Una mala comunicación mata a las empresas.
Cuando los líderes no saben cómo se desempeñan sus equipos (y los miembros del equipo no saben lo que sus líderes quieren o necesitan), entonces la comunicación se resiente, las iniciativas fracasan y la empresa pierde dinero que podría haber ganado fácilmente.
Los informes de negocio pueden proporcionar una herramienta de comunicación crítica para los líderes empresariales, dándoles la información que necesitan para hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos de negocio importantes y para hacer correcciones de rumbo cuando sea necesario.
¿Qué es un informe de negocio? ¿Cómo se escribe un informe de negocios?
Aquí hay una explicación de los informes de negocios, algunos ejemplos de informes de negocios y algunos consejos sobre cómo escribir un informe de negocios.
¿Qué es un informe de negocios?
Un informe de negocios es una pieza formal de información escrita utilizada para propósitos de negocios específicos.
Típicamente incluye descripciones de los procedimientos a seguir, seguidos por la recolección y análisis de datos. A continuación, la persona que presenta el informe documentado comenta la importancia de los procedimientos y las conclusiones extraídas del análisis de esos datos.
Los informes empresariales suelen registrarse y compartirse dentro de una empresa para garantizar que se puedan consultar si se necesitan en el futuro.
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Una de las dificultades de los informes empresariales es que pueden variar mucho de una organización a otra. Los datos que son importantes para, por ejemplo, una oficina de contables o de abogados fiscalistas pueden no ser tan relevantes para una empresa especializada en la venta de productos electrónicos o de software, aunque puedan utilizar muchos de los mismos documentos a la hora de pagar los impuestos.
Tipos de informes empresariales
Hay muchos tipos de informes empresariales que una organización puede utilizar. Algunos tipos comunes de informes de negocios incluyen:
Informes formales de negocios
Estos informes generalmente se ajustan a algún proceso establecido, y pueden ser requeridos para el cumplimiento de ciertos requisitos regulatorios. Muchos informes formales, cuando se exigen para el cumplimiento, tienen un formulario estandarizado que usted debe completar.
Estos informes suelen distinguirse de los informes comerciales informales por su intención, estructura y extensión. Muchos de los informes específicos que se enumeran a continuación pueden considerarse informes formales.
Cuando se crean específicamente para cumplir con algún tipo de normativa, estos informes pueden denominarse «informes reglamentarios.»
Informes comerciales informales
Los denominados informes comerciales «informales» incluyen cosas como memorandos o cartas intraempresariales destinados principalmente a ser utilizados dentro de su organización.
Debido a que se trata de documentos estrictamente internos destinados a la conveniencia más que a cumplir con un requisito reglamentario específico, a menudo tienen un formato simple, de texto plano. En muchos casos, un informe informal será más corto que un informe formal, aunque no se trata de una regla «estricta y rápida».
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Sin embargo, algunas empresas optan por utilizar un formato o plantilla de informe empresarial específico incluso para sus comunicaciones más informales o internas. Esto puede ayudar a crear consistencia para estos informes.
Muchos de los tipos de informes que se enumeran a continuación también podrían clasificarse como informes informales dependiendo de su formato.
Informes empresariales analíticos y de investigación
Estos informes recogen conjuntos de datos y luego los estudian para crear un análisis y hacer recomendaciones basadas en esa investigación.
Por ejemplo, una empresa puede crear un informe analítico en el que se detallen los datos demográficos de los clientes en varias regiones y segmentos para determinar cómo y dónde comercializar sus productos o abrir nuevos centros de distribución.
Información
Un informe informativo es un informe que registra una pieza o conjunto de datos concretos para su posterior interpretación. Los informes de gastos, los registros de inventario y los informes de ventas podrían considerarse ejemplos de informes informativos.
A diferencia de los informes analíticos, estos documentos no suelen incluir explicaciones o recomendaciones -aunque los datos que contienen podrían utilizarse para tomar decisiones más adelante.
