Habiendo dedicado nuestro último artículo a los Factores del Entorno de la Empresa, sería negligente de nuestra parte no decir algo sobre los Activos del Proceso Organizativo. Estos aparecen con más frecuencia que los Factores del Entorno de la Empresa en los procesos de gestión de proyectos: 47 veces como entradas del proceso y 10 veces como salidas. Según la Guía del Cuerpo de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®), los Activos del Proceso Organizativo son «los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento específicos y utilizados por la organización ejecutante».
Cualquiera que se haya incorporado a una nueva empresa como director de proyectos entenderá que estos Activos del Proceso Organizativo deben buscarse lo antes posible. A pesar de su reluciente certificado PMP® en gestión de proyectos y de sus años de experiencia previa, se aconseja encarecidamente que respete lo que se ha hecho antes en su nueva empresa y adopte las herramientas y técnicas que sus compañeros gestores de proyectos están utilizando. Será infinitamente más útil la base de conocimientos que la empresa ha acumulado a lo largo de los años. Los calendarios planificados y reales de proyectos anteriores, la documentación de las lecciones aprendidas y los diversos registros de proyectos anteriores le ayudarán a entender el entorno que tendrá que dominar. Le proporcionarán información valiosa sobre quiénes son las personas adecuadas, quiénes son las partes interesadas difíciles y qué riesgos deben tenerse en cuenta en este nuevo entorno.
Las políticas y procedimientos existentes influirán en todo el ciclo de vida del proyecto. Es probable que encuentre plantillas para los principales documentos. También es posible que encuentre nombres extraños para artefactos conocidos: por ejemplo, la Carta del Proyecto se llama a veces Propuesta de Proyecto. Así que los Activos del Proceso Organizativo a menudo tienen que ser filtrados a través de su conocimiento de PMP® para averiguar para qué sirven realmente. Las directrices que encuentres también serán bienvenidas, sobre todo las que detallan cómo adaptar los procedimientos a los distintos proyectos. Recuerde de su formación en PMP® que cada proyecto tiene algún aspecto único, por lo que lo más probable es que tenga que adaptar las cosas.
Hemos mencionado la regulación cuando hablamos de los Factores del Entorno de la Empresa, pero las políticas y normas internas se encuentran en los Activos del Proceso Organizativo. Espere encontrar políticas de Recursos Humanos, como la de Salud y Seguridad, pero también busque políticas relacionadas con otros aspectos del proyecto, como la adquisición, la calidad y el presupuesto. Será bueno que haya procedimientos de control de cambios, así como una buena cultura de gestión de riesgos. Por último, por supuesto, un buen proceso de cierre del proyecto proporcionará la base de conocimientos que constituye el otro aspecto de los activos del proceso organizativo.
La información histórica de proyectos anteriores es realmente útil. A partir de ella, podemos determinar las tasas de trabajo, las actitudes hacia el riesgo (¿qué pasó cuando algo salió mal?) y cómo se suelen tomar las decisiones. ¿Recuerdas las cuatro formas en que se puede tomar una decisión en grupo de tus días de PMP®: unanimidad, mayoría, pluralidad o autocracia? Todas las mediciones que se registran también son muy útiles, ya que ayudan al gestor del proyecto a entender lo que preocupa a la alta dirección. Los cuadros de mando y los informes de estado proporcionan información sobre qué áreas de conocimiento son los botones calientes para sus nuevos jefes.
Si bien los Activos de Proceso Organizativo benefician al nuevo director de proyecto en el bloque, ¿qué pasa con el pobre estudiante de PMP® que tiene que saber que hay un total de 57 entradas y salidas de Activos de Proceso Organizativo a través de los procesos de gestión de proyectos? Bueno, piénselo un poco: ¿Cuándo es probable que los necesite? La planificación es un punto obvio en el que se necesitan plantillas y procedimientos, así como un poco de conocimiento histórico. Cada uno de los procesos de planificación, incluyendo «Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto» tiene Activos de Proceso Organizativo como entrada.
¡También observe que no tienen Actualizaciones de Activos de Proceso Organizativo como salidas! A primera vista, esto parece extraño, ya que parece que nuestros planes no contribuyen a la base de conocimientos corporativa. Pero mire el proceso de cierre – tiene Actualizaciones de Activos de Procesos Organizacionales como salida – aquí es donde nuestros planes se archivan. Sólo dos procesos de monitorización y control (Monitorización de Riesgos y Control de Compras) tienen como salida Actualizaciones de Activos del Proceso Organizativo, reflejando cambios en la estructura de desglose de riesgos y en la documentación de compras respectivamente. Estas actualizaciones también aparecen ocasionalmente en el grupo de procesos de Ejecución, específicamente en los procesos de «Gestión».
Como dijimos en el artículo anterior, tiene más sentido que el estudiante de PMP® entienda qué son los Activos del Proceso Organizacional y para qué se utilizan que en memorizar listas de la Guía del PMBOK® y aprender de memoria las entradas y salidas. Simplemente pregúntese: ¿este proceso utiliza políticas y procedimientos establecidos o se basa en datos históricos? Si es así, los activos del proceso organizativo deben aparecer en la lista de entradas. Del mismo modo, ¿el proceso actualiza las bases de datos o las políticas? Si lo hace, entonces la actualización de los Activos del Proceso Organizativo puede esperarse como una salida.
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