5S am japanischen Arbeitsplatz (2)- Seiton in Bereitschaft
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5S, oft erklärt als Seiri = Sortieren, Seiton = Organisieren, Seiso = Reinigen, Seiketsu = Säubern und Shitsuke = Erhalten, ist eine von japanischen Unternehmen eingeführte Arbeitsplatzmethodik. 5S basiert auf dem gesunden Menschenverstand“ der Japaner, was ein Grund dafür ist, dass es ihnen schwer fällt, sie Nicht-Japanern zu erklären. Im letzten Artikel haben wir einen Überblick über 5S und einige Ideen zu Seiri gegeben. Diesen Monat werfen wir einen neuen Blick auf Seiton.
Seiton-(整頓)
Werfen wir einen Blick auf die subtileren Bedeutungen von Seiton. Das erste Zeichen, „Organisation“ oder „Ordnung“, ist dasselbe wie das erste Zeichen in seiri, dem ersten 5S-Konzept. In der Tat werden die beiden Wörter oft zusammen verwendet, um allgemein Ordnung zu beschreiben, wie in „seiri seiton“. Ihre Bedeutungen sind jedoch recht unterschiedlich. Seiri bedeutet Sortieren, Trennen und Aussortieren (und Aufbewahren). Seiton bedeutet organisieren und bereit sein. Wenn wir uns nur darauf konzentrieren, Dinge wegzuräumen, können wir den Grund dafür aus den Augen verlieren, warum wir Dinge wegräumen, nämlich um sie schnell wiederfinden zu können, wenn wir sie brauchen. Seiton bedeutet, zu bestimmen, wo und wann Gegenstände benötigt werden, und sie so zu platzieren, dass ein effizienter Arbeitsablauf möglich ist. Ein Arbeiter sollte nicht nach den benötigten Werkzeugen suchen oder in einen anderen Bereich gehen müssen, um auf häufig verwendete Gegenstände zuzugreifen.
Visuelle Kommunikation von Seiton
Visuelle Identifikation und Kommunikation sind ebenfalls entscheidend für die Umsetzung von Seiton. Gegenstände, die regelmäßig verwendet werden, werden oft beschriftet, um das Datum der Verwendung zu dokumentieren und die Priorität des Standorts zu bestimmen. Werkzeuge werden beschriftet, damit das richtige Werkzeug verwendet wird. Schattenbeschriftung (Zeichnen des Umrisses des Gegenstands an dem Ort, an dem er abgelegt werden soll) vermittelt eindeutig den richtigen Standort. Die Bodenbeschriftung zeigt an, wo die Ausrüstung hingehört. Sie weist auch darauf hin, wo Menschen hingehören und wo sie nicht sicher sind und nicht hingehören.
Seiton und Menschen
Wir denken bei Seiton oft an Gegenstände wie Werkzeuge, Teile und Ausrüstung, aber die ursprüngliche Bedeutung von Seiton schließt auch ein, dass man sich entsprechend seiner Rolle richtig kleidet. Eine Uniform ist eine Form der visuellen Kommunikation. In einem japanischen Unternehmen kann man auf einen Blick erkennen, wer Auftragnehmer und nicht regulär angestellt ist, und auch für welchen Auftragnehmer er arbeitet, einfach anhand der Farbe der Uniform. In ähnlicher Weise tragen Japaner, die wandern gehen, Wanderkleidung, selbst bei einem einfachen Tagesausflug, bei dem aus rein technischer Sicht normale Kleidung ausreicht. Für Japaner ist es wichtig, die Kleidung auf die Tätigkeit abzustimmen.
Ort und Zeit
Im Japanischen gibt es ein Wort, „ba“, das sowohl Zeit als auch Ort bezeichnet. Japaner achten darauf, Aktivitäten auf das entsprechende „ba“ abzustimmen. Ein Element von Seiton ist die Abstimmung von Zeitplänen. Wenn die Japaner beispielsweise um 13.00 Uhr eine dringende Besprechung einberufen müssen, können sie ziemlich sicher sein, dass die Personen, die teilnehmen müssen, auch da sein werden. Das liegt daran, dass japanische Unternehmen die logistische Anstrengung unternehmen, allen Mitarbeitern die gleiche Mittagspause von 12:00 bis 13:00 Uhr zu gewähren. Sie sind daher überrascht, wenn sie in den USA um 13.00 Uhr eine spontane Besprechung einberufen und feststellen, dass viele Mitarbeiter nicht einmal im Gebäude sind. Wenn sie hören: „Ich kann Joe nicht finden. Er ist wohl etwas essen gegangen“, fragen sie sich, ob die Amerikaner ihre Arbeit ernst nehmen. Mein Ratschlag: Finden Sie heraus, wann die Japaner ihre Mittagspause machen und nehmen Sie sie zur gleichen Zeit ein.
Ein weiteres Element von Seiton ist es, das Verhalten mit dem entsprechenden „ba“ abzustimmen. Es gibt für alles eine Zeit und einen Ort. Meetings sind „ba“ für ernsthafte Diskussionen. Sie sind kein Ort für Späße. Abendessen und Drinks sind „ba“ für Scherze und zum gegenseitigen Kennenlernen.
Vorbereitet sein
Seiton ist etwas anderes als nur eine saubere Werkstatt oder ein ordentliches Büro zu haben. Das oberste Ziel von Seiton ist es, vorbereitet zu sein, damit die Dinge bereit sind, wenn sie gebraucht werden. Gegenstände, die in den tatsächlichen Arbeitsprozessen verwendet werden, werden unter dem Gesichtspunkt der Häufigkeit und der Nähe analysiert, bevor ihnen ein Platz zugewiesen wird.
Eine häufige Beschwerde, die ich von Japanern höre, ist, dass Amerikaner nicht auf Besprechungen vorbereitet sind. Man sollte unterstützende Daten mitbringen, entweder in Papierform oder in einem elektronischen Format, das schnell abrufbar ist. Versetzen Sie sich nicht in die Lage zu sagen: „Es tut mir leid, ich weiß, dass die Tabelle irgendwo im Netzwerk liegt…“. Stellen Sie sicher, dass Sie etwaige Unstimmigkeiten in den Daten entdecken, bevor diese auftauchen, und dass Ihr Team vorbereitet ist und sich einig ist, bevor Sie zur Besprechung kommen.
Seiton-alle notwendigen Elemente so platziert, dass sie gefunden werden können und bereit sind, wenn sie benötigt werden. Im nächsten Artikel geht es um Seiso (清掃), also darum, wie wir diese Gegenstände pflegen.