Configuración de Proveedores

El Coordinador de Proveedores de Asuntos de Negocios es responsable de la configuración y mantenimiento de proveedores. Para configurar un nuevo proveedor en Banner, todas las solicitudes de proveedores deben ir acompañadas de un formulario W-9 sustitutivo de la UO (entidades de EE.UU.) o de un formulario W-8 original (personas y entidades extranjeras), junto con los documentos justificativos.

Nota importante: las versiones más actualizadas y obligatorias de los formularios están ahora disponibles en el sitio web de BAO. Por favor, elimine las versiones más antiguas que pueda tener almacenadas en su ordenador, ya que no se aceptarán para la instalación de proveedores. La única excepción será para una configuración temporal de 30 días para reembolsos.
Un formulario W-9 sustituto de la UO o un formulario W-8 original (la versión más reciente) debe acompañar a todas las solicitudes de los proveedores con respecto a:

Facturas
Inscripciones
Suscripciones
Reembolsos de viajes
Pagos de apoyo a los participantes
Pagos de encuestas
Pagos de asignaturas
Estipendios
Hoteles
Contratos de servicios personales (CPS)
Contratos
Todos los demás tipos de pagos (excepto los reembolsos véase el punto 8)

El sustituto de UO W-9, los formularios W-8 y las carátulas de fax están disponibles en:

Formularios de Asuntos Comerciales (ver Cuentas a Pagar Centrales y Pagos de Facturas)

NOTA: Por favor, permita 24-48 horas para todas las configuraciones de proveedores, activaciones, o solicitudes de cambio de dirección. La tramitación de su solicitud puede llevar más tiempo, sobre todo si se trata de una solicitud de configuración o activación de un proveedor extranjero. A diferencia de los formularios W-9, los formularios W-8 sólo son válidos durante períodos de tiempo específicos. Aunque una entidad extranjera se pueda configurar en Banner, la dirección sólo puede estar activa durante un año cada vez. Por lo tanto, por favor, deje tiempo para la revisión del estado del proveedor extranjero por parte de Cuentas por Pagar antes de que un proveedor o dirección pueda ser reactivado para el pago.

W-9

La Universidad de Oregón requiere un W-9 sustituto de la UO (la versión más actual) para estar en el archivo antes de hacer el pago a los proveedores.

La Universidad está obligada a reportar información adicional al Estado de Oregón con respecto a nuestros gastos anuales con minorías, mujeres de propiedad, y las pequeñas empresas emergentes (MWESB), así como de propiedad de veteranos y veteranos discapacitados de servicio (SDV). La información sobre el estado de las MWESB certificadas por el estado está disponible en el sitio web del estado: Minority and Women Business Enterprise Certification(M/WSB) o puede contactar con ellos en el teléfono (503) 986-0075. Para obtener información sobre el estatus de veterano o SDV certificado por el estado, consulte: Certificación de Veterano Discapacitado (SDV). También puede consultar la Oficina de Certificación del Estado de Oregón para la Inclusión y Diversidad Empresarial/COBID.

Aunque la información registrada en el formulario W-9 sustitutivo de la UO puede ser similar a la que se proporciona normalmente en un formulario W-9 del IRS, la UO está obligada por el estado a recopilar esta información adicional de los proveedores que no está en el formulario W-9 del IRS. Por esta razón, no se puede presentar un formulario W-9 del IRS en lugar del formulario W-9 sustitutivo de la UO, a menos que se haya hecho todo lo posible para proporcionar a los proveedores la oportunidad de notificarnos su condición de MWESB, de propiedad de veteranos y de SDV solicitando que rellenen el formulario W-9 sustitutivo de la UO. Es ventajoso para el proveedor que proporcione a la UO estos estados. Si el vendedor se niega a rellenar el formulario W-9 sustitutivo de la UO con sus estatus, sólo entonces se aceptará una versión actual del formulario W-9 del IRS en su lugar.

