In diesem Beitrag werden wir lernen, wie man E-Mails aus Excel sendet. Es ist möglich, dies mit VBA zu tun, aber das ist die alte Methode aus den 90er Jahren und wir sind im Jahr 2018.
Wir werden Microsoft Flow erkunden. Dies ist ein neues Produkt von Microsoft, mit dem wir Workflows zwischen Anwendungen automatisieren können. Es sind nicht nur Microsoft Office-Anwendungen, die automatisiert werden können. Es gibt eine Vielzahl von Verbindungen zu Drittanbietern. Wir können ganz einfach Regeln erstellen, die automatisch Dinge tun wie:
- Speichern Sie alle E-Mail-Anhänge in einem OneDrive-Ordner.
- Erhalten Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Telefon, wenn jemand eine Tabelle in Ihrer Tabellenkalkulation aktualisiert.
- Verfolgen Sie alle Twitter-Erwähnungen des Unternehmens in einer Tabelle.
- Synchronisieren Sie Ihren Outlook-Kalender mit Ihrem Google-Kalender.
- Weiterleiten von E-Mails an Slack.
Das Tolle an Microsoft Flow ist, dass es keinen Code erfordert! Wir können Ihren Prozess (Flow) in ein paar Minuten mit einer einfach zu bedienenden grafischen Oberfläche entwerfen und erstellen.
In diesem Beitrag werden wir einen Flow erstellen, der eine E-Mail-Vorlage von Outlook basierend auf den Daten in einer Excel-Datei plant und sendet.
Inhaltsverzeichnis
Anmeldung für Microsoft Flow
Für diesen Beitrag müssen wir uns für ein Microsoft Flow-Konto anmelden oder uns bei einem bestehenden Office 365-Konto anmelden.
Es gibt eine kostenlose Version, die 750 Flows pro Monat erlaubt. Wenn Sie Office 365 haben, haben Sie bereits Microsoft Flow und können bis zu 2.000 Datenflüsse pro Monat nutzen.
Gehen Sie zur Microsoft Flow-Website unter https://flow.microsoft.com und klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Anmelden oder Kostenlos anmelden. Melden Sie sich dann entweder mit Ihren Office 365-Zugangsdaten an oder geben Sie die erforderlichen Informationen ein, um ein Konto zu erstellen.
Für das Flow-Rezept, das wir in diesem Beitrag erstellen werden, benötigen wir außerdem ein OneDrive-Konto. Wenn Sie Office 365 haben, dann haben Sie bereits ein OneDrive-Konto. Wenn nicht, können Sie hier https://onedrive.live.com ein kostenloses Konto erstellen.
Ein kurzer Rundgang durch Microsoft Flow
Meine Flows
In der Registerkarte „Meine Flows“ auf der Website werden alle unsere Flows aufgelistet, die wir erstellt haben. Von dieser Seite aus kann eine Menge getan werden.
- Es gibt ein Symbol, das anzeigt, welche Verbindungen für den Ablauf verwendet wurden.
- Der Name des Ablaufs ist aufgelistet.
- Wir können einen Ablauf deaktivieren, um ihn vorübergehend nicht mehr auszuführen.
- Wir können einen Ablauf für einen anderen Benutzer freigeben.
- Wir können einen Ablauf bearbeiten.
- Wir können neue Abläufe erstellen, entweder auf der Grundlage einer vorhandenen Vorlage oder indem wir mit einem leeren Ablauf beginnen.
Genehmigungen
Mit Abläufen können wir Genehmigungsschritte in unseren Prozessen erstellen.
Stellen Sie sich vor, Sie erstellen einen Ablauf, um ein aus einer Kalkulationstabelle generiertes Angebot automatisch per E-Mail an einen potenziellen Kunden zu senden. Sie möchten vielleicht, dass jemand die E-Mail überprüft und genehmigt, bevor sie tatsächlich versendet wird. Dieser Schritt kann zu jedem Ablauf hinzugefügt werden und wird über die Registerkarte „Genehmigungen“ verwaltet.
