Josie leitet das Marketingteam in einem mittelgroßen Technologieunternehmen. Als Ansprechpartnerin für ihre Abteilung wird sie häufig mit Projektanfragen konfrontiert.
Manchmal kommen sie per E-Mail oder Sofortnachricht, manchmal werden sie in Besprechungen beiläufig erwähnt. Um ehrlich zu sein, manchmal gibt es gar keine wirkliche Anfrage, und sie hat das Gefühl, die Gedanken der Leute lesen zu müssen, was zu tun ist.
Das ist eine Menge für sie, und sie weiß, dass sie viel von ihrer eigenen Zeit und auch von der Zeit und Energie ihres gesamten Teams verschwendet. Deshalb sucht sie nach einer besseren Möglichkeit, die Projektarbeit, die auf dem Teller ihres Teams landet, zu verwalten.
Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, einen erfolgreichen Prozess zu schaffen, der immer wieder reproduziert werden kann. Also beschließt sie, eine Vorlage für den Aufnahmeprozess zu erstellen, mit der sie all diese Arbeitsanfragen rationalisieren und ihr Team auf Erfolgskurs bringen kann.
Warum eine Vorlage erstellen? Die Vorteile der Erstellung einer Vorlage für die Arbeitsaufnahme
Die Standardisierung des Arbeitsaufnahmeprozesses erfordert im Vorfeld einige Arbeit, aber die zahlreichen Vorteile machen es lohnenswert. Im Folgenden werden nur einige der vielen Gründe genannt, warum Projektleiter wie Josie die Erstellung einer Vorlage für den Projektaufnahmeprozess in Betracht ziehen sollten.
Es verbessert die Konsistenz.
Ohne einen definierten Prozess ist es viel zu leicht, dass die Dinge im Durcheinander verloren gehen. Die Projektanforderer wissen nicht, was von ihnen verlangt wird, wenn sie ein Projekt skizzieren, und Ihr Team hat keinen festen Weg vorwärts. Dies führt zu Verwirrung und Verzögerungen für alle Beteiligten.
Ein klar definierter Projektaufnahmeprozess beseitigt diese Verwirrung, indem er allen Beteiligten eine Reihe von Schritten vorgibt, die zu befolgen sind, wenn sie Arbeiten bei Ihrem Team anfordern.
Dieser gestraffte Prozess macht es jedem leicht zu wissen, was zu tun ist und was als Nächstes geschehen wird.
Sie erhalten die Informationen, die Sie benötigen.
Sie kennen das Gefühl, ein Projekt in Angriff nehmen zu wollen, nur um dann festzustellen, dass Ihnen nicht alle benötigten Informationen vorliegen. Dann vergeuden Sie Zeit damit, diese wichtigen Details aufzuspüren.
Dies ist eine häufige Hürde. In einer Umfrage unter 300 Führungskräften von Agenturen gaben 27 % der Befragten an, dass kreative Briefs unvollständig oder inkonsistent sind.
Das ist ein weiterer Vorteil, wenn Sie den Ablauf Ihrer Projekteingangsverfahren in Form von Vorlagen gestalten – insbesondere bei einem Fragebogen oder kreativen Brief, den die Auftraggeber ausfüllen müssen. Innerhalb dieses Formulars sollten Sie Pflichtfelder festlegen (Wrike macht das einfach!), so dass Sie sicher sein können, dass Ihr Team alle Informationen hat, die es braucht, ohne unnötiges und zeitraubendes Hin und Her.
Es öffnet die Tür für die Automatisierung.
Es ist wahrscheinlich, dass Ihr derzeitiger Projektmanagement-Eingangsprozess eine Menge sich wiederholender oder sinnloser Aufgaben beinhaltet – Dinge wie die Einrichtung von Projekten, die Zuweisung von Verantwortlichen und die Festlegung von Fristen. Mit einer Prozessvorlage ist es viel einfacher, sich wiederholende oder alltägliche Teile des Arbeitsablaufs zu erkennen, die leicht automatisiert werden können.
Wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Projekten in Ihrer Arbeitsverwaltungssoftware und die Zuweisung von Aufgaben lassen sich mit dem richtigen Tool leicht automatisieren. Auf diese Weise müssen Sie und Ihr Team keine Zeit mit diesen Hausarbeiten verschwenden und können sich gleich der wichtigen Arbeit widmen.
Sie erhalten einen besseren Überblick über die Arbeitsbelastung.
Wenn Arbeitsanfragen aus allen Richtungen eintrudeln, ist es schwer, den Überblick über alles zu behalten, woran Ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet.
