Un diccionario de la EDT es un documento de apoyo a la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Proporciona datos de apoyo sobre las tareas del proyecto en la EDT. Esta información puede ser de cualquier tipo y formato, desde información textual hasta datos numéricos o fechas de hitos.
En resumen, es un banco de información de metadatos sobre las tareas del proyecto.
Por ejemplo,
| Tarea de la EDT | Diccionario de la EDT |
|---|---|
| Construir la valla |
|
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) registra los nombres de las tareas, por ejemplo, Construir la valla. Y la mayoría de los nombres de tareas son bastante autoexplicativos en cuanto a su trabajo a realizar, sin embargo un nombre de tarea no transmite mucha información por sí mismo. El diccionario de la EDT proporciona información adicional que no es proporcionada por el propio nombre de la tarea.
Definición
La definición oficial del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) de un diccionario de la EDT es:
- Un documento que proporciona información detallada de entregables, actividades y programación sobre cada componente de la estructura de desglose del trabajo.
Formato
No existe un formato prescrito para el diccionario de la EDT, pero normalmente adopta la forma de un documento de texto.
Sin embargo, es igualmente válido un desglose de costes al estilo de una hoja de cálculo, o la introducción en un producto de software de gestión de proyectos.
Contenidos
El Diccionario de la EDT puede contener cualquier información que se considere necesaria para comunicar la información secundaria sobre el elemento de la EDT, como estos 12 elementos:
- Código o identificador de cuenta
El código de identificación del proyecto, por ejemplo, 4.5 Plant Tree, o el código de la tarea organizativa, por ejemplo, 351674 Plant Tree - Descripción del trabajo
A veces una buena descripción del trabajo proporciona una base sólida para la tarea y es una gran herramienta de comunicación que permite comparar los resultados con las expectativas. También se puede comunicar a cualquier persona que necesite saber lo que tiene que hacer en un momento determinado. - Supuestos y limitaciones
Casi todas las tareas tienen supuestos y limitaciones donde se cruzan con otras tareas del proyecto, equipos, miembros del equipo y líneas de propiedad. La planificación de estos supuestos y restricciones dentro de la EDT es una forma fantástica de tenerlos en cuenta. - Organización responsable
Cada tarea debe tener un responsable, ya sea una persona o una unidad organizativa. - Hitos del cronograma
Las fechas de inicio y finalización de las tareas son parte integral del cronograma del proyecto, que es un componente importante del plan de gestión del proyecto. Estas fechas de inicio y finalización, así como un importante hito intermedio pueden registrarse en el Diccionario de la EDT. Por ejemplo, la fecha de compra del árbol. - Actividades del cronograma asociadas
Según el PMBOK, la EDT es una subdivisión del proyecto orientada a los entregables, más que una lista de tareas. Sin embargo, en la práctica ambos suelen ser uno y el mismo. En cualquier caso, las tareas del proyecto que corresponden a un elemento de la EDT pueden incluirse en el diccionario de la EDT. - Recursos necesarios
Esto es muy práctico. Si una tarea necesita una herramienta, un material o una pieza de equipo, el diccionario de la EDT es un buen lugar para incluir esa información. - Estimaciones de costes
Cada tarea recibe una estimación como parte de la gestión de costes del proyecto que, aunque está separada de la EDT, puede incluirse dentro del diccionario de la EDT. A menudo, el tiempo necesario para completar una tarea es una consideración importante para su coste. - Requisitos de calidad
Hoy en día, casi todo tiene una norma de calidad escrita para ello. Ya sea de la Organización Internacional de Normalización (ISO), de organizaciones de normalización específicas de cada país o de organizaciones de normalización específicas del sector. Si no es así, puede crear sus propias normas de calidad para su proyecto, pero no hay excusa para no tener normas de calidad escritas para cualquier elemento de la EDT. - Criterios de aceptación
Este es un gran elemento de la EDT. Quién decide que la tarea se ha completado de forma aceptable? Qué criterios están utilizando? Si este criterio no existe, tal vez valga la pena definirlo al inicio del proyecto. - Referencias técnicas
La mayoría de las tareas realizan algún tipo de función técnica. Hoy en día casi todas las funciones técnicas tienen algún tipo de referencias técnicas que las rigen, por ejemplo, directrices, manuales o normas. - Información sobre acuerdos
Muchas tareas se rigen por un acuerdo corporativo, un contrato o algo similar.
En general, el diccionario de la EDT debería tener suficiente información para permitir un nivel deseado de control del proyecto. Cuando se crea originalmente la EDT, los elementos se eligen en gran medida en función del control de costes, es decir, el director del proyecto debe asegurarse de que ninguna tarea de la EDT se salga del presupuesto o se retrase en el calendario (o en cualquier otro criterio de éxito del proyecto). Por lo tanto, el diccionario de la EDT proporciona toda la información detrás de la EDT que es necesaria para gestionar cada tarea.
El control del proyecto puede implicar más que simplemente el tiempo y el coste. Cada tarea podría tener criterios de éxito que incluyen cosas como la mejora de la calidad, la disminución de los factores de desecho, la mejora de la moral, la disminución del absentismo, la obtención de trabajo futuro, la mejora del medio ambiente, el aumento de la reputación y muchos otros.
Ejemplo
Supongamos que tenemos un proyecto que implica plantar un árbol. La Estructura de Desglose del Trabajo es un listado de las tareas del proyecto, así:
| 1 | Quitar el árbol existente |
| 2.1 | Cavar el agujero |
| 2.2 | Plantar el árbol |
| 3 | Paisajismo |
El diccionario de la EDT contiene información secundaria sobre cada tarea, así:
- Retirar el árbol existente
Se llamará a un contratista para que retire el árbol viejo. Se prevé que se dañe el césped cerca del árbol, lo que requerirá volver a poner el césped. Por lo tanto, se espera que los gastos de bolsillo sean de 1.500 dólares. - Cavar un agujero
Esta tarea requiere una miniexcavadora que se puede alquilar en la ferretería de la calle. Será necesario realizar un curso de formación de un día. - Plantar el árbol
Para plantar el árbol, es necesario emplear a un ayudante por razones de seguridad. El árbol debe plantarse de acuerdo con las ordenanzas municipales. - Paisajismo
Esta tarea requiere poner tierra vegetal y plantar varias flores, que se comprarán en el invernadero.
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