Las empresas necesitan la colaboración entre equipos funcionales para apoyar las ideas innovadoras y beneficiarse de las diversas habilidades de los empleados. Pero más del 75 por ciento de los equipos interfuncionales son disfuncionales, sin responsabilidad, con un gobierno poco claro y con objetivos de proyecto vagos.
Aunque los equipos interfuncionales pueden fracasar por muchas razones, tienen éxito por la misma razón: una buena colaboración.
Los equipos interfuncionales exitosos necesitan estrategias de colaboración efectivas que se alineen con los objetivos de sus proyectos para que los empleados puedan trabajar fácilmente entre sí, incluso si pertenecen a diferentes departamentos o dominios.
¿Qué es la colaboración entre equipos?
La colaboración entre equipos funcionales ocurre cuando los empleados de diferentes funciones o equipos (como ventas, desarrollo, RRHH, marketing y TI) de la empresa se reúnen para trabajar en un proyecto, objetivo o responsabilidad común.
El objetivo de la colaboración interfuncional puede ser cualquier cosa, desde las responsabilidades del día a día, como que los departamentos de marketing y de atención al cliente se unan para gestionar las páginas de las redes sociales de la empresa o que el equipo de productos y el de ventas colaboren para lanzar una nueva función para los clientes.
Sin embargo, gestionar eficazmente la colaboración de los equipos interfuncionales no siempre es tan fácil o divertido como parece.
La diversidad introducida con los equipos interfuncionales permite a las organizaciones:
- Crear una cultura de colaboración en la que los empleados trabajen juntos para lograr un objetivo o solución común al tiempo que asumen la responsabilidad de sus acciones
- Aumentar la eficiencia, ya que se necesita menos tiempo para resolver los mismos problemas con todos los departamentos pertinentes trabajando juntos
- Mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos
Estrategias cruciales para impulsar la colaboración entrecolaboración entre equipos
Elegir el equipo adecuado
El éxito de la colaboración entre equipos empieza por reunir a los miembros adecuados que sepan trabajar juntos y colaborar con los demás. Los miembros del equipo deben ser capaces de comunicarse fácilmente con otros miembros del departamento en su propia jerga.
La atención debe centrarse también en las habilidades compartidas que cada miembro del equipo debe poseer para crear una máquina bien engrasada que pueda trabajar con un mínimo de interrupciones. A la hora de elegir a los miembros de un equipo multifuncional, empiece por elegir a personas independientes que puedan tomar decisiones de forma autónoma con poca o ninguna ayuda. También debe elegir empleados que sepan escuchar y comprender la perspectiva de la otra persona.
Tener un líder
Cuando dos o más equipos de diferentes departamentos se unen para colaborar, puede haber cierta fricción inicial. Si no hay un líder que tome la decisión final, esto puede dar lugar a problemas mayores en el futuro. Los miembros de los equipos multifuncionales deben ser más responsables y rendir cuentas, pero si no hay un líder que guíe a todos, existe un mayor riesgo de que un barco sin capitán nunca llegue a la orilla.
Los equipos multifuncionales necesitan un líder que pueda delegar, educar y dar autonomía a todos los miembros del equipo, a la vez que siempre hace un seguimiento del progreso del proyecto.
Alinear los objetivos del proyecto y compartirlos con todos
Cuando hay una falta de claridad y alineación en el equipo, empezarás a ver aún más problemas cuando intentes dividir el trabajo en diferentes tareas y asignarlas a los miembros.
Cada miembro del equipo manejaría la tarea con un objetivo diferente en mente, lo que finalmente llevará al equipo a ninguna parte. Se topará con un muro sin ningún resultado que mostrar.
Para evitar situaciones como ésta, es importante que los equipos interfuncionales discutan los objetivos importantes antes de comenzar el trabajo y se aseguren de que se alinean con los objetivos generales de la empresa, así como con los objetivos establecidos por los diferentes departamentos.