Vorlagen
Vieles von dem, was wir erstellen möchten, wurde möglicherweise bereits vom Microsoft-Team oder von jemand anderem erstellt. Auf der Registerkarte „Vorlagen“ finden Sie eine Vielzahl vorgefertigter Abläufe, die Sie unverändert verwenden oder für Ihre Zwecke anpassen können.
Klicken Sie auf eine der Vorlagen, um eine detailliertere Erklärung zu erhalten, was der Ablauf tut und mit was er verbunden sein muss, um zu funktionieren.
Verbindungen
Verbindungen sind die Teile, die Sie verwenden, um Ihren automatisierten Prozess aufzubauen. Auf der Registerkarte „Konnektoren“ sind zahlreiche Verbindungen für nahezu jeden beliebten Onlinedienst verfügbar, einschließlich aller Office-Anwendungen.
Es gibt viele Verbindungen.
- Office-Anwendungen wie Excel, Outlook, OneDrive usw..
- Andere Microsoft-Produkte wie PowerApps und Power BI.
- Google Office Productivity Suite.
- Twitter, Facebook, YouTube und andere soziale Apps.
- Viele andere Online-Tools.
Wir können auf jede der Verbindungen klicken, um weitere Details über die Art der Aktionen zu sehen, die wir damit durchführen können.
Einrichten unserer Excel-Datei
Das erste, was wir tun müssen, ist unsere Excel-Datei in OneDrive einzurichten. Wir können eine neue Excel-Arbeitsmappe in OneDrive erstellen und ihr Daten zur Verwendung mit unseren E-Mails hinzufügen.
In diesem Beispiel werden wir E-Mails aus Outlook basierend auf den Daten in Excel erstellen und senden. Für jede Datenzeile werden wir dem Kunden eine E-Mail senden, in der wir ihm den aktuellen Kontostand mitteilen.
Wir müssen nicht die gesamte E-Mail in Excel erstellen, sondern nur die Daten für die Teile, die für jede zu versendende E-Mail unterschiedlich sind.
- Datum – Wir werden den Versand unserer E-Mails basierend auf diesem Datum verzögern.
- E-Mail-Adresse – Dies ist die E-Mail-Adresse, an die wir eine E-Mail senden werden.
- Name – Dies wird im Text der E-Mail verwendet, um den Empfänger mit seinem Namen anzusprechen.
- Kontostand – Dies wird im Text der E-Mail verwendet, um dem Empfänger seinen aktuellen Kontostand mitzuteilen.
Wir müssen die Daten in eine Excel-Tabelle einfügen, da dies das einzige Excel-Objekt ist, das von Microsoft Flow erkannt wird.
Um eine Tabelle zu erstellen, können wir die Daten markieren und auf die Registerkarte Einfügen gehen und den Befehl Tabelle verwenden. Wir können auch die Tastenkombination Strg + T verwenden, um eine Tabelle zu erstellen.
Wenn wir eine Tabelle mit unseren Daten haben, müssen wir sicherstellen, dass wir ihr einen guten Namen anstelle des Standardnamens Tabelle1 geben. Wenn die Tabelle ausgewählt ist, können wir auf die Registerkarte Tabellentools Design gehen und ihr im Abschnitt Eigenschaften einen neuen Namen geben. Wir werden die Tabelle Emails.
nennen, damit später alle mit den Daten erstellten Abläufe leichter zu verstehen sind. Richtige Spaltenüberschriften werden später ebenfalls hilfreich sein.
Erstellen unserer ersten leeren Datenflüsse
Wenn Sie bei Microsoft Flow angemeldet sind, gehen Sie auf die Registerkarte Meine Datenflüsse und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen aus Leeren. Auf dem nächsten Bildschirm werden Ihnen einige beliebte Auslöser angezeigt, mit denen Sie Ihren Fluss starten können. Da wir aber einen leeren Fluss haben möchten, klicken wir erneut auf die Schaltfläche Ausgehend vom Leerzeichen erstellen.
Hinzufügen unseres Flussauslösers
Das erste, was wir beim Erstellen unseres Flusses tun müssen, ist einen Auslöser hinzufügen. Das ist genau das, wonach es klingt, es ist etwas, das die Ausführung des Flusses auslösen wird.