Resúmenes
Se trata de un tipo de informe empresarial que pretende tomar un tema o conjunto de datos complejo y explicarlo de la forma más sucinta posible. Los resúmenes suelen ser un tipo de informe empresarial informal que preparan las secretarias o ayudantes para ahorrar tiempo a los ejecutivos a la hora de tomar decisiones.
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En ocasiones pueden servir de base para un comunicado de prensa u otro documento de cara al exterior.
Informes de rendimiento
Estos informes recogen un conjunto de métricas de rendimiento sobre un departamento, equipo o persona de la organización. El contenido de estos informes puede variar en función del departamento del individuo evaluado. Después de todo, a los contables no se les va a exigir lo mismo que a los representantes de ventas.
En muchos casos, los datos de los informes de rendimiento pueden utilizarse para tomar decisiones sobre la dotación de personal o determinadas iniciativas empresariales, por lo que puede haber un solapamiento con los informes analíticos.
Informes de la mayoría y de la minoría
Cuando se forma un comité con tres o más personas para tomar una decisión empresarial, pueden tener una diferencia de opinión.
Los informes de la mayoría y de la minoría cotejan las conclusiones de los respectivos lados de la división. El informe de la parte con menos miembros se denomina informe de la minoría, mientras que el informe de la parte más numerosa se denomina informe de la mayoría.
Informes trimestrales y anuales
Informes periódicos que se dan a intervalos establecidos para ayudar a revisar los procesos y el progreso hacia los principales objetivos empresariales. Los informes trimestrales y anuales pueden tener diferentes enfoques en diferentes organizaciones.
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En algunas organizaciones, el informe anual puede ser una recopilación de los informes trimestrales individuales. O bien, puede implicar una mirada más profunda a una iniciativa a largo plazo y cómo ha impactado en la empresa.
A veces, estos informes pueden prepararse con mayor frecuencia y denominarse simplemente «informes periódicos».
5 Plantillas y Formatos de Informes Empresariales
Hay tantos formatos de informes empresariales como empresas que los compilan. Mientras que algunos formularios empresariales pueden utilizar un formato estandarizado (especialmente si son «informes empresariales obligatorios» por ley), otros pueden no tener un formato estándar.
Aquí hay algunas plantillas y muestras de informes comerciales que podría utilizar para hacer un informe en el futuro:
Plantilla de informe de ventas del empleado
Número de identificación de la tienda:
Nombre del empleado:
Fecha de revisión de las ventas:
Meta de ventas brutas:
Valor de las ventas brutas:
Horas trabajadas:
Valor medio por hora:
Esta plantilla de informe informativo podría utilizarse como base para una futura evaluación del rendimiento del empleado.
En particular, el seguimiento de las horas trabajadas en un período determinado con respecto a los ingresos brutos totales generados por ese empleado puede ser valioso para medir de manera justa lo valioso que es un empleado en comparación con otros que pueden estar trabajando un mayor o menor número de horas.
Naturalmente, algunas organizaciones pueden añadir campos para incluir la venta de productos específicos para realizar un seguimiento del progreso hacia objetivos específicos.
Plantilla de informe de actividad
La imagen anterior es una plantilla de informe predeterminada en HubSpot que muestra las actividades de ventas de los empleados individuales del equipo de ventas para realizar un seguimiento de lo activos que son.
Este informe se puede utilizar para medir la frecuencia con la que un miembro del equipo de ventas está participando en actividades críticas. Se podrían utilizar gráficos de barras similares para ayudar a realizar un seguimiento de otras actividades frecuentes.
Plantilla de informe de ventas de departamento, equipo, o de la tienda
| Real | Proyectada | Varianza | %. Diferencia | Actual | Proyectada | Varianza | Actual % | |
| Ventas en $ | ||||||||
| Ingresos | ||||||||
| Margen | ||||||||
| Número de Pedidos | ||||||||
| Valor medio de los pedidos Valor del pedido |
Los datos de esta tabla podrían utilizarse para rellenar un gráfico de líneas que muestre las ventas proyectadas y reales de un determinado departamento, equipo o ubicación a lo largo del tiempo.
Este tipo de informes a menudo se llevan a cabo sobre una base semanal, mensual o trimestral.