Cuando un individuo está rellenando un formulario W-9 sustitutivo de la UO debe proporcionar una dirección de domicilio a efectos de declaración de impuestos. Una persona no debe indicar una dirección de oficina o de trabajo en el campo de dirección. Si la persona desea que le enviemos un pago a una dirección diferente a la de su casa, puede proporcionar una segunda dirección que se agregará a Banner.

Los departamentos no pueden llenar el formulario para el proveedor. El proveedor necesita proporcionar el nombre legal y el número de identificación fiscal que se confirmará utilizando el Programa de Coincidencia TIN del IRS. El formulario W-9 sustitutivo de UO (versión más actualizada) debe devolverse al Departamento solicitante. Para las entidades estadounidenses SOLO, una copia del W-9 puede ser una imagen escaneada, una copia o un fax.

W-8

La Universidad de Oregón requiere un formulario W-8 para todas las personas y entidades extranjeras, independientemente del tipo de pago. Hay cinco tipos diferentes de formularios W-8 (versión más actual). Las personas físicas extranjeras probablemente optarán por rellenar el formulario W-8BEN del IRS. Las entidades extranjeras que no son personas físicas probablemente elegirán completar un W-BEN-E del IRS. Sólo la persona/entidad extranjera puede determinar qué formulario W-8 le corresponde. Los departamentos no pueden rellenar el formulario para el proveedor.

El formulario W-8 original debe enviarse a [email protected] en el momento de la solicitud de establecimiento del proveedor. Puede enviar un W-8 original firmado con tinta a AP a través del correo del campus, o dejándolo en AP con la documentación de apoyo, o puede enviar por correo electrónico el W-8 original escaneado con la documentación de apoyo. No podemos aceptar formularios firmados electrónicamente. Nota: Podemos aceptar el W-8 electrónicamente en un correo electrónico, si usted está enviando una copia de imagen del W-8 completado por el proveedor, entonces el correo electrónico del proveedor con el W-8 adjunto debe ser remitido a Cuentas por Pagar. (Cuentas por Pagar tiene que certificar la recepción del W-8 del proveedor real para que podamos proceder a emitir el pago).

Todos los formularios W-8 enviados a Cuentas por Pagar para la configuración o activación del proveedor serán revisados en la oficina de BAO por Joy Germack, Analista de Impuestos de UO, antes de que un proveedor o individuo extranjero sea activado en Banner por Cuentas por Pagar. Una vez que el proveedor extranjero ha sido configurado, la dirección es válida por un año. Los pagos solicitados en años sucesivos serán revisados para el tipo de pago, la dirección de la entidad extranjera y la validez del formulario W-8 existente. La dirección se reactivará para otro año una vez que se haya recibido toda la información o documentación necesaria. Todos los números de información de identificación fiscal de Estados Unidos proporcionados deben coincidir con los registros del IRS.

1. Búsquedas de proveedores

A continuación se ofrece una lista de consejos para utilizar cuando se realicen consultas de proveedores:

Utilice % tanto antes como después del nombre del proveedor.
Suprima la palabra The al principio de su búsqueda de nombres de proveedores.
Suprima todos los signos de puntuación, excepto los guiones o apóstrofes.
Intente utilizar todas las mayúsculas.
Intente utilizar todas las minúsculas.
Intente escribir el nombre del proveedor sólo con la primera palabra en mayúsculas y sin espacios entre las palabras.
Intente escribir cada palabra del nombre del proveedor en mayúsculas y sin espacios entre las palabras.
Intente escribir el acrónimo del nombre del proveedor.
Intente escribir el nombre del proveedor tal y como aparece, incluyendo los números y letras en mayúsculas y minúsculas.
Intente aplicar la regla de menos es a veces mejor. Pruebe con % antes y después de cualquier palabra inusual o menos utilizada.

