Es ist kein Geheimnis, dass Büromanager das Rückgrat jedes gut funktionierenden Büros sind. Viele Unternehmen sind auf ihre Büroleiter angewiesen, um eine gute Lebensqualität und Produktivität zu erhalten. Da der Job Geduld, Bürokenntnisse, Führungsqualitäten und ein Talent, unter Druck zu arbeiten, erfordert, kann es manchmal schwierig sein, einen guten Büroleiter zu finden.
Nehmen Sie zum Beispiel Debra Leonard-Porch. Debra ist seit fast 40 Jahren in der Verwaltung tätig und leitet derzeit das Büro von Incapital Holdings in Chicago. Debra weiß, dass der erste Schritt zu einem guten Büroleiter darin besteht, sich selbst und seine Position ernst zu nehmen:
„Meine Philosophie war immer: ‚Ich bewerbe mich jeden Tag um meinen Job‘. Ich bewerbe mich um meine Stelle, weil sie leicht an jemand anderen gehen könnte. Sie können jemand Jüngeren nehmen. Sie können jemanden bekommen, der billiger ist. Sie können jemanden mit einer besseren Ausbildung finden, aber sie werden nie jemanden finden, der so hart arbeitet wie ich.“
Lesen Sie unseren Leitfaden zu den Fähigkeiten, der Ausbildung und den Tipps von Büromanagern, und Sie werden im Handumdrehen zu den großen Büromanagern wie Debra gehören.
Was ist ein Büromanager?
Wenn wir über Büromanager sprechen, geht es eigentlich darum, was ein Büro effizient macht. Büroleiter haben je nach den Erfordernissen ihres Unternehmens eine Vielzahl von Aufgaben, aber alle Büroleiter sind für die Planung, Koordinierung und Kontrolle von Bürotätigkeiten zuständig und achten auf die Kontrolle durch die Behörden, die Arbeitsgesetze und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Abhängig von der Branche kann es eine Vielzahl von Büroleiterjobs geben, aber die grundlegenden Aufgaben dieser Manager sind recht ähnlich. Neben der Überwachung des reibungslosen Ablaufs der Verwaltung eines Unternehmens und der Sicherstellung, dass das benötigte Material bereitgestellt wird und die Büroausstattung in Ordnung ist, können Büroleiter manchmal auch Mitarbeiter einstellen, entlassen, schulen und befördern.
Büroleiterfähigkeiten
Als Büroleiter sind Sie für Prozesse, Verfahren, Dokumentation, Kommunikation, Überwachung, Schulung und Verwaltung verantwortlich. Wenn das nach viel Verantwortung klingt, dann ist das auch so. Um sicherzustellen, dass das Büro optimal funktioniert, müssen Sie diese Fähigkeiten im Büromanagement beherrschen.
Planungsfähigkeiten
Planung sollte für Büromanager selbstverständlich sein. Ihre Planungsaufgaben reichen von der Planung von Bürobesprechungen bis zur Delegierung von Aufgaben. Von der Planung langfristiger Geschäftsabläufe bis hin zur effizienten Ausführung alltäglicher Aufgaben ist organisierte Planung eine Schlüsselqualifikation, die jeder gute Büromanager haben sollte.
Verwaltungsfähigkeiten
Für einen Büromanager sollten Verwaltungsfähigkeiten eine Selbstverständlichkeit sein. Bevor Sie Ihre Stelle als Büroleiter antraten, hatten Sie höchstwahrscheinlich bereits andere Verwaltungspositionen inne. In diesen Positionen haben Sie eine Grundausstattung an administrativen Fähigkeiten erworben, die sich in Ihrer neuen Rolle als Büroleiter nur noch weiterentwickeln werden. Sie werden für verschiedene Verwaltungsaufgaben in der Organisation, für die Unterstützung und Pflege der Unternehmenskultur und für andere Personalaufgaben wie die Bewertung der Leistung der Mitarbeiter verantwortlich sein.
Analytische Fähigkeiten
Die Entwicklung Ihrer analytischen Fähigkeiten ist auf jeder Ebene der Beschäftigung eine gute Idee. Als Büroleiter brauchen Sie diese Fähigkeiten, um Ineffizienzen zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen und so zum Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen.
Computerkenntnisse
Eine solide, praktische Computerkenntnis ist für einen Büroleiter nicht nur ideal, sondern notwendig. Sie sollten so gut sein, dass Sie die täglich anfallenden Computerarbeiten – wie Dateneingabe, Erstellung von Tabellen und Formatierung von Präsentationen – bequem, genau und effizient erledigen können. Sie werden wahrscheinlich Software für Spesenabrechnungen, Gebäudemanagement, Videokonferenzen und die tägliche Kommunikation verwenden.
Schulungskurse für Büromanager
Während Sie auf der Karriereleiter Ihres Unternehmens aufsteigen, gibt es immer wieder neue Fähigkeiten zu erlernen, vor allem, wenn es um das Büromanagement geht. Glücklicherweise müssen Sie nicht in einem Vollzeitstudiengang eingeschrieben sein, um eine Ausbildung in Büromanagement zu absolvieren. Es gibt eine Reihe von Online- und Präsenzkursen für alle, die ihre Karriere im Büromanagement vorantreiben möchten. Ganz gleich, ob Sie eine bestimmte Fähigkeit verfeinern oder Ihr gesamtes Bürowissen weiterentwickeln möchten, es gibt den richtigen Kurs für Sie. Lesen Sie unsere handverlesene Auswahl, um den perfekten Kurs für Ihre Bedürfnisse im Büromanagement zu finden.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Bestes für Anfänger im Büromanagement, die die grundlegenden Ins und Outs des Bereichs erlernen möchten, bevor sie sich für ihre erste Führungsposition bewerben. Durch den Abschluss dieses vollständig online durchgeführten Kurses erlernen Sie die Rahmenfähigkeiten und Prozesse, die für die effiziente Führung eines modernen Büros erforderlich sind.
