El fraude empresarial puede costar a una empresa hasta 500.000 dólares sólo en capital. Sin embargo, esto no tiene en cuenta los demás recursos vitales que se pierden, como el tiempo, la productividad, la reputación y la lealtad.
Cuando alguien se infiltra en las operaciones de la empresa, podría acceder a los beneficios, así como a información sensible, propiedad intelectual y documentos. Las facturas comprometidas, las nóminas, la información crediticia, los activos y la identidad pueden poner en juego el futuro de una empresa. Las asociaciones establecidas pueden terminarse, la retención de clientes puede disminuir y el empleo puede reducirse debido a la confianza rota y el miedo a la exposición.
Cuando las empresas son víctimas de un fraude, es posible que no puedan recuperar la totalidad del capital perdido ni obtener una reparación de los daños. Por lo tanto, las organizaciones deben utilizar medidas preventivas para reducir el riesgo de eventos fraudulentos.
Con herramientas automatizadas, como el software de análisis predictivo, las organizaciones son alertadas cada vez que se detectan valores o actividades inusuales. Esto permite a la dirección abordar rápidamente los problemas y asegurar los sistemas para garantizar la protección del capital y los datos sensibles.
Para empezar, las empresas deben comprender los diferentes tipos de fraude a los que pueden enfrentarse para prepararse adecuadamente y proteger sus operaciones.
5 tipos principales de fraudes empresariales
El fraude puede provenir de fuentes internas, como los empleados, o de personas externas, como los clientes o los hackers. Sin embargo, independientemente del autor, las empresas deben comprender las diversas amenazas que pueden encontrar y cómo podrían afectar a su organización.
Los tipos de fraude más comunes que se producen en las empresas incluyen:
1. Robo de identidad
El robo de identidad podría costar a una empresa miles de dólares para recuperar el acceso a su identidad y a todas las líneas de crédito. Los ladrones podrían hacerse con estados financieros, declaraciones de impuestos y documentos bancarios, poniendo en riesgo tanto la identidad como las finanzas de la empresa.
Independientemente de que la información de la empresa se almacene como documentación física o en una base de datos virtual, las empresas deben asegurarse de que sus estados financieros estén seguros. Los registros digitales deben estar protegidos por un cortafuegos y sólo pueden acceder a ellos los usuarios autorizados con nombres de usuario y contraseñas establecidos. Del mismo modo, los papeles físicos deben permanecer bajo llave y sólo ser recuperados por trabajadores verificados.
El robo de identidad también puede ocurrir si un cheque se extravía y acaba en las manos equivocadas. Con el número de cuenta y de ruta, un estafador podría retirar los fondos. Por lo tanto, las empresas deberían considerar la posibilidad de establecer un sistema de nóminas independiente y utilizar transferencias electrónicas de fondos (TEF).
2. Fraude de nóminas
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), el fraude de nóminas tiene el doble de probabilidades de producirse en una pequeña empresa que en una grande. El fraude contable puede producirse de varias maneras, entre ellas-
- Inflación de horas: el fraude de nóminas más común se produce cuando los empleados inflan ligeramente sus horas registradas. Mediante la inflación incremental, los trabajadores reciben pequeños aumentos de sueldo, con la esperanza de pasar desapercibidos y evitar las alertas del sistema. Esto puede ocurrir cuando un empleado sigue fichando mientras no trabaja, introduciendo horas extra manualmente o fichando por compañeros.
- No reembolsar anticipos – En raras ocasiones, un empleado puede pedir a su supervisor un anticipo. Sin embargo, la mayoría de los registros de nóminas no tienen en cuenta estas situaciones, por lo que es fácil de olvidar. Esto permite que los empleados de mala voluntad reciban una paga extra sin la intención de devolver el anticipo.
- Modificación de las tarifas salariales – Aunque es muy poco común, algunos empleados trabajan con asesores de nóminas que tienen acceso al sistema contable para inflar los salarios por hora. Esto requiere que el usuario autorizado altere la paga temporalmente justo antes de que se liberen los pagos para evitar que se active el sistema.
Para combatir estos riesgos, las organizaciones deben realizar comprobaciones de los antecedentes de los nuevos empleados para asegurarse de que no tienen antecedentes penales o historiales laborales cuestionables. Las empresas también deben realizar auditorías periódicas de las nóminas para hacer un seguimiento de todos los fondos salientes y de los salarios por hora para garantizar su exactitud.
3. Fraude monetario
El fraude monetario puede consistir en la falsificación de billetes y en el robo físico de dinero en efectivo de una empresa.
- Billetes falsos: desgraciadamente, los billetes falsos pueden pasar desapercibidos en el momento de la compra inicial, pero se verifican una vez que la empresa intenta hacer un depósito. Esto hace que la empresa pierda existencias e ingresos. Por lo tanto, las empresas deben formar a sus empleados para que sepan distinguir la moneda real de la falsa a través de sus características físicas. Las diferencias en la microimpresión, las marcas de agua, la impresión en relieve y la tinta de color son signos de dinero falso.
- Robo de efectivo – La mayoría de los fraudes en las pequeñas empresas se producen por el robo de efectivo por parte de los empleados de la empresa. La sustracción de dinero, el robo de efectivo y los desembolsos en la caja registradora son los fraudes de efectivo más comunes por parte de los empleados y pueden costar a las empresas cientos de dólares. Para prevenir el fraude de los empleados, las empresas deben vigilar continuamente las cajas registradoras y hacer que los supervisores cuenten los cajones de efectivo al final de cada turno.
4. Fraude en las devoluciones
Hay muchos tipos de fraude en las devoluciones, pero cada uno de ellos puede poner en riesgo el inventario y las finanzas de una empresa. Algunos clientes pueden comprar un artículo y tratar de devolver el producto después de haberlo usado para recibir un reembolso. En este caso, la empresa se queda con un artículo defectuoso y una pérdida de ingresos. Otros clientes pueden robar productos e intentar devolverlos para obtener un reembolso, alegando que han perdido el recibo para obtener un beneficio.
Sin embargo, las empresas pueden evitar el fraude en las devoluciones aplicando políticas estrictas que exijan recibos físicos o digitales o perfiles de fidelidad de los clientes para verificar las compras. Las empresas también pueden limitar el tiempo de devolución para que los consumidores sólo puedan recibir un crédito en la tienda o un reembolso dentro de un pequeño plazo. Estas políticas minimizan el riesgo de recibir un artículo usado o robado.
5. Fraude de compensación laboral
La mayoría de los estados exigen a las empresas que contraten un seguro de compensación laboral si los empleados se lesionan o enferman en el trabajo. Sin embargo, algunos trabajadores han encontrado formas de aprovecharse de esta compensación. Los empleados pueden solicitar la compensación de los trabajadores por una lesión que tuvo lugar fuera del trabajo o fabricar completamente una enfermedad.
La única forma que tienen las empresas de evitar este tipo de fraude es mantener una documentación detallada de todas las operaciones y empleados. Los informes regulares que describen cualquier problema o accidente durante las tareas pueden ayudar a crear una línea de tiempo y proporcionar pruebas si se sospecha de una reclamación falsa.
Desgraciadamente, el fraude empresarial puede presentarse de muchas formas, lo que dificulta su detección a menos que la dirección conozca las estafas más comunes. Para protegerse contra las actividades fraudulentas, las empresas deben implementar sesiones de formación, auditorías periódicas y software de supervisión. Estas técnicas de prevención del fraude pueden ahorrar a las organizaciones el capital, el esfuerzo y el tiempo necesarios para conciliar los activos perdidos.