Wenn jedoch alle Anfragen zentralisiert werden und einem vorgegebenen Prozess folgen, haben Sie einen soliden Überblick über alle Projekte, die Ihr Team derzeit bearbeitet, so dass Sie Ihre Fristen und Ressourcen besser verwalten und eine Überlastung Ihres Teams vermeiden können.
Sie sparen Zeit.
Schauen Sie sich die zuvor genannten Vorteile an, und Sie werden ein gemeinsames Thema erkennen: Sie ersparen Ihnen nicht nur eine Menge Ärger, sondern auch eine Menge Zeit.
Das ist einer der größten Vorteile, wenn Sie Ihren Kundenaufnahmeprozess oder Ihren internen Projektaufnahmeprozess mit Vorlagen ausstatten. So müssen Sie nicht für jede neue Projektanfrage das Rad neu erfinden, was Ihnen viele Stunden (und vor allem viel Energie) spart.
6 Fragen, die in jedem Projektaufnahmeformular gestellt werden sollten
Sie sind von den Vorteilen der Einrichtung einer Vorlage für den Arbeitsaufnahmeprozess überzeugt. Aber bevor Sie das tun, müssen Sie die Antwort auf diese Frage herausfinden: Was sind die Schritte im Aufnahmeprozess?
Diese können je nach Team und typischen Projekten variieren (jeder strukturiert seinen Prozess anders). Wir empfehlen jedoch, dass der Aufnahmeprozess mit diesem wichtigen ersten Schritt beginnt: dem Projektaufnahmeformular.
Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um einen Fragebogen oder ein kreatives Briefing, das Personen oder Teams ausfüllen müssen, um zu beantragen, dass Ihr Team an einem Projekt arbeitet.
Wie dieses Formular genau aussieht, kann ebenfalls von einer Vielzahl von Faktoren abhängen. Nachstehend sind jedoch einige grundlegende Fragen aufgeführt, die in jedem Formular gestellt werden sollten.
Wer ist die verantwortliche Person für dieses Projekt?
Es kommt häufig vor, dass jemand ein Projekt von Ihrem Team anfordert, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass diese Person den Fortschritt überwacht und Fragen beantwortet, während Ihr Team sich an die Arbeit macht.
Deshalb ist diese Frage so wichtig. Sie stellt sicher, dass Sie und alle anderen wissen, wer für das Projekt zuständig ist, so dass Sie sich an die richtige Person wenden können, wenn Sie Klarheit oder Anweisungen benötigen.
Bester Feldtyp: Kurzantwort
Welcher Art ist das Projekt?
Eine der allerersten Fragen, die Sie in Ihrem Aufnahmeformular stellen sollten, ist die nach der Art des Projekts, um das gebeten wird. Bei Josies Marketingteam zum Beispiel muss sie wissen, um welche Art von Arbeit es sich handelt. Eine Social-Media-Kampagne? Ein Blogbeitrag? Webinar? E-Mail-Kampagne? Veranstaltung?
Das ist ein Detail, das Sie im Voraus wissen sollten, damit Sie den nötigen Kontext erhalten. Aber diese Formulare sind noch effektiver, wenn Sie diese Ausgangsfrage als Filter verwenden können.
Die dynamischen Anfrageformulare von Wrike machen es einfach, den Rest des Fragebogens auf der Grundlage dieser ersten Antwort anzupassen. Wenn der Anfragende angibt, dass er einen Blogbeitrag benötigt, beziehen sich die nachfolgenden Fragen nur auf diese Art von Projekt, und er muss keine irrelevanten Fragen beantworten.
Bester Feldtyp: Dropdown
Was ist das Hauptziel dieses Projekts?
Sie müssen nicht nur wissen, worum es sich bei dem Projekt handelt – Sie müssen auch verstehen, warum es dazu kommt. Was ist das übergreifende Ziel?
Das sollten die Antragsteller beim Ausfüllen des Formulars klar formulieren können. Sie sollten auch eine wichtige Kennzahl angeben, die sie überwachen werden, damit Sie sich alle darüber einig sind, wie der Erfolg definiert wird.
Wenn Sie diese Informationen von Anfang an haben, können Sie das Projekt mit dem Ziel vor Augen abschließen.
Bester Feldtyp: Absatz
Wer ist die Zielgruppe für dieses Projekt?
Jedes Projekt hat eine bestimmte Zielgruppe, die Sie bei der Bearbeitung des Auftrags im Auge behalten sollten.
In Ihrem Aufnahmeformular müssen die Antragsteller angeben, an wen sich das Projekt richtet. Ist es für ein internes Team? An den Vorstand? Klienten oder Kunden? Eine bestimmte Untergruppe von ihnen?