Realice una búsqueda exhaustiva del proveedor en BANNER. Pruebe con varias grafías, por ejemplo, McDonald o Mc Donald o Mc donald, IKON o Ikon. BANNER distingue entre mayúsculas y minúsculas. También hay que tener en cuenta que muchos vendedores utilizan un nombre «Doing Business As» (DBA). Su nombre legal aparecerá antes de su nombre comercial. Por ejemplo, «John Doe dba/Creative Vendors». Su factura puede decir sólo «Creative Vendors». La única forma de encontrar a este proveedor es utilizar el signo de porcentaje delante y al final del nombre. Por ejemplo, %Creative Ven%. Puede tomar un poco más de tiempo para hacer una búsqueda de esta manera, pero usted encontrará la mayoría de los proveedores de esta manera.

Si usted no encuentra un proveedor después de hacer una búsqueda exhaustiva tendrá que enviar una nueva solicitud de proveedor.

2. Nuevas solicitudes de proveedores

Para cualquier establecimiento de un nuevo proveedor, así como para cualquier activación de un proveedor inactivo que comience con un número V00_ _ _ _ _, se requiere un UO Substitute W-9 (la versión más actual) y los documentos de apoyo. Si envía sólo el W-9 sustitutivo de UO o sólo la factura, no podremos tramitar su solicitud. Deberá enviar ambos documentos al mismo tiempo a AP. Las dos piezas de documentación son requeridas sin importar si usted está comprando o pagando a un proveedor.

Si usted está tratando de hacer una ORDEN DE COMPRA con una compañía (creando una orden de compra en línea en Banner), usted necesitará enviar a AP:

1). Un W-9 sustituto de UO o un formulario W-8 original (la versión más actual).

NOTA: Por favor, vea bajo el tema W-8 arriba para más detalles sobre los W-8. La Central de Cuentas por Pagar debe certificar la recepción del W-8 del proveedor real para que podamos proceder con la configuración del proveedor y la emisión del pago; por lo tanto, el correo electrónico original de la entidad extranjera con el W-8 adjunto debe ser fowarded a AP cuando se hace una nueva solicitud de proveedor).

2). Una copia de un presupuesto, una página web, un correo electrónico, una carta de presentación por fax, una tarjeta de visita o algo del proveedor que muestre la información y la dirección de la empresa. En la solicitud, indíquenos que necesita que el nuevo proveedor se configure a efectos de la orden de compra y añadiremos el proveedor con una dirección VO (Vendor Order). (Más tarde, cuando se le haya facturado, tendrá que enviar sólo una copia de la factura a Cuentas por Pagar para que se pueda añadir una dirección VP (Vendor Payment) para el pago).

NUEVO: Si está tratando de realizar una ORDEN DE COMPRA DE SERVICIOS con una entidad (este formulario sustituye al formulario de Contrato de Honorarios para hablar o realizar servicios SOLO), tendrá que enviar a AP:

1). Un formulario W-9 sustitutivo de la UO o un formulario W-8 original (versión más actual).

NOTA: Por favor, consulte el tema W-8 anterior para obtener más detalles sobre los W-8. La Central de Cuentas por Pagar debe certificar la recepción del W-8 del proveedor real para que podamos proceder con la configuración del proveedor y la emisión del pago; por lo tanto, el correo electrónico original de la entidad extranjera con el W-8 adjunto debe ser fowarded a AP cuando se hace una nueva solicitud de proveedor).

2). Una copia del formulario de solicitud de servicios totalmente cumplimentado. En la solicitud háganos saber que necesita que el nuevo proveedor se configure para propósitos de pago y añadiremos al proveedor con una dirección VP (Pago a Proveedores) como lo haríamos para cualquier otro formulario de Contrato de Servicios Personales o Contrato Personalizado de Servicios.

Si usted está tratando de hacer un PAGO a un proveedor o a un no empleado/estudiante, por favor envíe a AP:

1). Un formulario W-9 sustitutivo de UO o un formulario W-8 original (la versión más actual).

