No es ningún secreto que los gerentes de oficina son la columna vertebral de cualquier oficina de alto funcionamiento. Muchas empresas dependen de sus gerentes de oficina para preservar una buena calidad de vida y la productividad. Dado que el trabajo requiere paciencia, habilidades ofimáticas, capacidad de liderazgo y talento para trabajar bajo presión, a veces puede ser difícil encontrar un gran jefe de oficina.
Toma como ejemplo a Debra Leonard-Porch. Debra ha sido una profesional de la administración durante casi 40 años y actualmente es la directora de la oficina de Incapital Holdings en Chicago. Debra sabe que el primer paso para convertirse en una gran directora de oficina es tomarse en serio a sí misma y a su puesto:
«Mi filosofía siempre ha sido: ‘Solicito mi trabajo todos los días’. Vengo a solicitar mi puesto porque podría ir fácilmente a otra persona. Pueden conseguir a alguien más joven. Pueden conseguir a alguien más barato. Pueden conseguir a alguien con una mejor educación, pero nunca encontrarán a alguien que trabaje tan duro como yo».
Continúa leyendo nuestra guía sobre las habilidades, la formación y los consejos de los directores de oficina, y te unirás a los grandes directores de oficina como Debra en poco tiempo.
¿Qué es un director de oficina?
Cuando hablamos de directores de oficina, realmente estamos hablando de lo que hace que una oficina sea eficiente. Los gerentes de oficina tienen una variedad de responsabilidades dependiendo de las necesidades de su empresa, pero todos los gerentes de oficina están a cargo de la planificación, la coordinación y el control de las actividades de la oficina, además de tener en cuenta el control gubernamental, las leyes laborales y la satisfacción de los empleados.
Dependiendo del campo, puede haber una variedad de trabajos de gerencia de oficina, sin embargo, los deberes básicos de estos gerentes son bastante similares. Además de supervisar el buen funcionamiento de la administración de una empresa, asegurándose de que se proporcionen los suministros necesarios y de que el equipo de oficina esté en funcionamiento, los directores de oficina a veces también pueden contratar, despedir, formar y promocionar a los empleados.
Habilidades de director de oficina
Como director de oficina, serás responsable de los procesos, procedimientos, documentación, comunicación, supervisión, formación y administración. Si eso parece mucha responsabilidad, es porque lo es. Para asegurarse de que la oficina funciona de forma óptima, debe conocer bien estas habilidades de gestión de oficinas.
Habilidades de planificación
La planificación debería ser algo natural para los directores de oficina. Sus responsabilidades de planificación irán desde la programación de las reuniones de la oficina hasta la delegación de responsabilidades. Desde la planificación de las operaciones comerciales a largo plazo hasta la ejecución de las tareas cotidianas de forma eficiente, la planificación organizada es una habilidad clave que debe tener cualquier gran director de oficina.
Habilidades administrativas
Para un director de oficina, las habilidades administrativas deben ser algo natural. Antes de ascender a su puesto de director de oficina, es muy probable que haya ocupado otros puestos administrativos. En estos puestos, habrás cultivado una base de habilidades administrativas que sólo se desarrollarán a medida que te adaptes a tu nuevo papel de director de oficina. Serás responsable de varias tareas administrativas en la organización, apoyando y cultivando la cultura de la empresa, y otras responsabilidades de personal como la evaluación del rendimiento de los empleados.
Habilidades analíticas
Desarrollar tus habilidades analíticas en cualquier nivel de empleo es una buena idea. Como director de oficina, necesitarás estas habilidades para poder identificar las ineficiencias y sugerir soluciones con el fin de contribuir al éxito de tu empresa.
Habilidades informáticas
Un conjunto de habilidades informáticas sólidas y prácticas no es sólo ideal, sino necesario para un director de oficina. Debe tener un nivel de habilidad lo suficientemente alto como para sentirse cómodo, preciso y eficiente con las operaciones informáticas diarias necesarias, como la introducción de datos, la creación de hojas y el formateo de presentaciones. Es probable que utilice programas informáticos para los informes de gastos, la gestión de las instalaciones y las videoconferencias y la comunicación diaria.
Cursos de formación para directores de oficina
A medida que ascienda en el escalafón de su empresa, siempre habrá nuevas habilidades que aprender, especialmente en lo que respecta a la gestión de la oficina. Por suerte, no es necesario estar inscrito en un programa de grado a tiempo completo para obtener una educación de gestión de oficina. Hay una serie de cursos en línea y presenciales disponibles para cualquier persona interesada en estimular su carrera de gestión de oficinas. Tanto si quieres perfeccionar una habilidad específica como si quieres desarrollar tu conjunto completo de habilidades de oficina, hay un curso adecuado para ti. Siga leyendo nuestra selección para encontrar el curso perfecto para sus necesidades de gestión de oficinas.
