El traslado a una nueva oficina es un movimiento emocionante para cualquier empresa, y no tiene por qué ser un proceso estresante para quienes lo coordinan.
Una encuesta realizada por E.ON revela que el traslado es la segunda tarea más estresante para los propietarios de pequeñas empresas después de la contratación de nuevo personal. En consecuencia, la mayoría de las empresas retrasan la mudanza y optan por permanecer en instalaciones estrechas y costosas.
Aquí tiene siete consejos fundamentales para el traslado de oficinas que le ayudarán a aumentar las posibilidades de una mudanza rápida y eficaz.
Planifique el traslado de su oficina con antelación
Los traslados comerciales necesitan una planificación y preparación detalladas. A la hora de planificar la mudanza, decida la fecha de la misma y el plazo para el proceso de traslado, tras lo cual podrá elaborar un calendario. Además, hay que asignar un presupuesto específico al proceso de traslado. Le resultará útil a la hora de identificar los costes de la contratación de empresas de mudanzas y le ayudará a evitar tomar decisiones desinformadas.
Comuníquese con sus empleados
La comunicación con sus empleados es uno de los consejos importantes para el traslado de oficinas que debe tener en cuenta. Asegúrese de mantener a su personal al corriente de los planes de mudanza y de los horarios. Notifíqueles los cambios y procedimientos importantes en el nuevo local comercial, como:
– La nueva dirección o los números de teléfono y fax modificados
– Las nuevas normas del edificio
– La organización del embalaje en la nueva ubicación, entre otros
Puede animarles a crear una lista de comprobación de la mudanza para asegurarse de que se cubren todas las áreas esenciales y no se pasa nada por alto. Aunque el cambio puede ser inquietante para los empleados, la comunicación con ellos puede elevar su moral.
Asigne un gestor de proyectos
Toda mudanza de oficina requiere un esfuerzo de equipo para aumentar las posibilidades de éxito. Nombrar a un jefe de proyecto que facilite todos los aspectos del proceso de traslado también será importante.
El jefe de equipo debe tener capacidad multitarea, excepcionales habilidades organizativas, capacidad de comunicación efectiva y experiencia trabajando con presupuestos. Un buen conjunto de herramientas de gestión de la oficina también puede ayudar a que el traslado sea más fluido.
Proteja sus datos
Nunca se sabe lo que puede ocurrir con sus archivos y su hardware durante el proceso de traslado. Podría acabar perdiendo documentos importantes por culpa de servidores o discos duros dañados. Por lo tanto, es importante hacer una copia de seguridad de sus datos y protegerlos de pérdidas y violaciones durante la mudanza.
Por ejemplo, puede utilizar un sistema digital de gestión de visitas para salvaguardar los datos de sus visitantes y personal. Lo mejor es que puede trasladarse con él sin problemas, ya que está basado en la nube. Así demostrarás que cumples con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), ya que no perderás los datos sobre quiénes visitaron tu negocio en el pasado.
Limpia a fondo tu oficina
No te mudes con objetos que no necesites. Retire los archivos antiguos, destruya los papeles innecesarios, deshágase de los muebles viejos y venda o done los equipos que ya no necesitará. Sin embargo, asegúrese de consultar con sus contables, ya que los artículos donados pueden ser utilizados como una cancelación.
Contrate a una empresa de mudanzas profesional
Contratar a una empresa de mudanzas es esencial para facilitar un traslado de oficina sin problemas. Las empresas de mudanzas tienen los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para que el proceso de mudanza sea perfecto. Proporcionarán servicios de embalaje y desembalaje para garantizar que los artículos de su empresa se trasladen de forma segura. Una empresa de mudanzas también puede identificar los requisitos de su negocio y ayudarle a elaborar un plan de mudanza adecuado.
Asegúrese de elegir una empresa bien establecida, certificada y asegurada.
Actualice su dirección en todas partes
Haga saber a sus proveedores y clientes cuándo se va a trasladar, la nueva dirección de su empresa y cuándo se reanudará la actividad normal. Asegúrese de actualizar sus tarjetas de visita, su sitio web, su membrete y sus redes sociales. Además, póngase en contacto con Google para que le cambien la dirección y el listado en línea un mes antes de su traslado.
La mudanza no es tan agitada como parece. Si sigue estos consejos para el traslado de la oficina, desde la planificación del proceso, la comunicación con los clientes, los proveedores y los empleados hasta la realización de copias de seguridad de sus datos, podrá realizar la transición sin problemas a su nuevo lugar de trabajo.
Contacte con VisiPoint para obtener más información sobre la realización de copias de seguridad de sus datos mediante un sistema digital de gestión de visitas.
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