In diesem Fall werden wir eine Schaltfläche erstellen, die wir in der Microsoft Flow-App drücken können, um den Fluss auszuführen.
- Suchen Sie nach einer Schaltfläche, um die Liste der verfügbaren Auslöser einzugrenzen und die mobile Schaltfläche zu finden.
- Wählen Sie in den Verbindungsoptionen die Flow-Schaltfläche für mobile Geräte aus.
- Wählen Sie den Abschnitt Auslöser der Ergebnisse. Für jede Verbindung stehen möglicherweise mehrere Auslöser- und Aktionsoptionen zur Verfügung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Flow“ für den mobilen Auslöser.
Daten aus Excel in den Flow holen
Nachdem wir unseren Flow mit der Schaltfläche ausgelöst haben, soll er etwas tun. Dies werden die Aktionen sein, die wir in den nächsten Schritten unseres Flow-Prozesses hinzufügen.
Die erste Aktion, die wir durchführen wollen, ist das Abrufen der Daten aus unserer Excel-Tabelle.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Schritt, um den nächsten Schritt zum Ablauf hinzuzufügen. Wählen Sie dann im Menü die Option Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach Excel, um die Liste der Verbindungen einzugrenzen, und wählen Sie dann die Aktion Excel – Zeilen abrufen. Diese Aktion ruft alle Datenzeilen aus der angegebenen Tabelle in einer bestimmten Arbeitsmappe ab.
Jetzt können wir den Dateinamen aus unserem OneDrive über das Dateisymbol auswählen und dann den entsprechenden Tabellennamen aus dem Dropdown-Menü auswählen, unsere Tabelle wurde E-Mails genannt.
Erstellen einer Verzögerung basierend auf dem Datumsfeld in Excel
In diesem Beispiel möchten wir jede E-Mail zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit basierend auf dem Datumsfeld in den Excel-Daten versenden. Um dies zu erreichen, können wir einen Zeitplanschritt in den Ablauf einfügen.
Erstellen Sie einen neuen Schritt und fügen Sie eine Aktion hinzu. Suchen Sie dann nach „Verzögerung“ und wählen Sie die Aktion „Planen – Verzögern bis“.
Der Verzögerungsschritt erfordert die Eingabe eines Zeitstempels. Wir können hier einen einzelnen Wert hart codieren, aber es ist auch möglich, dynamischen Inhalt hinzuzufügen, sodass der Zeitstempel von den Werten in unserer Excel-Datei abhängt. Beachten Sie, dass Flow die Zeitstempeldaten in Excel als UTC interpretiert.
Klicken Sie in das Zeitstempel-Eingabefeld, und das Popup-Fenster für dynamische Inhalte wird angezeigt.
Wählen Sie unter dem Abschnitt Zeilen abrufen des Popup-Fensters für dynamische Inhalte das Feld Datum aus unserer Excel-Tabelle aus.
Wenn wir das Datum aus unserer Get rows-Aktion hinzufügen, passiert etwas Magisches. Flow platziert den Verzögerungsschritt automatisch innerhalb eines „Apply to Each“-Schrittes. Flow erkennt, dass wir unsere Aktionen nicht nur einmal ausführen wollen, sondern wahrscheinlich für jede Datenzeile in der Excel-Tabelle.
Das ist genau das, was wir wollen. Wir hätten dies auch selbst einfügen können, bevor wir den Verzögerungsschritt hinzufügen. Aber es ist gut zu wissen, dass es uns sagen wird, wenn wir es vergessen.
Erstellen Sie die E-Mail-Vorlage für jede Datenzeile
Jetzt sind wir bereit, unseren E-Mail-Schritt nach der Verzögerung hinzuzufügen. Dieser wird innerhalb des Schritts „Auf jede anwenden“ hinzugefügt, da wir für jede Zeile der Daten in unserer Tabelle eine E-Mail senden möchten.
Drücken Sie die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“, die sich innerhalb des Schritts „Auf jede anwenden“ befindet.