2) Una copia de una factura, formulario de registro, renovación de suscripción, reserva de hotel, primera página y/o página de firma de un PSC o contrato, formulario de solicitud de activación de cuentas a pagar u otra documentación de apoyo para que podamos añadir una dirección de VP a Banner.

De nuevo, necesitamos dos piezas de documentación para cualquier nuevo proveedor establecido. Una solicitud de establecimiento de un nuevo proveedor no se completará sin ambas piezas de documentación. Puede enviar estos dos documentos juntos a Cuentas por Pagar con una nota que indique NUEVO VENDEDOR, su nombre y su número de teléfono. Puede enviar la solicitud por fax a Cuentas por Pagar al 346-2393, enviar la solicitud escaneada por correo electrónico a [email protected], o enviar la solicitud por correo del campus a Cuentas por Pagar de Asuntos Empresariales.

Información de contacto del departamento: Necesitamos su nombre y número para llamarle si hay problemas o preguntas. No envíe una portada de fax a menos que no haya espacio en la factura para su nota. Tampoco ponga una nota sobre algo impreso en las documentaciones, ni utilice papel de color o post its (cuando recibamos el fax, puede ser ilegible). Asegúrese de que el número de teléfono y la dirección del proveedor son legibles.
Estado de sus solicitudes de proveedores: Los nuevos proveedores se establecerán en BANNER tras la recepción de su solicitud. Procesamos muchos proveedores nuevos y no podemos llamar para confirmar la recepción de su solicitud o cuando su solicitud ha sido completada.
Las órdenes de compra de la UO, los formularios de solicitud de desembolso, las notas/correos electrónicos escritos a mano o a máquina de los departamentos de la UO NO PUEDEN utilizarse para establecer proveedores o cambios de dirección: Sólo podemos hacer esto en casos muy raros, como cuando se emite un reembolso. Debemos tener algo oficial del proveedor, generalmente su factura. Si necesita establecer una dirección de proveedor para poder procesar una orden de compra en línea; por favor envíe por fax o por correo electrónico a Cuentas por Pagar una cotización del proveedor, un estimado, una página web, un correo electrónico, una carta de presentación por fax, una tarjeta de negocios, o algo del proveedor junto con un W-9 sustituto actual de UO; o envíe su solicitud con un formulario W-8 original para que podamos agregar una dirección de VO a Banner.
Formularios de registro de proveedores, formularios de pedido, etc: Estos son aceptables para la creación de nuevos proveedores, siempre y cuando estén acompañados por un W-9 sustituto de UO o un formulario W-8 original.
Renovación de suscripciones: Estas también requieren un formulario W-9 sustituto de UO o un formulario W-8 original para el establecimiento de nuevos proveedores y deben ser procesadas cuidadosamente. Si el formulario de suscripción va acompañado de un sobre preimpreso, asegúrese de enviar por fax o por correo electrónico una copia del sobre y del formulario de suscripción (que contiene la información de contacto) a Cuentas por Pagar para que se añada la dirección de pago correcta a Banner. La dirección de envío en el sobre puede ser diferente a la dirección de correspondencia en el formulario de suscripción.
Donde enviar las solicitudes de proveedores: No envíe por correo electrónico las solicitudes de configuración de proveedores a las personas de Cuentas por Pagar, ya que pueden estar inesperadamente fuera de la oficina. Siempre es mejor enviar sus solicitudes escaneadas a la dirección de correo electrónico general de Cuentas por Pagar: [email protected] y enviarlas por fax al 346-2393. Si envía las solicitudes de los proveedores por correo electrónico o por fax a la dirección general de Cuentas por Pagar o al número de fax, otra persona de A/P podrá ocuparse de sus solicitudes. Las solicitudes de proveedores que vayan acompañadas de los W-8 originales pueden entregarse o enviarse por correo del campus a Business Affairs Accounts Payable.
Los originales o copias de los W-9 o W-8 no deben conservarse en los departamentos: Una vez que un nuevo proveedor ha sido establecido en Banner por Cuentas por Pagar, por favor destruya cualquier copia de W-9 o W-8 que haya conservado en su departamento. TODOS los formularios W-8 enviados a Cuentas por Pagar para el establecimiento o activación de proveedores serán revisados en la oficina de BAO por Joy Germack, Analista de Impuestos de la UO, antes de que un proveedor o individuo extranjero sea activado en Banner por Cuentas por Pagar.