Los empleados deben estar al tanto de los proyectos e iniciativas de otros equipos
Las colaboraciones orgánicas siempre son mejores que obligar a los equipos a reunirse. Al fin y al cabo, cuando los empleados están activamente interesados en trabajar en un proyecto, esto conduce directamente a una mayor eficiencia, productividad y colaboración del equipo.
Pero las colaboraciones orgánicas no son fáciles de conseguir. Por cada vez que se tropieza con una oportunidad de colaboración entre equipos, hay muchas que se escapan porque los empleados simplemente no sabían en qué estaban trabajando los otros departamentos.
La mejor manera de resolver esto es compartiendo regularmente los proyectos de su equipo y los próximos trabajos con toda la empresa. Incluso puedes crear un canal de comunicación dedicado donde los empleados compartan su trabajo con todos los demás.
Establezca un calendario claro para el proyecto
Cuando los empleados tienen sus propias responsabilidades laborales principales, puede ser increíblemente desalentador y abrumador asumir un nuevo proyecto. Incluso puede tener empleados que estén interesados en un proyecto interfuncional, pero puede que no tengan el tiempo o el espacio en su agenda para empezar el trabajo a corto plazo. Si decide los miembros del equipo antes incluso de tener en cuenta el calendario total del proyecto, puede provocar retrasos excesivos y el proyecto podría incluso retrasarse indefinidamente.
Por eso es importante estimar el plazo del proyecto antes de empezar a preguntar a otros empleados si están interesados en formar parte de él. Calcule con precisión el tiempo total que le llevará terminar las diferentes fases del proyecto.
También debe indicar el compromiso de tiempo medio que necesitarán los demás miembros del equipo. Una vez que los empleados tengan una idea clara de lo que hay que hacer y del tiempo que les llevará terminar el proyecto, será más fácil conseguir que los miembros del equipo se sumen y se aseguren de que el proyecto se termine dentro del tiempo estipulado.
Construya una mayor comunicación y habilidades de gestión en toda la organización
Los equipos multifuncionales requieren otro grado de comunicación, gestión y habilidades de liderazgo. Necesitan empleados que puedan dar un paso al frente en situaciones difíciles, gestionar diversas necesidades de los proyectos y comunicarse de forma eficaz para transmitir su punto de vista. Como resultado, para crear una colaboración exitosa entre equipos multifuncionales, las organizaciones necesitan capacitar a los empleados para asegurarse de que pueden colaborar sin problemas con otros compañeros de trabajo que pueden no pertenecer al mismo dominio que ellos o entender su jerga.
Dar a los empleados las herramientas adecuadas para colaborar
Para facilitar a los empleados, darles acceso a las herramientas de colaboración adecuadas que pueden ayudarles a comunicarse y trabajar en estrecha colaboración, incluso cuando no están sentados en el mismo espacio físico de la oficina.
Cuando los empleados de diferentes departamentos utilizan diferentes aplicaciones para gestionar su trabajo y colaborar, puede convertirse en un gran problema a la hora de crear equipos interfuncionales. No sólo tendría que preseleccionar nuevas aplicaciones para el equipo recién creado, sino que también tendría que formar a los empleados sobre cómo utilizar esas aplicaciones.
Al introducir una plataforma de puesto de trabajo digital unificado en su organización, puede asegurarse de que todos los empleados puedan trabajar a través de la misma plataforma, independientemente del departamento al que pertenezcan.
Todos los departamentos pueden colaborar y comunicarse a través de la misma plataforma. Incluso puede crear tableros de mensajes o canales de comunicación dedicados para que los equipos discutan los nuevos proyectos que van a iniciar, lo que a su vez puede impulsar las colaboraciones orgánicas.
La colaboración entre equipos es una disciplina
La disciplina de colaboración entre equipos no es algo puntual. Es un proceso continuo que debe formar parte de la cultura de trabajo de la empresa. Las colaboraciones entre equipos ocurren en las empresas casi todos los días, pero es la forma en que se implementan lo que puede marcar la diferencia. Los equipos multifuncionales exitosos ayudan a cumplir los objetivos de la organización y, en última instancia, a tener más éxito.