Plantilla de informe de gastos
Los informes de gastos pueden ser difíciles de crear una plantilla genérica porque las diferentes empresas e industrias tendrán diferentes gastos a seguir.
Puede ser útil crear amplias categorías de tipos de gastos y rastrearlos en un archivo de Excel o en un software de seguimiento de gastos que pueda registrar automáticamente los gastos de su negocio por tipo.
Muchos informes de gastos destinados a un consumo fácil tienen un formato como este:
- Un gran gráfico circular que representa gráficamente cada tipo de gasto.
- Gráficos de barras que muestran comparaciones de lado a lado de cada tipo de gasto.
- Una tabla de presupuesto vs. gasto que recopila cada tipo de gasto y sus totales comparados con el presupuesto disponible.
Algunos de estos informes de gastos pueden añadir los ingresos proyectados de un informe de ventas para analizar el riesgo de la empresa de sobrepasar su presupuesto.
Plantilla de informe de investigación
Muchos negocios necesitan llevar a cabo una amplia investigación en preparación de una nueva iniciativa o lanzamiento de un producto. Los informes de investigación ayudan a estas empresas a recopilar datos y proporcionar una interpretación de los hechos que pueden utilizar en beneficio de la empresa.
Aunque la estructura real de un informe de investigación puede variar en función del tipo de investigación y de la empresa, un esquema básico suele incluir:
- El nombre del preparador del informe (o los nombres, si participan varios investigadores) y la información de contacto.
- Un resumen de los antecedentes o el resumen del informe que detalla el motivo del informe y sus objetivos.
- Un resumen de las «conclusiones principales», que a menudo tiene formato de lista de viñetas. Se utiliza para proporcionar una lista rápida de los datos y conclusiones más importantes del estudio.
- El cuerpo del informe. Normalmente contendrá la mayor parte del texto, así como las figuras e imágenes que ayudan a resaltar los puntos de datos importantes.
- Una conclusión que resume los resultados de la investigación.
- Recomendaciones sobre lo que la empresa puede necesitar hacer basándose en los hallazgos de la investigación.
- Una lista de referencias de cualquier fuente o estudio externo utilizado en el documento de investigación.
Cómo escribir un informe empresarial: Las mejores prácticas a tener en cuenta
Las plantillas de informes descritas anteriormente pueden servir como punto de partida para diversos informes empresariales formales o informales. Sin embargo, el mero hecho de seguir una plantilla, aunque sea buena, no garantiza que el informe sea valioso.
Para crear excelentes informes empresariales que ayuden a mejorar los resultados en lugar de perder el tiempo, he aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta al escribirlos:
Mantenga su informe objetivo, no subjetivo.
El objetivo final de la mayoría de los informes empresariales es comunicar claramente los hechos, no las opiniones.
Las apelaciones emocionales con adjetivos descriptivos como «terrible», «horrible», «genial» y «magnífico» suenan bien, pero no aportan precisión a un informe. En su lugar, trate de mantener un lenguaje sencillo para que sólo comunique los hechos.
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Esto puede sonar contrario a la intuición cuando se escribe un informe basado en el análisis que exige alguna conclusión o sugerencia. Sin embargo, mantener un tono impersonal que se centre en datos reales en lugar de descripciones emocionales es mejor para un informe formal destinado a presentar hechos objetivos.
Mantenga una estructura de informe consistente para cada tipo de informe.
¿Tiene su empresa un formato estandarizado para cada uno de sus informes? Si no es así, debería establecerse lo antes posible.
Seguir una plantilla sencilla para cada tipo de informe empresarial puede ayudar a que los lectores de la organización comprendan rápidamente el contenido del informe. Esto, a su vez, puede ayudar a los lectores a ahorrar tiempo.
Someta sus informes a la revisión de al menos una persona.
La lectura de prueba es un paso crítico para cualquier pieza de escritura profesional. Incluso este artículo del blog que está leyendo fue revisado por dos personas antes de ser publicado.