Das müssen Sie wissen, bevor Sie auch nur einen einzigen Schritt nach vorne machen.
Bester Feldtyp: Kontrollkästchen und Kurzantwort
Wie hoch ist das Budget für dieses Projekt?
Wenn es um Projektanfragen geht, ist Geld natürlich ein echtes Thema. Sie müssen wissen, wie viel Sie in die Durchführung dieses Projekts investieren können, bevor Sie auch nur eine einzige Ressource bereitstellen.
Beim Ausfüllen des Antragsformulars sollten die Antragsteller gleich ihre Budgetbeschränkungen angeben – oder zumindest eine Spanne, in die das Projekt fallen muss.
Bester Feldtyp: Dropdown
Wie lautet die ideale Frist für den Projektabschluss?
Wahrscheinlich ist Ihr Team nicht nur mit einem Projekt auf einmal beschäftigt. Sie haben ständig mit einer Flut von Anfragen von verschiedenen Abteilungen oder Kunden zu tun. Um die Prioritäten richtig setzen zu können, müssen Sie wissen, wann die einzelnen Projekte abgeschlossen sein müssen.
Befragte sollten bei der ersten Anfrage das gewünschte Datum für den Abschluss des Projekts angeben. Es ist klug, ihnen zu erklären, dass ihr Wunschtermin keine Garantie ist – er hängt davon ab, wie viel Arbeit bereits auf dem Tisch liegt.
Fügen Sie außerdem direkt im Formular einen Hinweis darauf ein, wie viel Vorlaufzeit Sie für die Fertigstellung eines typischen Projekts benötigen (damit Sie nicht einen Haufen Last-Minute-Anfragen erhalten).
Bester Feldtyp: Datumsangaben
Weitere mögliche Fragen, die Sie in Ihrem Formular zur Arbeitsaufnahme stellen können…
Die oben genannten Fragen sind für praktisch jedes Projekt und jedes Team wichtig, aber Ihr Formular erfordert wahrscheinlich weitere Anpassungen und vielleicht sogar zusätzliche Fragen. Hier sind einige weitere Fragen, die Sie in Ihre Vorlage für den Aufnahmeprozess aufnehmen können:
- Wer hat diese Anfrage genehmigt?
- Bester Feldtyp: Kurzantwort
- Gibt es bereits vorhandene Dateien oder Assets, die wir haben sollten?
- Bester Feldtyp: Dateianhang
- Welche Handlungsaufforderung sollte dieses Projekt enthalten?
- Bester Feldtyp: Kurzantwort
- Was sollten wir sonst noch über dieses Projekt wissen?
- Bester Feldtyp: Absatz
Wollen Sie noch mehr Inspirationen für Ihre Arbeit? Sehen Sie sich diese Vorlagen für 10 verschiedene Arten von Antragsformularen an.
Vorlagen für Ihre Projektarbeit: Mehr als nur ein Formular
Ein ausgefülltes Antragsformular ist der erste Schritt in einem Standarddiagramm für den Arbeitsaufnahmeprozess, aber es ist nur die Spitze des Eisbergs. Sie wollen mehr als nur das Formular für die Arbeitsaufnahme vorbereiten – Sie wollen den gesamten Projektstartprozess vorbereiten.
Was sollte nach dem Ausfüllen und Absenden des Formulars als Nächstes im Flussdiagramm des Projekt- oder Kundenaufnahmeprozesses geschehen? Hier sind die nächsten Schritte, die Sie und Ihr Team unternehmen sollten.
Automatisieren Sie die Erstellung von Projekten und Aufgaben.
Ein Projekt stößt oft auf einen Engpass, nachdem es beantragt wurde, aber bevor die Arbeit tatsächlich beginnt.
Als Teil Ihres Aufnahmeprozesses sollten Sie Schritte unternehmen, um die Erstellung von Aufgaben und Projekten zu automatisieren. Auf diese Weise werden diese innerhalb Ihrer Arbeitsmanagement-Plattform sofort erstellt (ohne zusätzliche Arbeit von Ihnen!), so dass der Fortschritt sofort beginnen kann.
Mit Wrike ist es einfach, Projektanfragen automatisch entweder in vollständig erstellte Aufgaben oder in Projekte umzuwandeln, die aus Vorlagen erstellt wurden, die Sie anpassen können.
Automatisieren Sie Aufgabenzuweisungen.
Auch Sie und Ihr gesamtes Team müssen sich darüber einig sein, wer für was verantwortlich ist, damit das Projekt in Gang kommt. Sie können nicht warten, bis sich jemand meldet.