3. Cambios de dirección

Si tiene un cambio de dirección para un proveedor, (por ejemplo la factura muestra una dirección diferente a la que está en BANNER), por favor envíe una copia de la factura, formulario de registro, sobre de renovación de suscripción u otra documentación que muestre el cambio de dirección a Cuentas por Pagar. Verificaremos la dirección y actualizaremos la cuenta. Algunos proveedores han solicitado que TODOS los pagos vayan a una determinada dirección sin importar lo que aparezca en la factura y no podemos cambiarlos. Asegúrese de escribir su nombre e información de contacto en la documentación para que podamos ponernos en contacto con usted si ese es el caso, o si necesitamos información adicional

Un formulario UO Substitute W-9 o W-8 NO es necesario para los cambios de dirección, sólo para las solicitudes de nuevos proveedores.
Si tiene un cambio de dirección para un empleado o estudiante complete un formulario de solicitud de activación de cuentas por pagar y envíelo a nuestra oficina. NO necesitamos un formulario W-9 sustitutivo de la UO para cualquier empleado o estudiante ya introducido en Banner con un número 95OXXXXXX o 951XXXXXX a menos que el ID de Banner de la UO no tenga un número de identificación fiscal adjunto al registro. Nos pondremos en contacto con usted y le haremos saber si necesita obtener un W-9 sustitutivo de la UO para el individuo. Nota: Si un estudiante o empleado ha actualizado su dirección en Duckweb, para actualizar la dirección por defecto en Banner tendrá que completar un formulario de solicitud de activación de cuentas por pagar.

4. Contratos de Servicios Personales (PSCs) o Contratos

Si usted está pagando un PSC o un Contrato y necesita configurar un nuevo proveedor o cambiar la dirección, necesitará enviar la siguiente información por fax a A/P al 346-2393 o por correo electrónico a: [email protected]. (Por favor, recuerde incluir su nombre y extensión telefónica junto con los detalles relativos a su solicitud).

PSC’s

La primera página del PSC que contiene el nombre legal, la dirección y las firmas de todas las partes. (Se puede solicitar una copia completa del contrato si es necesario).
Un formulario W-9 sustitutivo de la UO, (versión más actual) si el proveedor es una entidad estadounidense. (En el momento de realizar esta solicitud, el proveedor debería haberle enviado este formulario por fax o por correo electrónico).
Un formulario W-8 original, (versión más actual) si el proveedor es una persona o entidad extranjera. Por favor, envíe por correo al campus el formulario W-8 original con su solicitud de proveedor o puede entregar el formulario con su solicitud a Cuentas por Pagar. Para más información sobre el pago de servicios a una entidad extranjera, consulte: Pagos a entidades extranjeras.

Contratos

La primera página del contrato con el nombre legal.
La página de la firma (normalmente la última página) con la dirección y las firmas de todas las partes.
Un formulario W-9 sustitutivo de UO, (versión más actual) si el proveedor es una entidad estadounidense. (En el momento de realizar esta solicitud, el proveedor debería haberle enviado este formulario por fax o por correo electrónico).
Un formulario W-8 original (versión más actual) si el proveedor es una persona o entidad extranjera. Envíe por correo al campus el formulario W-8 original con su solicitud de proveedor o puede entregar el formulario con su solicitud a Cuentas por Pagar. Para más información sobre el pago de servicios a una entidad extranjera, consulte: Proceso de pago para visitantes internacionales

5. Solicitudes de activación (estudiantes y empleados con 95X)

Estudiantes o empleados: Si está reembolsando a un estudiante o a un empleado, y recibe el mensaje de Banner «NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE» tendrá que completar un formulario de solicitud de activación de cuentas por pagar. Asegúrese de incluir el nombre, la dirección y el ID de BANNER (número 95XXXXXXX o 951XXXXXX) y el motivo de la activación en el formulario de Solicitud de Activación de Cuentas por Pagar y envíe la solicitud por fax o por correo electrónico a Cuentas por Pagar.

