¿Qué es un análisis de puestos de trabajo?
Un análisis de puestos de trabajo es un proceso organizado o sistemático de recopilación de datos importantes que pueden ser estudiados y referidos por una organización siempre que haya una necesidad de reunir, evaluar e identificar las responsabilidades apropiadas que se asociarán con un puesto de trabajo específico. Aparte de esto, los procedimientos dentro de un análisis de tareas de trabajo también examinan la relación de la designación de un puesto de trabajo con la responsabilidad específica y con el entorno de trabajo donde se llevarán a cabo los procesos de trabajo. Mediante la ejecución de un análisis de puestos de trabajo, una empresa puede asegurarse de que la naturaleza del puesto de trabajo y sus requisitos están alineados con las cualidades y características del empleado que recibirá la designación laboral.
Aplicación del análisis de puestos de trabajo a las actividades empresariales
Una vez que ya tiene en sus manos el informe de análisis de puestos de trabajo, ¿sabe cómo puede utilizar los datos que tiene a mano? Hay que ser estratégico a la hora de aplicar el análisis de puestos de trabajo y sus resultados a diferentes áreas de sus operaciones y prácticas. Estas son algunas de las actividades o programas en los que puede optimizar los resultados que obtendrá de un análisis de puestos de trabajo:
1. Selección adecuada de empleados
La selección de un empleado cualificado para un determinado puesto de trabajo puede ser un trabajo tedioso, especialmente si se le entregan un centenar de formularios y otros documentos de solicitud. Si quiere que su selección de personal sea rápida y eficaz, los resultados del análisis del puesto de trabajo pueden ayudarle a identificar a la entidad más adecuada para el puesto de trabajo vacante.
Como ya conoce las cualidades y características del empleado que se ajustan a los requisitos y exigencias del puesto, puede seleccionar fácilmente a su posible miembro de la plantilla entre varios solicitantes. Con todo esto, asegúrese de realizar primero un análisis del puesto de trabajo antes de elaborar una oferta de empleo y/o un contrato de trabajo para asegurarse de que todos los elementos que pondrá en los documentos especificados están alineados con lo que espera y busca.
Planificación organizativa estratégica
Su planificación organizativa puede ser más eficaz si ya tiene una descripción específica de cómo los diferentes puestos de trabajo pueden contribuir a la consecución de sus éxitos corporativos deseados. Su análisis de puestos de trabajo puede ayudar al departamento de recursos humanos a definir las necesidades particulares de su empresa en relación con la mano de obra y los servicios laborales requeridos.
La coordinación de todos los resultados que le gustaría obtener de sus empleados puede permitirle vincular todas las actividades de la organización que pueden conducir a la realización de un objetivo común. Además, la disponibilidad de un análisis de trabajo transparente y objetivo puede darle la oportunidad de facilitar y buscar las mejores maneras de designar las responsabilidades y obligaciones laborales de los miembros de la organización. De este modo, las funciones basadas en el diseño y la estructura de la empresa pueden asignarse a personas que sean capaces de cumplir lo que se necesita de ellas en el momento oportuno.
3. Formación eficaz de la plantilla
En consideración al crecimiento y la mejora de sus empleados, hay ciertas actividades de planificación de recursos humanos que deben priorizarse. Con un análisis de puestos de trabajo a mano, la dirección puede apoyar los esfuerzos del personal de rrhh hacia la gestión y el desarrollo de los empleados. El documento específico puede mostrar lo evidente que es para los empleados aprender y estar inmersos en cosas nuevas basándose en la evaluación de su rendimiento en consonancia con los requisitos de su puesto de trabajo.
Además de lo que ya se ha dicho anteriormente, un análisis de puestos de trabajo puede presentar los estándares de calidad que deben cumplir los empleados para que su nivel de productividad y rendimiento general puedan estar a la altura de las necesidades de las operaciones y de la empresa. Con esto, los resultados del análisis de puestos son muy importantes para el departamento de recursos humanos, ya que les ayuda a identificar los programas y cursos de formación adecuados que deben implementarse para garantizar la calidad del rendimiento real de la mano de obra.
Descripción, especificación, evaluación y compensación precisas de los puestos
Lo que obtendrá de un análisis de puestos puede ayudar a su organización a lograr la simplificación del trabajo. Esto significa que puede estudiar cada puesto de trabajo con detalles minuciosos que pueden permitirle describir lo que implica el trabajo. Una descripción y una especificación adecuadas del puesto de trabajo pueden darle la capacidad de señalar todos los factores clave que le permitan elegir a los empleados que pueden hacer su parte en términos de materializar los requisitos del trabajo. Además, los resultados del análisis del puesto de trabajo pueden permitirle evaluar el puesto más a fondo y desarrollar el programa de compensación adecuado al que tendrá derecho un candidato cualificado si es seleccionado para el puesto.