¿Por qué? Porque todos cometemos errores, especialmente cuando se acerca una fecha límite y hay una enorme presión para apresurarse a hacer las cosas.
Tener un segundo (o tercer) par de ojos en un informe de negocios antes de presentarlo al jefe o de almacenarlo a largo plazo puede ayudar a asegurar que se eviten los errores básicos de hecho y de gramática. Esto, a su vez, le ayudará a escribir un mejor informe empresarial.
Considere la intención y la audiencia de su informe.
¿Por qué está escribiendo este informe? ¿A quién se lo va a presentar? Conocer las respuestas a estas preguntas puede ayudarle a enmarcar el contenido de su informe de manera más eficaz.
Por ejemplo, si el informe está destinado a ayudar a los ejecutivos de nivel C a tomar una decisión sobre si continuar o detener el lanzamiento de un nuevo producto específico, es posible que desee hacer hincapié en las estadísticas de investigación de mercado, analizar el presupuesto y tener una estimación proyectada de los costes frente a los beneficios en el informe.Considere la intención y la audiencia de su informe. Si el objetivo del informe es simplemente recopilar y presentar puntos de datos, puede ser mejor reducir al mínimo el texto superfluo y ceñirse a tablas y gráficos de datos sencillos y fáciles de interpretar.
Conocer la intención y la audiencia de su informe es crucial para escribir informes eficaces. También puede ayudarle a entender lo que necesita saber para escribir su informe en primer lugar.
Verifique sus puntos y fuentes de datos.
Para muchos informes informativos, el informe sólo será tan bueno como los datos que se encuentran en él. Por lo tanto, a menudo es importante verificar los puntos de datos en un informe antes de enviarlo.
Esto puede implicar la comprobación de fuentes independientes, el rastreo de informes anteriores para ver si la información de su informe es coherente con ellos, o simplemente volver a comprobar los datos que pone en el informe con el material de origen para verificar que se registraron correctamente.
Esto es especialmente importante cuando se escriben informes que requieren recomendaciones basadas en los datos que contienen porque los puntos de datos inexactos pueden dar lugar a malas decisiones. La selección de fuentes y datos puede ayudar a hacer más atractiva una propuesta, pero eso no significa que la recomendación subyacente vaya a ser eficaz.
Es más importante que un informe refleje con precisión la realidad que simplemente «ganar» un argumento.
Asegúrese de que sus elementos visuales tengan sentido.
Las imágenes y los elementos de diseño gráfico pueden ser cruciales para que un informe sea fácil de interpretar. Los gráficos circulares, de barras y de líneas son formas eficaces de representar visualmente los puntos de datos clave.
Sin embargo, es importante verificar que está utilizando los elementos visuales adecuados para su informe.
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Cuando añada un elemento visual como una imagen o un gráfico al informe, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿La imagen estará demasiado recargada? Los elementos visuales simples son más fáciles de interpretar, pero los complejos (como los gráficos de líneas con más de 20 líneas) pueden ser demasiado difíciles de analizar.
- ¿Tiene sentido el tipo de elemento visual utilizado para los datos que se presentan? Los gráficos circulares son excelentes para dar una estimación rápida de las relaciones porcentuales entre varios puntos de datos relacionados, los gráficos de barras son buenos para las comparaciones rápidas, y los gráficos de líneas son útiles para el seguimiento de unos pocos puntos de datos en un marco de tiempo específico. Asegúrese de que utiliza el gráfico adecuado para los datos que desea presentar.
- ¿Es el punto de datos relevante para el informe? Si un dato no es relevante para el informe, entonces probablemente debería omitirlo.
En muchos casos, el formato de un informe puede incluir un tipo específico de gráfico a utilizar. Sin embargo, dado que algunos informes pueden necesitar diferentes tipos de datos de un informe a otro (como en los informes de investigación), es importante saber cuándo y cómo elegir elementos gráficos que complementen esos puntos de datos.
Cuando su equipo sabe cómo presentar adecuadamente sus hallazgos en diferentes informes empresariales, está fomentando una buena comunicación y colaboración. Eso es clave para el crecimiento del negocio.