Diesmal können wir nach Outlook suchen, um die Ergebnisse einzugrenzen, und die Aktion Office 365 Outlook – Eine E-Mail senden auswählen.
Wir können dann eine E-Mail-Vorlage erstellen und dabei gegebenenfalls auf Felder aus unseren Daten verweisen. Im Eingabeabschnitt „An“ würden wir das Feld „E-Mail-Adresse“ aus unseren Daten hinzufügen, da es die E-Mail-Adresse enthält, an die wir die E-Mail senden möchten.
Hinzufügen eines Benachrichtigungsschritts
Da dieser Ablauf die E-Mails verzögert, möchten wir vielleicht eine Art Bestätigung, wenn jede E-Mail tatsächlich gesendet wird. Zu diesem Zweck könnten wir einen Benachrichtigungsschritt hinzufügen. Dieser sendet uns eine Benachrichtigung, wenn jede E-Mail gesendet wurde.
Auch diesen Schritt möchten wir innerhalb des Schritts Apply to each step haben, also drücken Sie die Schaltfläche Add an action am unteren Ende des Schritts Apply to each step. Suchen Sie nach „Benachrichtigung“, um die Ergebnisse einzugrenzen, und wählen Sie die Aktion „Benachrichtigungen – Senden Sie mir eine mobile Benachrichtigung“.
Wir können dann der Benachrichtigung Text hinzufügen, um anzugeben, welche E-Mail gesendet wurde.
Um die Benachrichtigung tatsächlich auf unserem mobilen Gerät zu empfangen, müssen wir die Microsoft Flow-App installieren. Wir können entweder die Android-App hier oder die Apple-App hier herunterladen.
Speichern und Benennen des Flusses
Nun, da wir unseren Flussprozess fertiggestellt haben, müssen wir ihn speichern. Klicken Sie auf das Symbol „Speichern“ in der oberen rechten Ecke der Webanwendung.
Wir möchten dem neuen Flow auch einen beschreibenden Namen geben. Klicken Sie auf den Standardnamen, den Sie oben links in der Webanwendung finden, und benennen Sie ihn entsprechend um.
Ausführen des Ablaufs
Nun, da wir unseren Ablaufprozess erstellt, benannt und gespeichert haben, können wir ihn verwenden. Wir können den Fluss nun auf verschiedene Arten ausführen.
Da der Auslöser, den wir zum Ausführen des Flusses erstellt haben, die Schaltfläche der mobilen App war, können wir den Fluss von unserem mobilen Gerät aus ausführen, auf dem die App installiert ist. Gehen Sie zum Abschnitt Schaltflächen in der mobilen App und drücken Sie dann die Schaltfläche für unseren E-Mail-Flow.
Wir können den Flow auch aus der Web-App auf der Registerkarte Meine Flows ausführen. Klicken Sie auf das Symbol mit den 3 Ellipsen auf der rechten Seite des Flusses und wählen Sie in den Optionen Jetzt ausführen.
Mit beiden Methoden wird der Fluss gestartet.
Wenn das Datumsfeld in der Vergangenheit liegt, werden diese E-Mails sofort gesendet. Bei zukünftigen Daten werden die E-Mails verzögert gesendet. Auch wenn E-Mails mit zukünftigen Datumsangaben nicht gesendet werden, werden sie dennoch von Flow erstellt, so dass eine Änderung der Daten in der Excel-Tabelle nach der Ausführung die E-Mails mit zukünftigen Datumsangaben nicht ändert.
Schlussfolgerungen
Microsoft Flow ist einfach zu bedienen und sehr leistungsstark. Wir leben im modernen Zeitalter und müssen keine Programmierer mehr sein, um nützliche Automatisierungen zu erstellen, die viel Zeit sparen.
Wir waren in der Lage, auf einfache Weise einen Ablauf zu erstellen, der E-Mails auf der Grundlage der Daten in einer verknüpften Excel-Tabelle versendet.
Wenn Sie mit der Maus umgehen können und einige Ideen für Prozesse haben, die Sie automatisieren möchten, dann ist Microsoft Flow für Sie gedacht.