8 pasos para realizar un análisis del puesto de trabajo impresionante
¿Está interesado en realizar un análisis del puesto de trabajo pero no sabe cómo puede elaborar el documento que necesita para la actividad? Te tenemos cubierto con este asunto para que no te preocupes más. A continuación se indican los pasos que puede utilizar y seguir si desea crear con confianza un impresionante análisis de puestos de trabajo por su cuenta.
Paso 1: Encuentre una excelente plantilla de análisis de puestos de trabajo que pueda servirle de guía de formato de contenido y diseño
Independientemente de que sea la primera vez que se sumerge en la elaboración de un análisis de puestos de trabajo o de que ya esté acostumbrado a realizar el documento específico, utilizar una plantilla eficaz siempre seguirá siendo una ventaja. Busque una plantilla de análisis de puestos de trabajo que pueda ayudarle a estructurar el formato y la discusión del contenido para su documento de análisis de puestos de trabajo de la mejor manera posible.
Paso 2: Conozca el propósito principal de hacer el análisis de puestos de trabajo
Antes de proceder a la creación del análisis de puestos de trabajo, primero debe enumerar el propósito del documento. ¿Para qué sirve el documento? ¿Cuáles son las áreas de sus operaciones que pueden verse afectadas con los resultados del análisis de puestos? Tiene que saber cómo utilizar el análisis de puestos de trabajo y sus resultados en consecuencia para que pueda sentir realmente los cambios positivos que puede aportar a su empresa y a las partes interesadas.
Paso 3: Enumerar los puestos de trabajo que se analizarán
Tiene que ser específico con los puestos de trabajo o las designaciones que le gustaría analizar. Es importante que su análisis de puestos de trabajo presente todas las denominaciones de puestos que se incluirán en los procesos de análisis y/o evaluación. Céntrese en un puesto de trabajo a la vez para poder prestar toda su atención cuando esté analizando todos los detalles de los requisitos, las especificaciones, la naturaleza y el núcleo de un puesto de trabajo.
Paso 4: Sea específico con su método de recopilación de datos, planes de acción y estrategias
Como hemos especificado anteriormente, siempre tiene que ser organizado cuando realice un análisis de puestos de trabajo. Conozca el método y las herramientas que utilizará para la recogida de datos. Esto puede ayudarle a ejecutar sus entrevistas, actividades de encuesta y otros programas de forma eficaz y completa. Anote todas sus acciones y estrategias para asegurarse de que puede incorporarlas en las áreas específicas de los procesos de análisis de puestos.
Paso 5: Identifique el nivel de participación de su personal
Explique el proceso y el propósito del análisis de puestos a sus empleados. Tiene que asegurarse de que los implicará, ya que desempeñan un papel importante a la hora de dar los detalles del puesto de trabajo y sus requisitos. También pueden compartir sus experiencias y las cosas que han observado al intentar ejecutar sus funciones laborales durante las horas de funcionamiento de la organización. Plantee claramente el alcance y las limitaciones de su participación para que pueda establecer sus expectativas en cuanto a cómo pueden ayudarle con el análisis.
Paso 6: Conozca la razón por la que el puesto de trabajo es esencial en las operaciones de la empresa
Tenga una discusión inicial sobre el impacto que el puesto de trabajo, cuando se hace bien, puede dar a la empresa. Asegúrese de que va a examinar su estructura organizativa para que también pueda considerar la alineación del puesto de trabajo con todos los demás miembros de su empresa. Esto es muy importante a la hora de trazar el flujo de los procesos de trabajo de sus empleados teniendo en cuenta los requisitos operativos y de mano de obra de la organización.
Paso 7: Procesar toda la información de la realización del análisis de puestos
Tiene que recopilar toda la información del análisis de puestos que necesita para completar el proceso en el que usted y las partes interesadas se involucrarán. Es esencial que haga un seguimiento de las fechas en las que ha observado el rendimiento real de sus empleados. También tiene que conocer los requisitos de todos los procedimientos de recopilación de datos que va a aplicar. Examine las normas y medidas de calidad, ya que esto puede ayudarle a realizar un análisis más directo de determinados puestos de trabajo. En realidad, esta parte de la actividad se centra principalmente en el análisis del puesto de trabajo de forma muy específica. En todos ellos, asegúrese de verificar toda la información del análisis del puesto de trabajo que va a utilizar.
Paso 8: Examinar los resultados del análisis del puesto de trabajo
Tenga una presentación transparente de los resultados del análisis del puesto de trabajo. Revise el documento adecuadamente para poder utilizarlo cuando desarrolle las llamadas a la acción operativas, especialmente las que implican a los recursos humanos. Finalice el documento y actualice el análisis de puestos de trabajo con frecuencia para que pueda guiarse en consecuencia siempre que piense utilizar el material con fines de referencia.