Aus diesem Grund sollten Sie auch die Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder automatisieren. Dies erhöht die Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass es keine Fragen darüber gibt, wer mit der Arbeit beginnen soll.
Zusätzlich zur automatischen Erstellung von Aufgaben und Projekten ermöglicht Wrike die automatische Zuweisung verschiedener Arten von Arbeit auf der Grundlage von benutzerdefinierten Feldantworten wie Standort, Projekttyp oder anderen spezifischen Anforderungen.
Zeit für die Überprüfung einplanen.
Nachdem die Aufgaben erstellt und die Zuweisungen vorgenommen wurden, sollten Sie genügend Zeit in Ihren Aufnahmeprozess einplanen, damit die Teammitglieder ihre individuellen Beiträge und Anforderungen überprüfen können.
Das gibt ihnen die Möglichkeit, sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen, um mit dem Projekt zu beginnen, und auch alle klärenden Fragen zu stellen, die sie zu dieser Projektanfrage haben.
Denken Sie daran, dass diese Fragen an Sie oder die Person gerichtet werden sollten, die für Ihr Team als Ansprechpartner für das Projekt fungiert, damit die Kommunikation zentralisiert bleibt und über eine einzige Person läuft.
Bieten Sie dem Antragsteller ein Update an.
Danach ist es an der Zeit, sich mit dem ursprünglichen Projektanforderer in Verbindung zu setzen und einige Dinge zu erledigen:
- Bestätigen Sie den Erhalt der Projektanfrage
- Stellen Sie alle klärenden Fragen, die Ihre Teammitglieder aufgeworfen haben
- Geben Sie einen voraussichtlichen Zeitplan für die Fertigstellung des Projekts an
Am besten tun Sie diese Dinge als Kommentar zu der eigentlichen Aufgabe oder dem Projekt innerhalb Ihrer Arbeitsmanagement-Plattform, damit alle relevanten Mitteilungen und Aktualisierungen an dieser Stelle bleiben.
Um diesen Prozess noch schneller zu machen, speichern Sie Ihren Kommentartext irgendwo, damit Sie ihn schnell als Kommentarvorlage für alle zukünftigen Aktualisierungen von Anfragen verwenden können.
Veranstalten Sie ein Kickoff-Meeting.
Besonders bei komplexen oder langwierigen Projekten sollten Sie ein Kickoff-Meeting für alle Personen anberaumen, die an dem Projekt beteiligt sind.
Damit gehen Sie über die anfängliche Eingangsbestätigung hinaus und ermöglichen allen wichtigen Beteiligten, ihre Erwartungen an das Projekt abzustimmen, so dass Sie hoffentlich Missverständnisse oder größere Probleme vermeiden können.
Erstellen Sie eine Vorlage für den Eingangsprozess und rationalisieren Sie Ihre Projektarbeit
Wie Sie und Josie schnell lernen, bietet die Erstellung einer Vorlage für den gesamten Eingangsprozess – von der ersten Anfrage bis zum tatsächlichen Beginn – zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Konsistenz und viel Zeitersparnis.
Während Sie die Flexibilität haben, einen Prozess zu schaffen, der für Sie und Ihr Team am besten funktioniert, ist eine allgemeine Struktur des Aufnahmeprozesses zu befolgen:
- Empfang eines ausgefüllten Arbeitsanforderungsformulars
- Automatische Erstellung von Aufgaben und Projekten
- Automatische Zuweisung von Aufgaben
- Überprüfung der Anforderung und der relevanten Aufgaben
- Bestätigung des Eingangs der Anforderung und des Projektzeitplans
- Veranstaltung eines Kickoff-Meetings
Tun Sie dies für jedes einzelne Projekt, das Ihr Team abschließen muss, und Sie werden weniger Zeit mit der Verwaltung des Prozesses und mehr Zeit mit der Konzentration auf das Wesentliche verbringen: Das Projekt aus dem Park zu werfen.
Sind Sie bereit, Ihren Aufnahmeprozess noch weiter zu rationalisieren? Starten Sie mit einer kostenlosen Testversion von Wrike.
Und wenn Sie mehr über die Erstellung der perfekten Vorlage für den Arbeitsaufnahmeprozess erfahren möchten, sehen Sie sich diese Folgebeiträge an:
- 5 Funktionen, die Ihr Tool für den Arbeitsaufnahmeprozess haben sollte: hebt die wichtigsten Merkmale hervor, die die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Vorlagen für den Projektaufnahmeprozess verbessern
- 4 Anzeichen dafür, dass Ihr Projektaufnahmeprozess veraltet ist: wie Sie bewährte Verfahren für die Projektaufnahme nutzen können, um einen gut definierten Prozess aufzubauen