SkillPath On-Demand Training – Emotionale Intelligenz
Ideal für Büromanager, die in Bereichen mit hohem Stress arbeiten, konzentrieren sich die SkillPath Online-Kurse auf die Vermittlung emotionaler Intelligenz. Durch das benutzerfreundliche und leicht zu erlernende Format lernen Sie, Emotionen in jeder Bürosituation zu verstehen, zu regulieren und zu nutzen.
Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority
Nützlich für Büromanager, die in ihrem Unternehmen große Veränderungen und Strategien durchsetzen wollen. In wöchentlichen Webinaren lernen Sie, wie Sie die potenziell erdrückende Büropolitik überwinden können, um Respekt zu gewinnen und Vertrauen zwischen den verschiedenen Positionen in Ihrem Unternehmen aufzubauen.
5 Tipps für das Büromanagement
Als Büromanager müssen Sie Ihre eigene Arbeit gewissenhaft erledigen und für den Output des restlichen Büros verantwortlich sein. Selbst erfahrene Büroleiter können an Tagen gestresst sein, an denen es scheint, als gäbe es ununterbrochen Beschwerden von Mitarbeitern und Bedenken von Führungskräften.
Mit ein paar neuen Techniken werden Sie feststellen, dass diese überwältigenden Tage seltener werden und besser zu bewältigen sind. Wenn Sie unsere 5 besten Tipps für das Büromanagement beherzigen, haben Sie Ihre Arbeit im Griff und sind dem Spiel immer einen Schritt voraus.
Setzen Sie Ihrem Team Ziele
Wenn Sie klare Ziele für Ihr Büro festlegen, schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter ein Gefühl der Zielsetzung. Indem Sie Ziele für Ihr Team oder sogar für die gesamte Niederlassung festlegen, verjüngen Sie den Sinn Ihres Unternehmens und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter motiviert bleiben.
Schaffen Sie erreichbare Ziele, die die Teammitglieder zu ehrgeiziger Arbeit inspirieren. Wenn ein Team durch das Erreichen seiner Ziele persönlich erfüllt ist, wird die gesamte Belegschaft im Gegenzug produktiver und motivierter sein. Es schadet auch nicht, dass Sie die Fortschritte jedes Teams effizienter überwachen können, wenn es ein klares Ziel gibt, auf das hingearbeitet wird.
Kommunikation ist der Schlüssel
Als Büroleiter sind Ihre Kommunikationsfähigkeiten das A und O Ihres Erfolgs, da Sie in der Regel die erste Anlaufstelle für Kunden sind, die ins Büro kommen. Sie werden nicht nur regelmäßig mit Kunden kommunizieren, sondern auch mit Ihren Mitarbeitern, wenn Sie deren Arbeit innerhalb des Unternehmens sowohl mündlich als auch schriftlich delegieren.
Diese Kommunikation sollte effizient und professionell sein, um sicherzustellen, dass Nachrichten wie beabsichtigt übermittelt und empfangen werden, aber auch freundlich, um die Beziehungen zu Ihren Kunden und Mitarbeitern zu pflegen.
Fähigkeiten im Zeitmanagement
Fähigkeiten im Zeitmanagement sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Tätigkeit im Büromanagement, da es Ihre Pflicht ist, jede Minute Ihrer Tätigkeit optimal zu nutzen. Zeitmanagement und Organisationstalent sind erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie alle Aufgaben im Einklang mit den übrigen Zeitplänen des Büros erledigen können.
Sein Sie ein innovativer Denker
Ein innovativer Denker zu sein, ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem effektiven Büromanager, denn Problemlösung ist eine Ihrer Hauptaufgaben. Als Büroleiter werden Sie mit ungewohnten Situationen konfrontiert, die sich Ihrer Kontrolle zu entziehen scheinen, sowie mit neuen Herausforderungen, die Sie bewältigen müssen. Es mag Ihr erster Instinkt sein, sich von diesen Herausforderungen frustrieren zu lassen, aber stattdessen müssen Sie die Fähigkeit entwickeln, sie von Natur aus mit innovativem Denken anzugehen.
Hier ist ein Tipp für den Anfang: umgeben Sie sich mit innovativen Denkern und lernen Sie von ihnen durch Beobachtung. Es ist wichtig, sich neuen Denkweisen und kreativen Erfolgsmethoden auszusetzen.
Bilden Sie sich weiter und entwickeln Sie sich weiter
Die besten Büromanager hören nie auf zu lernen. Sie müssen Ihr Wissen ständig erweitern, um auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und neue Managementtaktiken zu entwickeln.
Wenn Sie die berufliche Entwicklung zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihres monatlichen strategischen Karriereplans machen, bleiben Sie der Konkurrenz voraus und tragen dazu bei, dass auch Ihr Unternehmen der Zeit voraus ist. Ganz gleich, ob Sie Wochenendkurse besuchen oder wöchentliche Online-Webinarkurse absolvieren, Sie sollten sich ständig weiterbilden – das gehört zu Ihrer Verantwortung als Büroleiter.
Ein wirklich guter Büroleiter zu sein, ist eine Frage der Intention – Ihre Kollegen werden es bemerken, Ihre Führungskräfte werden es zu schätzen wissen, und Sie werden deshalb erfolgreich sein. Sie wollen mehr? Schauen Sie sich unseren Leitfaden für das Büromanagement an.