Ventajas de elaborar un análisis de puestos de trabajo exhaustivo
¿Cuál cree que es la importancia de un análisis de puestos de trabajo? En realidad, el 39% de los trabajadores están dispuestos a rendir más y a ser más productivos en el trabajo si son realmente felices (fuente: one4allrewards). Asegurarse de que sus empleados se adaptan a su trabajo es una de las cosas que puede hacer para promover la satisfacción laboral y la felicidad en el lugar de trabajo. Aquí es donde entran los beneficios de tener un análisis del puesto de trabajo. Algunas de las muchas ventajas identificadas de elaborar un análisis exhaustivo de los puestos de trabajo son las siguientes:
Qué hacer y qué no hacer para desarrollar un análisis de puestos eficaz
El análisis de puestos de su empresa debe ser excelente para que pueda utilizarlo con muchos fines. Nunca sacrifique la calidad de su análisis de puestos de trabajo sólo porque esté presionado para ofrecer resultados. Hay ciertas pautas que puede incorporar en los procesos de desarrollo del análisis de puestos de trabajo para que pueda tener un resultado de análisis de puestos de trabajo sobresaliente. Estas son algunas de las cosas que debe y no debe hacer al realizar un análisis de puestos de trabajo eficaz:
Do’s
1. Asegúrese de que su formulario de análisis de puestos de trabajo y todos los demás documentos que utilizará en los procesos de análisis de puestos de trabajo sean apropiados para ser utilizados en los procesos y debates empresariales. Utilice un lenguaje que sus empleados y otros destinatarios puedan entender. Es esencial que su análisis de puestos de trabajo sea lo más claro posible para que ninguna de las partes interesadas se sienta confundida o engañada con su presentación.
2. Base su análisis de puestos de trabajo en hechos
Utilice cuestionarios, encuestas y hojas de entrevistas a los empleados para asegurarse de que sus procesos de recopilación de datos están bien registrados. Estas herramientas también pueden ayudarle a demostrar que el resultado de su análisis de puestos es realmente el resultado de varias actividades de recopilación de datos. Le recomendamos encarecidamente que utilice varias herramientas de análisis de puestos de trabajo en lugar de limitarse a una sola para poder reforzar la presentación y validación de los datos. Será mejor si puede complementar los resultados que ha recogido con el uso de una herramienta con los resultados procedentes de otra.
3. Asegúrese de que los datos que recogerá y estudiará pueden definir claramente los requisitos de rendimiento para un puesto de trabajo específico
Es de suma importancia que se asegure de que el análisis del puesto de trabajo es una colaboración entre el departamento de recursos humanos, los especialistas y expertos de terceros que ha contratado y los empleados de la organización. Esto es para garantizar que los resultados que se obtengan no sean unidimensionales. Con la ayuda de todas las partes implicadas, puede asegurarse de que la descripción del trabajo y la especificación de un puesto de trabajo concreto se aclaran a partir de los datos proporcionados por una serie de fuentes de información creíbles.
No hacer
1. 1. No implemente actividades de análisis de puestos de trabajo sin un propósito
La razón por la que necesita crear un análisis de puestos de trabajo puede ayudarle a garantizar que toda la información relevante se examine con objetividad. Conozca el propósito del análisis de puestos para que pueda estar bien guiado cuando intente desarrollar el documento específico.
2. No pierda su enfoque cuando prepare, implemente y evalúe sus estrategias de análisis de puestos
Tenga una mentalidad positiva y un proceso de pensamiento organizado siempre que planee sumergirse en las diferentes etapas del análisis de puestos. Tiene que priorizar las cosas que necesita investigar para que sus estrategias de análisis de puestos de trabajo puedan ejecutarse en consecuencia. Tenga en cuenta que sus estrategias de análisis de puestos de trabajo deben situarse en marcos temporales concretos para que pueda alinearlos con los objetivos de su organización.
3. No utilice el contenido real que se encuentra en las plantillas de análisis de puestos de trabajo preformateadas
Las plantillas se utilizan principalmente con fines de formateo. Si cree que el contenido real de la plantilla preformateada que ha elegido es lo suficientemente bueno, es posible que quiera reconsiderarlo. Diferentes empresas tienen diferentes especificaciones de trabajo y descripciones para ciertas funciones de trabajo, incluso si el título para una determinada designación de trabajo es el mismo. Con esto, asegúrese de que sólo utilizará una plantilla de análisis de puestos de trabajo como guía de diseño y que seguirá realizando su propio análisis de puestos de trabajo para poder poner contenido relevante, informativo y original en el diseño del documento.