Certificación Instituto de Gestión y Estrategia – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Mejor para los principiantes de gestión de oficinas que quieren aprender los entresijos básicos del campo antes de solicitar su primer puesto de gestión, a través de la finalización de este curso completamente en línea, usted aprenderá las habilidades marco y los procesos necesarios para dirigir eficientemente cualquier oficina moderna.
Formación a la carta de SkillPath – Inteligencia emocional
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Entrenamiento de Dale Carnegie – Obteniendo resultados sin autoridad
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5 consejos para la gestión de la oficina
Como director de oficina, tendrá que ser diligente en su propio trabajo y responsable del rendimiento del resto de la oficina. Incluso los directores de oficina más experimentados pueden llegar a estresarse en los días en los que parece que hay un sinfín de dudas de los empleados y preocupaciones de los ejecutivos.
Al adoptar unas cuantas técnicas nuevas, descubrirás que esos días abrumadores serán menos frecuentes y más manejables. Cuando utilice nuestros 5 mejores consejos para la gestión de la oficina, se mantendrá al tanto de su trabajo y a la cabeza del juego.
Establezca objetivos para su equipo
Cuando establece objetivos claros para la oficina, realmente está creando un sentido de propósito para los empleados. Al crear objetivos de equipo, o incluso de toda la sucursal, está rejuveneciendo el propósito de su empresa para mantener a los trabajadores motivados.
Cree objetivos alcanzables que inspiren a los miembros del equipo a ser ambiciosos con su trabajo. Cuando un equipo se siente personalmente satisfecho al cumplir sus objetivos, toda la plantilla será más productiva y estará más motivada a cambio. Además, no está de más que puedas controlar el progreso de cada equipo de forma más eficiente cuando hay un objetivo claro por el que se está trabajando.
La comunicación es la clave
Como director de oficina, tus habilidades de comunicación son la clave de tu éxito, ya que normalmente eres el primer punto de contacto para los clientes que llegan a la oficina. No sólo se comunicará regularmente con los clientes, sino también con sus empleados cuando delegue su trabajo dentro de la organización, tanto verbalmente como por escrito.
Esta comunicación debe ser eficiente y profesional para garantizar que los mensajes se entreguen y reciban según lo previsto, pero también amistosa para mantener las relaciones con sus clientes y empleados.
Habilidades de gestión del tiempo
Las habilidades de gestión del tiempo son una parte esencial de cualquier trabajo de gestión de oficina, ya que es su deber utilizar cada minuto de su función al máximo. La gestión del tiempo y las habilidades de organización son necesarias para asegurarse de que estás disponible para asignar adecuadamente cada tarea en el calendario con el resto de los plazos de la oficina.
Sé un pensador innovador
Ser un pensador innovador es el primer paso para ser un gerente de oficina eficaz porque la resolución de problemas es una de tus principales responsabilidades. Como director de oficina, se enfrentará a situaciones desconocidas que al principio pueden parecer fuera de su control, así como a nuevos retos que deberá superar. Puede que tu primer instinto sea recurrir a la frustración ante estos retos, pero en lugar de ello, tendrás que desarrollar la habilidad de abordarlos de forma innata con un pensamiento innovador.
Aquí tienes un consejo para empezar: rodéate de pensadores innovadores y aprende de ellos mediante la observación. Es importante exponerse a nuevas formas de pensar y métodos creativos de éxito.
Continúa tu formación y desarrollo profesional
Los mejores directores de oficina nunca dejan de aprender. Necesitarás ampliar continuamente tus conocimientos para estar al tanto de la evolución de la tecnología y desarrollar nuevas tácticas de gestión.
Cuando hagas del desarrollo profesional una parte regular de tu plan estratégico mensual de carrera, te mantendrás por delante de la competencia y ayudarás a tu empresa a estar también por delante. Ya sea inscribiéndose en clases de fin de semana o tomando cursos semanales en línea, siga aprendiendo – es parte de su responsabilidad como gerente de oficina.
Convertirse en un verdadero gran gerente de oficina tiene que ver con la intención – sus colegas lo notarán, sus ejecutivos lo apreciarán, y usted tendrá éxito gracias a ello. ¿Quiere saber más? Echa un vistazo a nuestra guía de gestión de oficinas.