Si un estudiante o empleado ha actualizado su dirección en Duckweb, para actualizar la dirección por defecto de Banner en Banner tendrá que completar un formulario de Solicitud de Activación de Cuentas por Pagar. Hay otras direcciones que deben permanecer activas por otros motivos. Cuentas por Pagar no sabe cuando un estudiante o empleado ha cambiado su dirección en Duckweb. Por esta razón los departamentos deben notificar a Cuentas por Pagar para actualizar la dirección por defecto de AP, enviando un formulario de Solicitud de Activación de Cuentas por Pagar.

NOTA: Ocasionalmente un 95X no reflejará un número de contribuyente de EEUU en los archivos de proveedores de AP. Aunque el individuo pueda haber completado otros formularios para la Nómina o para los Registros de Estudiantes, se requiere que Cuentas por Pagar obtenga del individuo un formulario W-9 o W-8 para activar el 95X en los archivos de proveedores de AP para recibir pagos de Cuentas por Pagar tales como estipendios, reembolsos, etc.

6. Si necesita activar un proveedor para un viajero, rellene el formulario de solicitud de activación de cuentas por pagar (debemos tener una dirección de residencia) y haga que el viajero rellene un formulario W-9 sustitutivo de la UO (versión más actual) o un formulario W-8 original (versión más actual). Adjunte los documentos y envíelos por fax a Cuentas por Pagar al 346-2393 o envíelos por correo electrónico a [email protected], si el proveedor es una entidad estadounidense. Si el proveedor es un individuo extranjero, envíe por correo del campus el formulario W-8 original con su solicitud de proveedor o puede entregar el formulario con su solicitud a Cuentas por Pagar.

Para más información sobre el pago de viajes a una entidad extranjera, consulte: Pagos a entidades extranjeras.

Si un viajero se ha mudado asegúrese de solicitar una actualización de su dirección y de la dirección predeterminada de Banner presentando un formulario de solicitud de activación de cuentas por pagar. Si la dirección de Banner y la dirección por defecto no se actualizan antes de enviar el pago a través de Concur, el pago puede ser mal dirigido o retrasado ya que los procesos son diferentes a los procesos de viaje anteriores a Concur.
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Al viajero que nunca ha sido estudiante o empleado se le asignará un número de proveedor que empieza por V en Banner. Para procesar un reembolso de viaje en Concur, tendrá que consultar en Banner el número de proveedor y luego usar ese número de proveedor como el ID del viajero en Concur. Cuentas por Pagar no asigna números 95XXXXXXX.
Nota: Recuerde indicar en el campo de extranjero no residente, en el formulario de Solicitud de Activación de Cuentas por Pagar, si la persona es un extranjero no residente o no. No deje este campo en blanco. Si es no residente, deberá adjuntar la documentación correspondiente que aparece en la parte inferior del formulario de solicitud de activación de cuentas a pagar. Nota: La primera dirección puesta en Banner para una entidad extranjera debe ser su dirección permanente. La segunda dirección será su dirección postal. Ver: Opciones de Pago en el Extranjero.

7. Proveedores Inválidos o Terminados

Si encuentra un proveedor y obtiene el mensaje de Banner El proveedor es inválido, o no ha sido activado por Cuentas por Pagar, necesitará determinar la razón de este mensaje. Tendrá que volver a la pantalla de consulta en FTIIDEN para averiguar por qué el proveedor es inválido o está inactivo. Generalmente, usted recibirá este mensaje bajo cuatro circunstancias.

