a utilizar: archivo adjunto
- ¿Qué llamada a la acción debería incluir este proyecto?
- El mejor tipo de campo a utilizar: respuesta corta
- ¿Qué más deberíamos saber sobre este proyecto?
- El mejor tipo de campo a utilizar: párrafo
¿Quieres aún más inspiración para ponerte a trabajar? Echa un vistazo a estas plantillas para 10 tipos diferentes de formularios de solicitud.
Empleando su proyecto de trabajo: Ir más allá del formulario de admisión
Un formulario de solicitud completado es el primer paso en un diagrama de proceso de admisión de trabajo estándar, pero es realmente sólo la punta del iceberg. Usted quiere hacer algo más que planificar el formulario de admisión – usted quiere planificar todo el proceso de inicio del proyecto.
Entonces, una vez que el formulario se ha completado y enviado, ¿qué debería suceder a continuación en el diagrama de flujo del proceso de admisión del proyecto o del cliente? Aquí están los siguientes pasos que usted y su equipo deben tomar.
Automatizar la creación de proyectos y tareas.
Un proyecto a menudo se encuentra con un cuello de botella después de ser solicitado pero antes de que el trabajo realmente comience.
Como parte de su proceso de admisión, debe tomar medidas para automatizar la creación de tareas y proyectos. De esta manera, se crean dentro de su plataforma de gestión de trabajo de inmediato (sin ningún trabajo adicional de usted) para que el progreso pueda comenzar de inmediato.
Con Wrike, es sencillo convertir automáticamente las solicitudes de proyectos en tareas totalmente construidas o en proyectos creados a partir de plantillas que se pueden personalizar.
Automatice las asignaciones de tareas.
De la misma manera, usted y todo su equipo tienen que estar alineados sobre quién es responsable de qué para que el proyecto pueda comenzar a moverse. No puede esperar a que alguien dé un paso al frente.
Por esa razón, también debe automatizar la asignación de tareas a los miembros del equipo. Esto aumenta la responsabilidad al tiempo que garantiza que no hay duda acerca de quién se supone que debe comenzar el trabajo.
Además de la creación automática de tareas y proyectos, Wrike le permite asignar automáticamente diferentes tipos de trabajo sobre la base de las respuestas de los campos personalizados, tales como la ubicación, el tipo de proyecto, u otros requisitos específicos.
Deje tiempo para la revisión.
Una vez que las tareas han sido creadas y las asignaciones se han hecho, construya suficiente tiempo en su proceso de admisión para que los miembros del equipo revisen sus propias contribuciones y requisitos individuales.
Esto les da la oportunidad de asegurarse de que tienen lo que necesitan para empezar, así como de hacer cualquier pregunta aclaratoria que tengan sobre esa solicitud de proyecto.
Recuerde que esas preguntas deben ser llevadas a usted o a quienquiera que esté actuando como la persona de contacto en el proyecto para su equipo para que la comunicación se mantenga centralizada y fluya a través de una sola persona.
Provea una actualización al solicitante.
Después de eso, es el momento de volver a rodear al solicitante original del proyecto para hacer algunas cosas:
- Confirmar la recepción de la solicitud de proyecto
- Preguntar cualquier cuestión aclaratoria que los miembros de su equipo hayan planteado
- Proporcionar un plazo estimado para la finalización del proyecto
Lo mejor es hacer estas cosas como un comentario sobre la tarea o el proyecto real dentro de su plataforma de gestión de trabajo para que toda la comunicación y las actualizaciones pertinentes permanezcan en ese lugar.
Para hacer este proceso aún más rápido, guarde el texto de su comentario en algún lugar para que pueda utilizarlo rápidamente como una plantilla de comentario para todas las futuras actualizaciones de la solicitud.
Celebre una reunión inicial.
Particularmente para los proyectos complejos o largos, es posible que también desee programar una reunión inicial para todos los que tendrán una mano en ese proyecto.
Hacer esto va más allá de esa confirmación inicial de la recepción y permite que todas las partes interesadas clave para alinear sus expectativas para el proyecto por lo que es de esperar evitar cualquier mala comunicación o problemas importantes.
Crea tu plantilla del proceso de admisión y agiliza el trabajo de tu proyecto
Como tú y Josie estáis aprendiendo rápidamente, la creación de plantillas para todo el proceso de admisión -desde la solicitud inicial hasta el comienzo- ofrece numerosos beneficios, incluyendo una mayor coherencia y mucho tiempo ahorrado.
Aunque tiene la flexibilidad de crear un proceso que funcione mejor para usted y su equipo, una estructura general del proceso de admisión a seguir es:
- Recibir un formulario de solicitud de trabajo cumplimentado
- Crear automáticamente tareas y proyectos
- Asignar automáticamente tareas
- Revisar la solicitud y las tareas relevantes
- Confirmar la recepción de la solicitud y el calendario del proyecto
- Organizar una reunión de inicio
Haga eso para todos y cada uno de los proyectos que su equipo necesita completar, y pasará menos tiempo gestionando el proceso y más tiempo centrándose en lo que importa: sacar ese proyecto del parque.
¿Preparado para agilizar aún más su proceso de admisión? Comience con una prueba gratuita de Wrike.
Y si quiere aprender más sobre la creación de la plantilla del proceso de admisión de trabajo perfecto, eche un vistazo a estas publicaciones de seguimiento:
- 5 características que debe tener su herramienta de proceso de admisión de trabajo: destaca las características clave que mejoran la calidad y la fiabilidad de sus plantillas de procesos de admisión
- 4 señales de que su proceso de admisión de proyectos está anticuado: cómo aprovechar las mejores prácticas de admisión de proyectos para construir un proceso bien definido