1) Usted está reembolsando a un estudiante o empleado bajo su ID de Banner (también conocido como número 95XXXXXXX), y la Oficina de Cuentas por Pagar nunca los ha activado en Banner. Será necesario activarlos para poder procesar el reembolso a través de Banner o del formulario Concur Travel. En este caso tendrá que completar y enviar un formulario de Solicitud de Activación de Cuentas por Pagar a AP para que la cuenta sea activada.

2) Usted está pagando a un proveedor que está terminado. Tendrá que volver a FTIIDEN. Cuando usted consulta el nombre del proveedor en FTIIDEN, este proveedor tiene un Terminado en la Columna del Proveedor. Esto significa que este proveedor está cancelado porque fue vendido o cambiado a otro proveedor con un número de identificación fiscal diferente. Con el cursor en el nombre del proveedor, necesitará seleccionar el Menú de HERRAMIENTAS en la esquina superior derecha. Bajo la categoría de Opciones seleccione Información de la Dirección del Vendedor. Aparecerá un cuadro de direcciones. Busque en la línea 2 o 3 de la primera dirección de pago (VP1) un mensaje que diga SEE V#_______. A continuación, deberá utilizar el nuevo número indicado. (Si un proveedor ha cambiado de propietario varias veces, es posible que tenga que repetir este proceso para encontrar el número de proveedor actual).

Esta es la única manera de saber qué número de proveedor debe utilizar. Si usted tira de un proveedor terminado en la pantalla de pago de facturas, entonces usted obtendrá el mensaje. El proveedor no es válido o no ha sido activado por la oficina de cuentas por pagar. Siempre es mejor buscar a su proveedor y asegurarse de que la dirección que busca está en el sistema en FTIIDEN primero, antes de ir a la pantalla de pago de facturas.

3) Usted está pagando a un proveedor antiguo que no ha sido pagado durante 6 o más años y ha sido desactivado. En este caso no habrá ningún mensaje en las líneas de dirección. En FTIIDEN habrá una T en la columna V. Esto se trata como si se tratara de un nuevo proveedor y tendrá que enviar a UO el formulario W-9 sustitutivo (versión más actual) o el formulario W-8 original (versión más actual) junto con los documentos justificativos. El proveedor será reactivado o configurado con un nuevo número de proveedor. De nuevo, se necesita un nuevo UO Substitute W-9 o un W-8 original junto con la documentación de apoyo.

4) Tiene una sesión de banner corrupta. Salga del banner y vuelva a intentarlo. Si esto no funciona, reinicie su ordenador y debería funcionar.

8. Reembolsos

Los reembolsos deben emitirse utilizando la misma forma de pago que se utilizó en la transacción original. Sólo debe generarse una factura de Banner si se reembolsa un pago en efectivo o en cheque. Los pagos con tarjeta de crédito deben acreditarse en la tarjeta utilizada en la transacción inicial.

La Universidad de Oregón requiere un formulario W-9 sustituto de la UO o un formulario W-8 original del IRS para todos los pagos salientes EXCEPTO en los casos de reembolsos.

Si necesita enviar un pago de reembolso tendrá que proporcionar:

Nombre – la persona que hizo el pago original a la Universidad
Dirección – a la que debe enviarse el pago
Cantidad – del reembolso que se emite
Motivo – del reembolso.
Solicitante – nombre e información de contacto en caso de que tengamos preguntas

Debe enviar un correo electrónico, un aviso de cancelación, un resguardo de inscripción, un pedido cancelado, un cheque cancelado o alguna otra forma de documentación justificativa que demuestre el motivo del reembolso.

Las cuentas de los vendedores para los reembolsos estarán activas sólo durante 30 días. Si no emite el reembolso dentro del período de 30 días, deberá enviar una solicitud para que la cuenta se reactive temporalmente.

Si tiene más preguntas sobre las solicitudes de proveedores, póngase en contacto con el coordinador de proveedores de cuentas por pagar por teléfono en el 6-3189 o por correo electrónico en [email protected].